Chi phí in bằng khen, giấy khen: đối chiếu báo giá cùng quy cách

Chi phí in bằng khen phụ thuộc sáu mục: số tờ và khổ, loại giấy, số mẫu và số tên cần ghép, gia công (ép kim, cán màng, bo góc), phần đựng kèm như bìa hoặc khung, và phần việc với file. Một bằng khen A4 chiếm nửa tờ khổ in, A3 chiếm cả tờ, nên đổi khổ là đổi gần gấp đôi phần in. Ép kim cần làm khuôn, vì vậy đơn ít tờ có ép kim đắt hơn hẳn trên mỗi tờ. Chốt sáu mục này trước rồi mới so tổng tiền giữa các báo giá.

6 mục quyết định chi phí in bằng khen

1. Số tờ và khổ

Khổ phổ biến là A4 (210 × 297 mm), dọc hoặc ngang; A3 (297 × 420 mm) dùng cho bằng treo tường hoặc khung lớn. In kỹ thuật số tính theo tờ khổ in khoảng 32,5 × 48 cm: một tờ xếp được 2 bằng A4 (đã cộng tràn lề 2 mm mỗi cạnh) hoặc 1 bằng A3. Bằng khen thường in một mặt; nếu mặt sau có nội dung như quyết định khen thưởng, phải ghi rõ in hai mặt.

2. Giấy

Giấy bìa 230–300 gsm cho tờ đứng, cầm không oằn. Couche cho màu viền và quốc huy tươi, rõ nét; Bristol mặt mịn, cứng tay; giấy mỹ thuật có vân tạo cảm giác trang trọng nhưng giá cao hơn và màu in dịu hơn trên mặt vân. Cùng một file, đổi từ Couche sang giấy mỹ thuật có thể làm phần giấy tăng đáng kể, nên hỏi giá cả hai nếu chưa quyết.

3. Số mẫu và số tên

Mẫu là phần nền chung: khung viền, tiêu đề, danh hiệu, chữ ký, con dấu. Tên là phần thay đổi theo từng người. Một đợt khen 120 người với 3 danh hiệu (Lao động tiên tiến, Chiến sĩ thi đua, Tập thể xuất sắc) là 3 mẫu và 120 dòng tên, không phải 120 thiết kế. Ghi rõ hai con số này để báo giá tính đúng phần dàn trang.

4. Gia công

Ép kim (nhũ vàng, nhũ đỏ) cần khuôn riêng theo hình chữ hoặc logo; phí khuôn gần như cố định nên chia cho nhiều tờ thì nhẹ, cho ít tờ thì nặng. Cán màng mờ giúp bề mặt ít trầy khi phát tay và chụp ảnh không lóa. Bo góc, dập nổi là các dòng riêng. Đơn có ép kim được hẹn lịch riêng, không theo mốc 2 giờ.

5. Phần đựng kèm

Bìa đựng, khung treo hay túi đựng là hạng mục ngoài tờ in. Nếu cần, ghi rõ loại, khổ và số lượng để được báo có nhận làm hay không và giá bao nhiêu; đừng để báo giá tờ in bị so với báo giá đã gồm khung của nơi khác.

6. File, dữ liệu và giao nhận

Kiểm file và tư vấn quy cách miễn phí. Thiết kế mẫu mới, chỉnh mẫu hoặc ghép danh sách tên từ file Excel là phần việc có tính phí, báo trước khi làm. Nhận tại hai cơ sở hoặc hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển. Xem quy cách đầy đủ tại trang in bằng khen, giấy khen và chứng nhận tại Nhà in Phát.

Tính số tờ in từ danh sách người nhận

Lấy số người nhận, cộng phôi dự phòng, rồi đổi ra tờ khổ in:

• 120 giấy khen A4 + 6 phôi trống dự phòng = 126 tờ A4 = 63 tờ khổ in.
• Cùng danh sách in A3: 126 tờ A3 = 126 tờ khổ in, gấp đôi phần in.
• Nếu ép kim: 126 lượt ép, cộng một lần làm khuôn cho mỗi hình ép khác nhau.

Phôi trống là tờ in đủ khung, danh hiệu nhưng để trống dòng tên. Chúng dùng khi phát sinh người nhận vào phút chót, có thể ghi tay hoặc in bổ sung sau. Với đợt khen đông người, 3–5% phôi dự phòng là mức hợp lý.

Bảng chọn phương án theo mục đích

Những thay đổi làm báo giá phải tính lại

• Đổi khổ A4 sang A3, hoặc đổi hướng dọc sang ngang khi đã có mẫu.
• Đổi giấy, hoặc thêm cán màng, ép kim, bo góc sau khi đã báo giá.
• Thêm danh hiệu mới, tức thêm mẫu.
• Danh sách tên tăng hoặc giảm nhiều, hoặc gửi lại danh sách sau khi đã dàn trang.
• Thêm in mặt sau.

Sửa chính tả một vài tên trước khi in thường chỉ cần gửi danh sách đã sửa. Nhưng sửa sau khi đã in là in lại tờ đó; lỗi do danh sách gửi sai không thuộc trường hợp in lại miễn phí, vì Nhà in Phát chỉ in lại khi lỗi do sản xuất so với file đã duyệt.

