ĐẶT IN THIỆP MỜI
In thiệp mời, thư mời theo file riêng: từ 10 bộ, đơn 10 bộ lấy sau khoảng 2 giờ
In thiệp mời tại Nhà in Phát là in theo file của từng chương trình: thư mời hội nghị khách hàng, thiệp khai trương, thiệp tất niên, giấy mời hội thảo, lễ kỷ niệm hay tiệc sinh nhật. Bạn đặt từ 10 bộ, mỗi bộ gồm 1 thiệp và 1 bao thư. Đơn 10 bộ có thể nhận sau khoảng 2 giờ kể từ khi file cuối được duyệt; đơn nhiều hơn 10 bộ cần thêm thời gian, tư vấn viên sẽ xác nhận cụ thể trước khi in. Thiệp được nhận tại hai chi nhánh In Nhanh Quận 1 (37A Nguyễn Đình Chiểu) và In Nhanh Bình Thạnh (441/31 Điện Biên Phủ).
Trang này gom ba cách gọi mà khách thường dùng cho cùng một nhu cầu: thiệp mời, thư mời và giấy mời. Dù gọi bằng tên nào, việc cần chốt khi đặt in vẫn giống nhau: kiểu thiệp, kích thước, giấy, số mặt in, bao thư đi kèm, số lượng và ngày cần phát. Các phần bên dưới đi theo đúng thứ tự đó, để bạn có thể gửi yêu cầu một lần là đủ thông tin báo giá.
Thiệp mời, thư mời và giấy mời khác nhau thế nào khi đặt in?
Trong giao tiếp hằng ngày, ba từ này thường được dùng thay cho nhau. Khi đặt in, sự khác biệt nằm ở hình thức và lượng thông tin hơn là ở tên gọi. Hiểu đúng hình thức giúp bạn chọn khổ giấy và bao thư hợp lý ngay từ đầu, tránh phải dàn lại bố cục khi file đã gần xong.
Thiệp mời
Thiệp mời thường là một tấm giấy cứng, khổ nhỏ đến vừa, thiên về trình bày đẹp: tên chương trình nổi bật, lời mời ngắn, thời gian và địa điểm. Thiệp có thể là thiệp đơn (một tấm phẳng, in một hoặc hai mặt) hay thiệp gấp đôi (mở ra như một cuốn sách nhỏ). Thiệp mời hợp với các dịp cần cảm giác trang trọng hoặc thân tình: khai trương, tất niên, gala, sinh nhật, kỷ niệm thành lập.
Thư mời
Thư mời mang tính văn bản hơn. Nội dung thường dài: kính gửi ai, mời tham dự chương trình gì, chương trình gồm những phần nào, đầu mối liên hệ, hạn xác nhận tham dự. Thư mời hội nghị khách hàng, hội thảo, đại hội cổ đông hay lễ ký kết thường in trên khổ A5 hoặc A4, có thể gấp lại cho vào phong bì. Khi nội dung đã được bộ phận hành chính soạn sẵn, việc của nhà in là giữ bố cục dễ đọc và chọn giấy đủ đứng để thư không bị nhàu khi chuyển tay.
Giấy mời
Giấy mời là cách gọi phổ biến ở trường học, cơ quan, hội nhóm: họp phụ huynh, lễ tốt nghiệp, hội nghị tổng kết, buổi gặp mặt. Hình thức thường gọn hơn thư mời, in một mặt, số lượng có khi lớn và cần phát trong thời gian ngắn. Với giấy mời, ưu tiên là thông tin chính xác, dễ đọc và đủ số lượng đúng ngày.
Vì cùng một ý định đặt in, Nhà in Phát xử lý cả ba trong cùng một quy trình. Bạn chỉ cần cho biết mình đang cần một tấm thiệp gọn, một thiệp gấp có thêm chương trình, hay một thư mời nhiều chữ đi kèm phong bì; tư vấn viên sẽ gợi ý khổ và giấy phù hợp với nội dung thực tế của bạn.
CHỌN KIỂU THIỆP
Thiệp đơn, thiệp gấp hay thư mời kèm phong bì: chọn theo lượng thông tin
Cách chọn kiểu thiệp nhanh nhất là đếm xem bạn cần đưa bao nhiêu thông tin lên thiệp. Một lời mời ngắn với thời gian, địa điểm vừa gọn trên thiệp đơn. Khi có thêm chương trình theo giờ, sơ đồ đường đi, trang phục gợi ý hay thông tin xác nhận tham dự, thiệp gấp hoặc thư mời kèm thẻ phụ sẽ dễ đọc hơn nhiều so với việc dồn chữ nhỏ lên một mặt.
| Kiểu thiệp | Hợp với | Lượng thông tin | Điểm mạnh | Cần kiểm trước khi chốt |
|---|---|---|---|---|
| Thiệp đơn in 1 mặt | Giấy mời họp, tiệc nội bộ, sinh nhật | Ít: tên chương trình, giờ, địa điểm | Gọn, dễ in thêm khi thiếu | Chữ quan trọng không quá sát mép cắt |
| Thiệp đơn in 2 mặt | Khai trương, tất niên, ra mắt sản phẩm | Vừa: mặt trước để thiết kế, mặt sau để thông tin | Mặt trước thoáng, mặt sau đủ chỗ cho bản đồ hoặc mã QR | Hai mặt đúng chiều khi lật thiệp; giấy đủ dày để không thấu chữ |
| Thiệp gấp đôi | Hội nghị khách hàng, gala, lễ kỷ niệm | Nhiều: lời mời, chương trình theo giờ, ghi chú | Có thể đứng mở trên bàn; chia rõ phần mời và phần chương trình | Đường gấp, vùng chữ cách xa nếp gấp, file dàn đúng thứ tự trang |
| Thư mời A5 hoặc A4 kèm phong bì | Hội thảo, đại hội, lễ ký kết, mời đối tác | Nhiều, dạng văn bản | Trình bày như công văn, dễ đính kèm danh sách hoặc phiếu đăng ký | Cách gấp để vừa phong bì; lề trên đủ chỗ cho logo, số công văn nếu có |
| Thiệp kèm thẻ phụ | Sự kiện có nhiều hạng mục hoặc nhiều nhóm khách | Tách riêng: thiệp chính và thẻ chương trình, thẻ xác nhận | Thiệp chính giữ được vẻ trang trọng, thông tin phụ không làm rối | Kích thước thẻ phụ nhỏ hơn thiệp; tổng độ dày vẫn vừa bao thư |
Bảng trên là cách chọn theo nội dung. Ngoài nội dung, hãy nghĩ đến cách khách sẽ nhận thiệp: trao tận tay tại văn phòng, gửi kèm quà, đặt lên bàn tiệc hay gửi qua đường bưu điện. Thiệp trao tay có thể chọn giấy dày và bao thư mỏng nhẹ; thiệp đi đường xa nên chọn bao thư đủ dày và khổ không quá sát với thiệp để tránh gãy góc.
Khi nào nên chọn thiệp gấp đôi?
Thiệp gấp đôi phát huy tác dụng khi chương trình có nhiều phần và bạn muốn khách đọc theo thứ tự: mở ra là thấy lời mời và tên mình, bên cạnh là lịch trình theo giờ. Kiểu này cũng hợp với hội nghị có bàn tiếp đón, vì thiệp có thể đứng mở trên bàn như một tấm bảng nhỏ. Điều cần lưu ý là nếp gấp: chữ và chi tiết nhỏ nên cách đường gấp một khoảng, ảnh chạy qua nếp gấp cần chấp nhận việc lớp mực có thể lộ vệt khi gấp, nhất là trên nền màu đậm.
Khi nào thiệp đơn là đủ?
Thiệp đơn là lựa chọn gọn và tiết kiệm thời gian nhất. Nếu khách mời đã biết rõ chương trình, hoặc thông tin chi tiết được gửi kèm qua email, Zalo, thiệp đơn hai mặt là đủ: mặt trước dành cho tên chương trình và hình ảnh nhận diện, mặt sau ghi giờ, địa điểm, người liên hệ và mã QR dẫn tới bản đồ. Thiệp đơn cũng dễ in bổ sung khi có thêm khách vào phút chót.
Khi nào nên dùng thư mời dạng văn bản?
Khi người nhận là đối tác, cơ quan, cổ đông hoặc khách hàng doanh nghiệp, thư mời dạng văn bản tạo cảm giác chính thức và đầy đủ. Bạn có thể in thư mời trên giấy khổ A5 hoặc A4, gấp đôi hay gấp ba để cho vào phong bì có in logo. Nếu cần đồng bộ với bộ nhận diện văn phòng, hãy gửi kèm file giấy tiêu đề hoặc phong bì đang dùng để tư vấn viên kiểm màu và vị trí logo; xem thêm in giấy tiêu đề nếu muốn thư mời in trên mẫu giấy tiêu đề của công ty.
THEO TỪNG DỊP
Thiệp mời cho hội nghị, khai trương, tất niên và các dịp thường gặp
Mỗi dịp có một cách đọc thiệp khác nhau. Khách dự hội nghị cần biết giờ đón khách và sảnh tổ chức; khách dự khai trương cần biết địa chỉ mới và có thể có quà tặng; khách dự tất niên quan tâm giờ bắt đầu, trang phục và nơi đỗ xe. Dưới đây là những điểm nên có trên thiệp theo từng dịp, giúp bạn soạn nội dung đầy đủ trước khi gửi in.
Thư mời hội nghị khách hàng, hội thảo
Thư mời hội nghị nên đặt tên chương trình và đơn vị tổ chức ở vị trí dễ thấy nhất, tiếp theo là dòng kính gửi, thời gian, địa điểm và hạn xác nhận tham dự. Nếu chương trình kéo dài nửa ngày trở lên, nên có lịch trình tóm tắt theo giờ để khách sắp xếp công việc.
Với hội nghị có nhiều nhóm khách (đại lý, đối tác, khách mời danh dự), có thể dùng cùng một mẫu thư mời nhưng đổi dòng kính gửi hoặc đổi màu một chi tiết nhận diện để bộ phận tiếp đón dễ phân biệt. Hãy ghi rõ số lượng từng nhóm khi gửi yêu cầu để tư vấn viên tính đúng số bản cần in.
Khi thư mời được phát trước ngày diễn ra khá lâu, nên ghi thêm số điện thoại hoặc mã QR dẫn tới trang đăng ký, vì khách thường cất thư và chỉ mở lại khi gần đến ngày. Nếu hội nghị có tài liệu phát tại chỗ, bạn có thể đặt in cùng lúc với hồ sơ năng lực hoặc tài liệu giới thiệu để màu nhận diện đồng bộ.
Thiệp mời khai trương
Thiệp khai trương là lời mời đầu tiên khách nhận được từ địa điểm mới, nên địa chỉ phải rõ ràng và dễ tìm. Nên ghi đầy đủ số nhà, tên đường, phường và một mốc nhận diện gần đó; mã QR dẫn tới bản đồ là chi tiết rất được việc.
Nếu có chương trình quà tặng hay ưu đãi trong ngày khai trương, nên ghi ngắn gọn điều kiện ngay trên thiệp để tránh hiểu nhầm. Thiệp khai trương thường được phát rộng cho khách quen, đối tác và hàng xóm xung quanh, nên số lượng có thể lớn; hãy báo trước số lượng dự kiến để tư vấn viên xác nhận thời gian.
Thiệp mời tất niên, gala cuối năm
Tiệc tất niên và gala thường chọn thiệp có cảm giác sang hơn: nền tối, chữ sáng, bố cục thoáng. Nội dung nên có giờ đón khách và giờ khai mạc riêng, địa điểm và sảnh, trang phục gợi ý nếu chương trình có chủ đề màu sắc. Nếu tiệc có phần bốc thăm, tiết mục hay trao giải, thiệp gấp hoặc thẻ phụ ghi chương trình sẽ giúp khách theo dõi dễ hơn.
Thiệp giấy đen in mực trắng là lựa chọn được nhiều đơn vị tổ chức ưa chuộng cho dịp này; xem phần in mực trắng bên dưới và bài viết chuyên sâu về thiệp mời sự kiện giấy tối màu in mực trắng.