Giảm chi phí mà bằng vẫn trang trọng

• Dùng chung một mẫu nền cho nhiều danh hiệu, chỉ thay dòng danh hiệu như dữ liệu, thay vì làm từng mẫu riêng.
• In A4 thay A3 nếu bằng phát tay, không treo tường.
• Bỏ ép kim với đơn dưới vài chục tờ; in viền vàng bằng mực thường vẫn rõ và đều màu.
• Gửi danh sách sạch: một cột họ tên có dấu, một cột danh hiệu, một cột đơn vị; tránh phải chỉnh dữ liệu có tính phí.
• Gom các đợt khen gần nhau vào một lần in để dùng chung khuôn ép kim.

Mốc 2 giờ áp dụng cho đơn nào

Đơn bằng khen cơ bản (in, cắt, không gia công) thường xong khoảng 2 giờ sau khi chốt file và danh sách tên. Mốc này tính từ lúc file và danh sách đã duyệt, không tính thời gian chỉnh mẫu hay sửa tên qua lại. Đơn có ép kim, dập nổi, số lượng nhiều hoặc kèm bìa, khung được hẹn lịch cụ thể. Nhà in Phát làm việc Thứ 2 – Thứ 7, 7h30–12h và 13h–17h30; file gửi ngoài giờ được xử lý khi mở cửa.

Mẫu nội dung gửi yêu cầu báo giá

• Số tờ (đã gồm dự phòng), khổ A4 hay A3, dọc hay ngang, in một hay hai mặt.
• Giấy mong muốn hoặc mẫu đã từng dùng.
• Số mẫu (số danh hiệu) và số dòng tên; gửi kèm file Excel.
• Gia công: ép kim (màu nhũ, vị trí, kích thước), cán màng, bo góc.
• Có cần bìa, khung, túi đựng không.
• Tình trạng file mẫu: PDF sẵn in, file cần chỉnh hay cần thiết kế mới.
• Ngày cần nhận, nơi nhận.

Đơn đặt cọc 70% khi chốt, không áp dụng công nợ. Có thể gửi yêu cầu song song qua Thế Giới In Nhanh nếu đơn vị quen đặt in trực tuyến.

Giải đáp khi lập dự toán

Câu hỏi về chi phí in bằng khen, giấy khen

Các câu bộ phận hành chính, nhà trường hay hỏi khi lập và đối chiếu dự toán.

120 giấy khen A4 thì in hết bao nhiêu tờ khổ in?

Khoảng 60 tờ khổ in, vì mỗi tờ khổ in xếp được 2 giấy khen A4 đã cộng tràn lề. Cộng thêm 3–5% phôi dự phòng thì khoảng 63 tờ. Con số này giúp bạn hiểu vì sao đổi sang A3 thì phần in tăng gần gấp đôi.

Bằng khen A3 có đắt gấp đôi A4 không?

Phần giấy và in tăng khoảng gấp đôi, vì một tờ khổ in chỉ xếp được 1 bằng A3 so với 2 bằng A4. Phần ép kim tăng ít hơn nếu hình ép giữ nguyên kích thước. Khung treo cho A3 cũng lớn và đắt hơn khung A4.

Một đợt khen có 3 danh hiệu khác nhau thì tính là mấy mẫu?

Nếu 3 danh hiệu khác nhau cả khung viền, màu và bố cục thì là 3 mẫu. Nếu chỉ khác dòng chữ danh hiệu, có thể làm 1 mẫu nền và đưa danh hiệu vào dữ liệu thay đổi giống cột tên, phần dàn trang gọn hơn.

Vì sao ép kim tính thêm tiền khuôn dù chỉ làm 20 tờ?

Khuôn ép được làm theo đúng hình logo hoặc chữ cần ép, dùng được cho 20 tờ hay 500 tờ như nhau. Vì vậy với 20 tờ, phí khuôn chia ra mỗi tờ khá cao. Gom nhiều đợt khen dùng cùng logo vào một lần ép sẽ giảm phần này.

Đã in xong mà phát sinh thêm vài người nhận thì in bổ sung thế nào?

Nếu đã đặt phôi trống dự phòng, chỉ cần in thêm dòng tên lên phôi hoặc ghi tay. Nếu không có phôi, gửi tên mới để in bổ sung theo đúng file mẫu cũ; bằng có ép kim thì phải chạy lại lượt ép, nên đặt phôi dự phòng từ đầu sẽ tiết kiệm hơn.

Chữ ký và con dấu trên bằng khen nên in sẵn hay đóng tay?

Thường in sẵn khung, danh hiệu, tên người nhận và dòng chức danh người ký, còn chữ ký và dấu đỏ được ký, đóng tay sau khi nhận. Khi dựng file, chừa vùng trống khoảng 45 × 45 mm ở vị trí ký cho dấu tròn (đường kính dấu thường khoảng 35–40 mm) và không đặt hoa văn đậm màu dưới vùng đóng dấu để dấu rõ nét.

Chọn Couche 230 gsm thay vì giấy mỹ thuật 300 gsm thì bằng khen khác thế nào?

Couche 230 gsm mỏng hơn, mặt láng, màu viền và quốc huy rực, giá giấy thấp hơn; cầm vẫn đứng với khổ A4. Giấy mỹ thuật 300 gsm dày, có vân, cầm sang tay hơn nhưng màu in dịu và giá cao hơn. Giấy khen phát số lượng lớn thường dùng Couche; bằng khen trao trên sân khấu hay dùng giấy dày hơn.

Nhận bằng khen ở đâu, gửi về đơn vị ở tỉnh có được không?

Nhận tại 441/31 Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây hoặc 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn, TP.HCM. Gửi về tỉnh thì Nhà in Phát hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển. Báo trước số kiện và địa chỉ nhận để tính phí ship khi chốt đơn.