Giấy mời họp, lễ tốt nghiệp, sự kiện trường học
Giấy mời ở trường học và cơ quan ưu tiên tính rõ ràng: tên đơn vị, nội dung buổi họp hay buổi lễ, thời gian, phòng hoặc hội trường, người cần mời. Số lượng thường bằng số học sinh, số phụ huynh hay số đại biểu, nên cần in đúng và đủ trong thời gian ngắn. Nếu giấy mời cần ghi tay tên người nhận, hãy chọn giấy có bề mặt viết được bằng bút bi và để chừa một dòng trống đủ dài cho tên.
Thiệp sinh nhật, thôi nôi, tân gia, họp mặt
Các dịp gia đình thường có số lượng nhỏ, từ vài thiệp đến vài chục thiệp, và thiết kế mang tính cá nhân cao. Mức tối thiểu 10 bộ, mỗi bộ gồm thiệp và bao thư, vừa với một buổi họp mặt nhỏ; phần dư có thể dùng để mời thêm khách phút chót. Nếu thiệp có ảnh chụp người thân, hãy gửi ảnh gốc có độ phân giải tốt thay vì ảnh đã gửi qua tin nhắn nhiều lần, vì ảnh bị nén thường vỡ chi tiết khi in.
Ra mắt sản phẩm, kỷ niệm thành lập, lễ ký kết
Thiệp cho sự kiện doanh nghiệp cần bám sát màu nhận diện thương hiệu. Hãy gửi kèm mã màu hoặc file logo gốc, và nếu đã có ấn phẩm in trước đó, hãy mang theo một bản để đối chiếu màu khi duyệt bản in thử. Với lễ ký kết hoặc sự kiện có khách quốc tế, thư mời song ngữ cần kiểm kỹ cách xuống dòng ở cả hai ngôn ngữ để không bị lệch bố cục. Nếu sự kiện cần thêm ấn phẩm tại chỗ như bảng chào, bảng tên hay hashtag cầm tay, có thể chốt màu cùng lúc với thiệp mời.
Thiệp cưới và các ấn phẩm đám cưới
Thiệp cưới có quy trình riêng vì gắn với cả bộ ấn phẩm của ngày cưới: thiệp, bảng chào, menu, album. Nếu bạn đang chuẩn bị cho đám cưới, hãy xem trang dịch vụ in ấn đám cưới để chốt cả bộ cùng lúc. Trang thiệp mời này tập trung vào thiệp cho sự kiện, doanh nghiệp, trường học và các dịp gia đình khác.
KÍCH THƯỚC VÀ BAO THƯ
Kích thước thiệp mời phổ biến và cách chọn bao thư đi kèm
Không có một kích thước thiệp mời bắt buộc. Kích thước nên chọn theo lượng chữ, cách trao thiệp và loại bao thư bạn muốn dùng. Những khổ dưới đây được dùng nhiều vì dễ dàn bố cục, dễ tìm bao thư và tiết kiệm giấy khi in. Kích thước bao thư trong bảng là gợi ý để đối chiếu; trước khi chốt, hãy đặt thiệp mẫu vào bao thư thật để kiểm độ rộng và thao tác rút ra.
| Khổ thiệp (thành phẩm) | Dáng | Thường dùng cho | Bao thư gợi ý để đối chiếu | Lưu ý bố cục |
|---|---|---|---|---|
| 10 × 15 cm | Ngang hoặc dọc | Thiệp đơn, khai trương, sinh nhật, tiệc nội bộ | Khoảng 11 × 16 cm | Đủ cho lời mời ngắn; mặt sau ghi bản đồ hoặc mã QR |
| 10 × 20 cm | Dài, thường dọc | Thiệp tất niên, gala, thiệp có chương trình theo giờ | Khoảng 11 × 22 cm | Dáng thanh, hợp liệt kê lịch trình từ trên xuống |
| 12 × 18 cm | Ngang hoặc dọc | Thư mời hội nghị gọn, thiệp có ảnh | Khoảng 13 × 19 cm | Rộng hơn 10 × 15 cm, chữ dễ đọc hơn khi nội dung vừa phải |
| A5 (14,8 × 21 cm) | Dọc | Thư mời dạng văn bản, giấy mời họp, hội thảo | Khoảng 16 × 22 cm, hoặc gấp đôi cho bao thư nhỏ | Trình bày như công văn; lề trên dành cho logo và tên đơn vị |
| 15 × 15 cm | Vuông | Thiệp mang tính thiết kế, ra mắt sản phẩm, kỷ niệm | Khoảng 16 × 16 cm | Bố cục cân đối; cần kiểm bao thư vuông có sẵn hay phải in theo file |
| Thiệp gấp đôi (khi gấp còn 10 × 15 hoặc 12 × 18 cm) | Mở như sách | Hội nghị, gala, thiệp có lời mời và chương trình riêng | Theo kích thước khi đã gấp, cộng thêm độ dày | File dàn theo trang mở; chữ cách xa đường gấp |
Một nguyên tắc dễ nhớ khi chọn bao thư là bao thư nên rộng hơn thiệp khoảng nửa đến một centimet mỗi chiều. Bao quá khít làm khó rút thiệp ra và dễ quăn góc; bao quá rộng khiến thiệp xô lệch, nhất là khi gửi qua bưu điện. Nếu bộ thiệp có thêm thẻ phụ, phiếu xác nhận hay thiệp gấp dày, hãy cộng thêm độ dày của cả bộ khi chọn khổ bao.
Bao thư in theo thiết kế hay bao thư có sẵn?
Thiệp mời gần như luôn đi cùng bao thư. Bạn có hai hướng: dùng bao thư trơn có sẵn rồi ghi tên hoặc dán nhãn người nhận, hoặc in bao thư theo thiết kế để đồng bộ với thiệp. Bao thư in theo thiết kế cho phép in logo, tên chương trình, dòng kính gửi và màu nhận diện; phù hợp với hội nghị, khai trương hay sự kiện doanh nghiệp cần sự chỉn chu từ cái nhìn đầu tiên. Xem quy cách tại in bao thư theo thiết kế hoặc in bao thư gấp sẵn, và trang danh mục in bao thư để so các lựa chọn.
Khi đặt thiệp và bao thư cùng lúc, hãy gửi file của cả hai trong cùng một yêu cầu và ghi rõ bao thư có in hay không, in mặt nào, có cần dòng tên người nhận riêng cho từng bao hay không. Việc này giúp tư vấn viên tính đúng số lượng của từng phần và báo thời gian chung cho cả bộ. Mỗi bộ thiệp mời gồm 1 thiệp và 1 bao thư; phần in trên bao thư như logo hay tên người nhận được ghi rõ trong báo giá.
Kích thước khác chuẩn
Bạn vẫn có thể đặt thiệp theo khổ riêng nếu thiết kế đã được làm sẵn theo một tỷ lệ đặc biệt. Khi đó, hãy báo kích thước thành phẩm chính xác theo milimet và cho biết thiệp có cần bao thư đi kèm không, vì bao thư theo khổ lạ thường phải làm theo file thay vì dùng loại có sẵn. Tư vấn viên sẽ kiểm khổ giấy in để bố trí sao cho ít hao giấy nhất.
GIẤY IN THIỆP MỜI
Chọn giấy in thiệp mời theo cảm giác cầm, cách in và cách dùng
Giấy quyết định phần lớn cảm nhận khi khách cầm thiệp. Cùng một thiết kế, in trên giấy láng sẽ cho màu tươi và chi tiết sắc; in trên giấy mỹ thuật có vân sẽ cho cảm giác ấm và sang hơn nhưng màu dịu đi một chút.
Thay vì chọn giấy theo tên gọi, hãy chọn theo ba câu hỏi: thiệp cần cứng đến mức nào, thiết kế nhiều ảnh hay nhiều chữ, và khách có cần viết tay lên thiệp không. Loại giấy và định lượng đang có tại từng chi nhánh sẽ được tư vấn viên xác nhận khi báo giá; bảng dưới đây giúp bạn biết nên hỏi loại nào.
| Nhóm giấy | Bề mặt và cảm giác | Hợp với thiết kế | Viết tay bằng bút bi | Cần lưu ý |
|---|---|---|---|---|
| Couche | Láng mịn, màu lên tươi | Nhiều ảnh, màu sắc rực, logo nhiều màu | Khó viết, mực bút dễ lem nếu chưa khô | Dễ bám vân tay trên nền đậm; hỏi thêm phương án bảo vệ bề mặt nếu cần |
| Bristol, Ivory | Mịn, đanh, cầm chắc tay | Thiệp đơn hai mặt, thư mời nhiều chữ | Ivory có mặt nhám dễ viết hơn | Chọn mặt in hình và mặt ghi chữ phù hợp với từng loại |
| Giấy mỹ thuật có vân | Có vân, sần hoặc ánh nhẹ, cảm giác cao cấp | Bố cục thoáng, nhiều khoảng trắng, chữ là chính | Tùy loại vân; nên thử bút trước | Màu nền phẳng và chữ rất nhỏ có thể bị vân giấy làm mờ cạnh |
| Giấy kraft | Nâu tự nhiên, mộc | Thiệp mang phong cách thủ công, thân thiện | Viết tốt | Màu in bị pha với nền nâu, không tươi như trên giấy trắng |
| Giấy đen, giấy tối màu | Nền tối, sang, nổi bật chữ sáng | Gala, tất niên, sự kiện buổi tối | Cần bút mực trắng hoặc bút nhũ | Chữ và họa tiết dùng mực trắng; xem phần in mực trắng bên dưới |
Định lượng giấy và độ cứng của thiệp
Định lượng giấy (gsm) cho biết khối lượng một mét vuông giấy, thường được dùng để ước độ dày. Với thiệp đơn, khách thường chọn giấy dày để thiệp đứng, không quăn khi cầm. Với thiệp gấp, giấy quá dày lại làm đường gấp cứng và dễ nứt bề mặt mực. Hai loại giấy cùng định lượng chưa chắc dày như nhau vì cấu tạo khác nhau, nên cách chắc chắn nhất là cầm thử mẫu giấy tại chi nhánh hoặc nhờ tư vấn viên gợi ý định lượng theo kiểu thiệp bạn chọn.
Giấy cho thiệp cần ghi tên bằng tay
Nhiều đơn vị in thiệp với dòng kính gửi để trống, sau đó ghi tên khách bằng tay để thể hiện sự trân trọng. Nếu đi theo cách này, hãy tránh giấy quá láng vì mực bút bi khó bám và dễ lem khi chồng thiệp lên nhau. Giấy có bề mặt nhám nhẹ hoặc giấy mỹ thuật có độ hút mực vừa phải sẽ cho nét chữ đều hơn. Bạn nên hỏi tư vấn viên về bản in thử để viết thử bằng đúng loại bút sẽ dùng, rồi để khô vài phút và xếp chồng xem có bị dây mực không.
Giấy cho thiệp có nhiều ảnh
Thiệp có ảnh sản phẩm, ảnh không gian khai trương hay ảnh người thân nên in trên giấy có bề mặt mịn để ảnh giữ được chi tiết. Ảnh nền đậm phủ kín một mặt thiệp cần lưu ý thêm vấn đề vân tay và trầy xước khi thiệp được chuyền tay nhiều lần. Hãy cho tư vấn viên biết thiệp sẽ được dùng thế nào để được gợi ý phương án hoàn thiện phù hợp.
Đồng bộ giấy thiệp và giấy bao thư
Thiệp và bao thư không bắt buộc cùng một loại giấy, nhưng nên cùng một tinh thần: thiệp mỹ thuật đi cùng bao thư mỹ thuật hoặc bao thư trơn tông nhã; thiệp couche nhiều màu đi cùng bao thư in màu nhận diện. Nếu muốn hai phần thật đồng bộ về màu nền, hãy xem mẫu giấy của cả hai cạnh nhau dưới ánh sáng thật trước khi chốt, vì màu giấy trên ảnh chụp hay trên màn hình thường khác với khi cầm trên tay. Tham khảo thêm cách chọn giấy mỹ thuật tại trang in name card giấy mỹ thuật.
IN MỰC TRẮNG
In thiệp mời giấy đen, giấy tối màu bằng mực trắng
Thiệp nền đen chữ trắng tạo cảm giác trang trọng và hiện đại, rất hợp với tiệc tất niên, gala dinner, đêm trao giải hay sự kiện ra mắt diễn ra vào buổi tối. Điểm khác biệt nằm ở cách in: trên giấy trắng, màu trắng của thiệp chính là màu giấy; còn trên giấy đen, mọi chi tiết trắng đều phải được in bằng mực trắng. Vì vậy file thiết kế cho thiệp giấy đen cần chuẩn bị khác với file cho giấy trắng.
Chuẩn bị file cho phần in mực trắng
Phần nào trên thiệp cần hiện màu trắng thì phải được tách thành một lớp riêng trong file, thường đặt tên theo một màu pha (spot color) để kỹ thuật nhận biết. Đừng chỉ tô chữ màu trắng trong file như khi làm thiệp nền in màu, vì phần màu trắng đó sẽ được hiểu là “không in”. Nếu bạn chưa quen cách tách lớp, hãy gửi file thiết kế gốc (AI, PDF có lớp hoặc file của phần mềm thiết kế) để kỹ thuật hướng dẫn hoặc hỗ trợ chỉnh trước khi in.
Cỡ chữ và độ dày nét trên nền tối
Chữ trắng trên nền đen nhìn có vẻ to hơn thực tế, nhưng các nét mảnh lại dễ bị nền giấy “ăn” mất cạnh. Nên tránh font có nét chân quá mảnh ở cỡ nhỏ, đường kẻ trang trí quá mỏng và chữ có dấu tiếng Việt ở cỡ quá nhỏ, vì dấu hỏi, dấu ngã là phần dễ mờ nhất. Phần thông tin chính như giờ, địa điểm nên dùng cỡ chữ thoải mái và font không chân hoặc có chân đậm vừa. Khi duyệt bản in thử, hãy đọc thử ở khoảng cách cầm tay bình thường và dưới ánh đèn giống nơi tổ chức.
Kết hợp mực trắng với logo nhiều màu
Nhiều thiệp tối màu cần cả chữ trắng lẫn logo nhiều màu của doanh nghiệp. Trên nền giấy đen, logo màu in trực tiếp thường bị tối và đục; muốn logo lên đúng màu, phần logo cần có lớp trắng lót bên dưới. Hãy nói rõ yêu cầu này khi gửi file để kỹ thuật kiểm khả năng in và báo cách làm phù hợp với loại giấy bạn chọn.
Bao thư cho thiệp tối màu
Thiệp đen đi cùng bao thư đen hoặc bao thư tông tối tạo cảm giác đồng bộ và sang. Nếu bao thư cũng cần in tên người nhận hay tên chương trình, phần chữ trên bao thư tối cũng sẽ cần mực trắng. Khi số lượng bao thư lớn, hãy cân nhắc in phần chung (logo, tên chương trình) và để trống dòng tên để dán nhãn hoặc ghi tay, giúp tiết kiệm thời gian khi danh sách khách thay đổi phút chót. Bài viết về thiệp mời sự kiện giấy tối màu in mực trắng phân tích sâu hơn các tình huống của dòng thiệp này.
HOÀN THIỆN THIỆP
Gia công hoàn thiện: cấn gấp, cắt bo góc, cán màng, ép kim
Sau khi in, thiệp có thể cần thêm một hoặc vài bước hoàn thiện. Mỗi bước làm thiệp đẹp hoặc bền hơn, nhưng cũng thêm thời gian và chi phí, nên chỉ chọn bước nào thật sự phục vụ cách dùng thiệp. Các bước dưới đây là những yêu cầu khách thường hỏi khi đặt thiệp mời; khả năng nhận làm và thời gian của từng bước sẽ được tư vấn viên xác nhận theo quy cách cụ thể của đơn hàng.
Cấn đường gấp cho thiệp gấp
Thiệp gấp đôi, gấp ba cần được cấn (tạo rãnh) trước khi gấp để nếp gấp thẳng và hạn chế nứt bề mặt mực ở đường gấp. Điều này đặc biệt quan trọng với giấy dày và thiệp có nền màu đậm chạy qua nếp gấp. Khi dàn file thiệp gấp, hãy đánh dấu vị trí đường gấp và để chữ cách xa đường này.
Cắt bo góc, cắt theo dáng
Bo tròn bốn góc giúp thiệp mềm mại hơn và ít bị quăn góc khi rút ra khỏi bao thư. Cắt theo dáng riêng (hình vòm, hình lục giác, theo đường viền họa tiết) tạo dấu ấn nhưng cần khuôn và thời gian riêng. Nếu muốn cắt dáng, hãy gửi file có đường cắt vẽ bằng nét vector ở một lớp riêng.
Cán màng bảo vệ bề mặt
Cán màng giúp thiệp chống trầy, hạn chế bám vân tay và bền hơn khi chuyền tay. Màng bóng cho màu đậm và sáng hơn, màng mờ cho cảm giác mịn và sang. Lưu ý rằng mặt đã cán màng thường khó viết tay, nên nếu cần ghi tên bằng bút, hãy để mặt ghi tên không cán hoặc chọn giấy phù hợp.
Ép kim, ép nhũ
Ép kim (nhũ vàng, nhũ bạc) thường được dùng cho tên chương trình, logo hay viền trang trí để tạo điểm nhấn. Đây là bước cần hỏi trước khi thiết kế, vì chi tiết ép kim cần nét đủ dày, cần file vector tách riêng và có thời gian thực hiện riêng. Nhà in Phát có nhận ép kim cho thiệp mời. Hãy gửi phần muốn ép kim cùng file để tư vấn viên kiểm nét, chọn giấy phù hợp và báo thời gian tương ứng.
NỘI DUNG TRÊN THIỆP
Nội dung cần có trên thiệp mời và cách soát lỗi trước khi in
Lỗi thường gặp nhất ở thiệp mời không nằm ở khâu in mà ở nội dung: sai thứ trong tuần so với ngày, thiếu tên sảnh, ghi giờ khai mạc nhưng quên giờ đón khách, số điện thoại liên hệ thiếu một chữ số. Những lỗi này chỉ cần một lần soát kỹ là tránh được, nhưng khi đã in hàng trăm thiệp thì rất tốn kém để sửa. Hãy dùng danh sách dưới đây để kiểm nội dung trước khi gửi file cuối.
Thông tin nên có thêm tùy dịp
Ngoài sáu nhóm thông tin cơ bản, một số dịp cần thêm: trang phục gợi ý cho gala và tất niên, chỗ đỗ xe cho sự kiện tại khách sạn hay trung tâm hội nghị, lưu ý mang thiệp hoặc mã đăng ký để vào cửa, chương trình tóm tắt cho hội nghị. Không phải thông tin nào cũng cần nằm trên mặt chính; mặt sau hoặc thẻ phụ là nơi phù hợp để đặt các chi tiết này mà không làm rối bố cục.
Soát lỗi chính tả và dấu tiếng Việt
Tiếng Việt có dấu nên rất dễ sai ở những chữ trông gần giống nhau. Cách soát hiệu quả là in thử một bản hoặc xuất PDF, đọc to từng dòng, đối chiếu với lịch chương trình gốc và nhờ một người không tham gia soạn thảo đọc lại. Đặc biệt chú ý tên riêng, chức danh, tên địa điểm và các con số. Với thư mời song ngữ, kiểm cả bản dịch có khớp ngày giờ với bản tiếng Việt không.
Mã QR trên thiệp mời
Mã QR trên thiệp thường dẫn tới bản đồ, trang đăng ký hoặc thông tin chương trình. Trước khi in, hãy quét thử mã bằng vài điện thoại khác nhau, kiểm đường dẫn mở đúng trang và trang đó còn hoạt động tới ngày diễn ra sự kiện. Đặt mã ở vùng nền sáng, phẳng, đủ lớn để quét từ khoảng cách cầm tay, và không đặt sát mép cắt hay đường gấp. Trên thiệp giấy đen, mã QR in mực trắng cần được quét thử trên chính bản in thử vì điện thoại đọc mã đảo màu không giống nhau.
TÊN KHÁCH MỜI
In tên riêng từng khách mời lên thiệp
Thiệp ghi sẵn tên từng người nhận tạo cảm giác được mời riêng, rất hợp với hội nghị khách hàng, tiệc tri ân hay sự kiện có danh sách khách cố định. Có hai cách làm: in tên trực tiếp lên thiệp theo danh sách, hoặc in thiệp chung rồi ghi tay hay dán nhãn tên. Cách in trực tiếp đẹp và đồng đều hơn nhưng cần danh sách chính xác ngay từ đầu; cách ghi tay linh hoạt khi danh sách còn thay đổi.
Chuẩn bị danh sách khách mời
Nếu chọn in tên trực tiếp, hãy chuẩn bị danh sách trong một file bảng tính, mỗi người một dòng, tách riêng cột danh xưng (Ông, Bà, Anh, Chị, Quý khách), cột họ tên và cột chức danh hoặc đơn vị nếu cần in. Kiểm dấu tiếng Việt, khoảng trắng thừa và tên trùng lặp.
Đánh dấu những tên dài nhất để thử bố cục, vì dòng tên phải vừa cả tên ngắn lẫn tên dài mà không phải thu nhỏ chữ quá mức. Gửi danh sách cùng file thiết kế để tư vấn viên xác nhận cách làm và thời gian, vì đơn có tên riêng cần thêm bước ghép dữ liệu và soát từng thiệp.
Khi danh sách còn thay đổi
Danh sách khách mời thường thay đổi đến sát ngày. Nếu chưa chốt được danh sách, có thể in trước phần thiệp chung với dòng kính gửi để trống, sau đó in bổ sung hoặc ghi tay cho những khách mới. Để có thiệp cho khách phút chót, bạn có thể đặt dư vài bộ ngay từ lô đầu, hoặc đặt in bổ sung từ 10 bộ theo đúng file đã duyệt. Hãy giữ file thiết kế cuối cùng ở một nơi cố định để lần in bổ sung dùng đúng phiên bản đã duyệt.
Soát thiệp có tên riêng khi nhận hàng
Với thiệp in tên riêng, khi nhận hàng nên kiểm theo danh sách: đếm đủ số thiệp, rút ngẫu nhiên vài thiệp để đối chiếu tên với danh sách gốc, và kiểm riêng những tên có dấu khó hoặc tên rất dài. Nếu thiệp được bỏ vào bao thư có in tên, hãy kiểm tên trên bao và tên trên thiệp bên trong khớp nhau trước khi phát.
FILE IN
Chuẩn bị file in thiệp mời để in đúng ngay lần đầu
File chuẩn giúp thiệp in ra đúng màu, đúng khổ và không bị mất chữ khi cắt. Nếu bạn tự thiết kế hoặc nhận file từ người thiết kế, hãy kiểm các điểm dưới đây trước khi gửi. Nếu chưa có file, bạn có thể gửi nội dung, logo và một mẫu tham khảo để được tư vấn cách làm.
Khổ file, phần tràn lề và vùng an toàn
Dựng file đúng kích thước thành phẩm, cộng thêm phần tràn lề (bleed) ở mỗi cạnh, thường khoảng 2 đến 3 mm, cho những thiệp có nền màu hoặc ảnh chạy sát mép. Chữ và chi tiết quan trọng nên nằm trong vùng an toàn, cách mép cắt ít nhất vài milimet, để không bị xén mất khi cắt. Với thiệp gấp, file dàn theo trang mở và có đánh dấu đường gấp.
Hệ màu và độ phân giải ảnh
File in nên ở hệ màu CMYK. File RGB vẫn in được nhưng màu có thể chênh, đặc biệt các màu xanh lá, xanh dương và cam rực trên màn hình. Ảnh trong thiệp nên có độ phân giải đủ lớn so với kích thước in; ảnh lấy từ mạng xã hội hay ảnh chụp màn hình thường không đủ nét. Nếu thiệp dùng màu nhận diện thương hiệu, hãy gửi kèm mã màu và một ấn phẩm đã in trước đó để đối chiếu.
Font chữ và định dạng file
Định dạng được ưu tiên là PDF xuất cho in hoặc file AI. Trước khi xuất, chuyển chữ thành đường nét (outline) hoặc nhúng font vào PDF để tránh lỗi font khi mở trên máy khác, nhất là font tiếng Việt và font trang trí. Với thiệp giấy đen in mực trắng, giữ lớp mực trắng ở dạng riêng như đã hướng dẫn ở phần trên. Gửi file qua Zalo hoặc email của chi nhánh bạn muốn nhận thiệp.
In thử một bản trước khi in số lượng
Màn hình điện thoại và máy tính hiển thị màu khác với giấy in, và cảm giác cầm thiệp cũng không thể hình dung qua ảnh. Cách an toàn nhất là báo tư vấn viên loại giấy bạn định dùng, duyệt kỹ màu, chữ và mã QR trên file cuối, và hỏi về bản in thử trước khi in cả lô. Nếu thiệp đi kèm bao thư, hãy thử luôn thiệp trong bao để kiểm độ vừa.
SỐ LƯỢNG VÀ THỜI GIAN
Số lượng tối thiểu và thời gian nhận thiệp mời
Nhà in Phát nhận in thiệp mời từ 10 bộ, mỗi bộ gồm 1 thiệp và 1 bao thư. Với đơn 10 bộ, thiệp có thể nhận sau khoảng 2 giờ tính từ lúc file cuối được duyệt. Đơn nhiều hơn 10 bộ cần thêm thời gian; tư vấn viên sẽ xác nhận thời gian cụ thể trước khi in, dựa trên số lượng, loại giấy, số mặt in và các bước hoàn thiện bạn chọn. Hãy báo ngày giờ bạn cần có thiệp trong tay ngay khi gửi yêu cầu để được sắp lịch phù hợp.
Nên in dư bao nhiêu thiệp?
Nên tính dư một ít so với danh sách khách để bù cho thiệp viết hỏng tên, thiệp cần gửi thêm cho khách mới hay thiệp giữ lại làm lưu trữ. Mức dư hợp lý tùy quy mô sự kiện; danh sách càng dễ thay đổi thì càng nên dư nhiều hơn. Với thiệp in tên riêng, phần dư nên là thiệp để trống dòng tên.
Lên lịch ngược từ ngày phát thiệp
Ngày cần có thiệp không phải ngày diễn ra sự kiện mà là ngày bắt đầu phát thiệp, thường sớm hơn vài ngày đến vài tuần tùy dịp. Hãy tính ngược: ngày phát thiệp, trừ thời gian in và hoàn thiện, trừ thời gian duyệt bản in thử, trừ thời gian chỉnh file. Như vậy bạn sẽ biết mình cần chốt nội dung muộn nhất vào ngày nào, tránh dồn việc vào phút chót.
QUY TRÌNH ĐẶT IN
Quy trình đặt in thiệp mời tại Nhà in Phát
NHẬN THIỆP TẠI CHI NHÁNH
Nhận thiệp mời tại Quận 1 và Bình Thạnh
Bạn có thể đặt và nhận thiệp tại một trong hai chi nhánh của Nhà in Phát. Hãy gửi file trực tiếp cho chi nhánh bạn định đến nhận để việc trao đổi và bàn giao thuận tiện nhất.
Xem thêm thông tin từng chi nhánh tại trang in nhanh Quận 1 và in nhanh Bình Thạnh. Nếu cần nhận thiệp gấp trong ngày, hãy báo trước giờ bạn sẽ đến để tư vấn viên xác nhận lịch, vì thời gian chỉ được tính từ khi file cuối đã duyệt.
BÁO GIÁ
Báo giá in thiệp mời được tính theo những yếu tố nào?
Giá in thiệp mời phụ thuộc vào quy cách cụ thể, nên cách nhanh nhất để có giá chính xác là gửi đủ thông tin ngay từ đầu. Bảng dưới đây liệt kê các thông tin ảnh hưởng đến giá và lý do cần chúng.
| Thông tin | Ví dụ cách ghi | Vì sao ảnh hưởng đến giá |
|---|---|---|
| Số lượng | 120 thiệp, trong đó 100 có tên riêng | Quyết định cách in và thời gian sản xuất |
| Kích thước, kiểu thiệp | Thiệp gấp đôi, khi gấp 12 × 18 cm | Ảnh hưởng lượng giấy và bước cấn gấp |
| Giấy | Giấy mỹ thuật trắng ngà, hoặc giấy đen | Giá giấy khác nhau; giấy tối cần mực trắng |
| Số mặt in | In hai mặt màu | In một mặt hay hai mặt khác nhau về công in |
| Hoàn thiện | Bo góc, cán màng mờ một mặt | Mỗi bước hoàn thiện có chi phí và thời gian riêng |
| Bao thư | Bao thư in logo, 120 cái | Bao thư có in hay không, in theo khổ nào |
| Ngày cần nhận | Trước 16h ngày thứ Sáu | Giúp sắp lịch và xác nhận khả năng kịp tiến độ |
Khi so sánh báo giá giữa các phương án, hãy so trên cùng một quy cách: cùng số lượng, cùng giấy, cùng số mặt in và cùng phạm vi hoàn thiện, có hay không có bao thư. Một báo giá rẻ hơn nhưng không gồm bao thư hay bước cấn gấp chưa chắc đã tiết kiệm hơn khi tính đủ cả bộ.
Cách tiết kiệm chi phí mà thiệp vẫn chỉn chu
Nếu ngân sách có hạn, hãy ưu tiên giấy đẹp và bố cục thoáng thay vì thêm nhiều bước hoàn thiện. Thiệp đơn hai mặt trên giấy tốt thường tạo ấn tượng không kém thiệp gấp nhiều hiệu ứng. Chọn kích thước phổ biến để dễ dùng bao thư có sẵn, gom các nhóm khách vào cùng một mẫu và chỉ đổi dòng kính gửi, và chốt danh sách sớm để tránh in bổ sung nhiều lần.
Câu hỏi thường gặp về in thiệp mời, thư mời
Giải đáp theo tình huống đặt in: số lượng, thời gian, file, nội dung, giấy tối màu, tên khách mời và bao thư.
Số lượng tối thiểu khi in thiệp mời là bao nhiêu?
Tối thiểu 10 bộ cho mỗi đơn, mỗi bộ gồm 1 thiệp và 1 bao thư. Nếu ban tổ chức cần xem trước khi in cả lô, hãy báo tư vấn viên để được hướng dẫn cách duyệt mẫu. Sau khi duyệt, cả lô in theo chính file đó, tránh lệch màu hay lệch chữ giữa bản xem và bản phát.
Mốc khoảng 2 giờ cho đơn 10 bộ được tính từ lúc nào?
Mốc này được tính từ khi file cuối đã được duyệt và quy cách (giấy, khổ, số mặt in) đã chốt, không tính từ tin nhắn đầu tiên. Nếu file còn phải sửa chữ hay đổi bố cục, thời gian bắt đầu lại sau lần duyệt cuối. Mốc khoảng 2 giờ áp dụng cho đơn 10 bộ; đơn nhiều hơn cần thêm thời gian và được tư vấn viên báo riêng.
Đơn 300 thư mời hội nghị có thể nhận trong ngày không?
Không nên mặc định là được. Với số lượng này, tư vấn viên sẽ xác nhận thời gian dựa trên loại giấy, số mặt in, bước hoàn thiện và lịch in tại thời điểm đặt. Hãy gửi file, số lượng và giờ bạn cần có thư trong tay càng sớm càng tốt; nếu thời gian gấp, có thể hỏi thêm phương án nhận một phần trước để kịp phát cho nhóm khách quan trọng.
Thiết kế thiệp trên Canva thì xuất file thế nào để in?
Chọn tải xuống dạng PDF dùng cho in, bật tùy chọn vạch cắt và tràn lề nếu thiệp có nền màu chạy sát mép, rồi kiểm lại khổ trang đúng kích thước thành phẩm. Nên mở file PDF trên máy khác để chắc font tiếng Việt hiển thị đúng. Với thiệp giấy đen cần mực trắng, file Canva thường chưa tách được lớp trắng riêng, hãy gửi để kỹ thuật kiểm và hướng dẫn cách xử lý.
Thư mời khổ A5 nên để phẳng hay gấp đôi khi cho vào phong bì?
Để phẳng giữ vẻ trang trọng và không có nếp giữa chữ, nhưng cần phong bì lớn hơn khổ A5. Gấp đôi giúp dùng phong bì nhỏ gọn và tiện gửi qua bưu điện, đổi lại phải dàn bố cục để nếp gấp không cắt ngang tên chương trình hay dòng kính gửi. Nếu chọn gấp, hãy báo trước để file chừa khoảng trống ở vị trí nếp.
Hội nghị có khách VIP và khách thông thường, có nên làm hai mẫu thư mời riêng?
Nên cân nhắc nếu hai nhóm có quyền lợi khác nhau như khu vực ngồi, giờ đón hay phần quà. Cách gọn nhất là giữ chung bố cục và chỉ đổi một chi tiết dễ nhận ra như màu dải trang trí hoặc dòng ghi chú, để bộ phận tiếp đón phân biệt nhanh. Ghi rõ số lượng của từng mẫu khi đặt in để tránh thiếu hụt một nhóm.
Thư mời song ngữ Việt – Anh nên bố trí hai ngôn ngữ thế nào?
Có hai cách thường dùng: mỗi mặt một ngôn ngữ, hoặc đặt song song trên cùng mặt với tiếng Việt nổi bật hơn. Cách mỗi mặt một ngôn ngữ dễ đọc khi nội dung dài; cách song song hợp với thiệp ngắn. Dù chọn cách nào, hãy kiểm định dạng ngày (ngày/tháng và tháng/ngày dễ gây nhầm cho khách nước ngoài) và giữ nguyên tên riêng, tên địa điểm ở cả hai bản.
Ghi giờ trên thiệp mời thế nào để khách không nhầm?
Nên ghi giờ theo cách 24 giờ như 18:30, hoặc kèm rõ sáng, chiều, tối nếu dùng cách 12 giờ. Ghi cả giờ đón khách và giờ bắt đầu nếu hai mốc khác nhau, kèm thứ trong tuần và ngày tháng. Tránh cách viết tắt như “8h” mà không rõ buổi; khi soát lỗi, hãy đối chiếu thứ trong tuần với lịch thật của ngày tổ chức.
Thiệp khai trương có nên in sẵn mức ưu đãi lên thiệp không?
Chỉ nên in nếu mức ưu đãi đã chốt chắc chắn và có điều kiện rõ ràng như thời hạn, sản phẩm áp dụng. Thiệp khai trương thường được phát sớm, nếu chương trình thay đổi thì thiệp đã phát không sửa được. Một cách an toàn hơn là ghi lời mời và quà tặng chung, kèm mã QR dẫn tới trang thông tin ưu đãi có thể cập nhật.
Muốn khách mang thiệp khai trương đến để nhận quà thì nên thiết kế thế nào?
Thêm một dòng hướng dẫn ngắn như “Vui lòng mang thiệp này khi đến” và chừa một ô trống để nhân viên ký hoặc đóng dấu khi đã trao quà, tránh nhận trùng. Đặt ô này ở mặt sau, xa vùng chữ chính. Nếu cần mỗi thiệp mang một mã số riêng để kiểm soát, hãy báo trước để tư vấn viên xác nhận cách làm và thời gian.
Ảnh chụp bằng điện thoại có đủ nét để in lên thiệp mời không?
Thường là đủ với thiệp khổ nhỏ, miễn là gửi ảnh gốc dưới dạng file thay vì ảnh đã gửi qua ứng dụng chat nhiều lần, vì ảnh bị nén sẽ mất chi tiết. Ảnh chụp thiếu sáng khi in ra thường tối hơn trên màn hình, nên chọn ảnh đủ sáng. Kỹ thuật sẽ báo nếu ảnh quá nhỏ so với khổ in để bạn thay ảnh khác trước khi in.
Thiệp giấy kraft có in được chữ màu trắng không?
Chữ trắng trên giấy kraft cần in bằng mực trắng như với giấy tối màu, vì giấy không có màu trắng sẵn. Độ tương phản giữa chữ trắng và nền nâu thấp hơn so với nền đen, nên chọn chữ đậm, cỡ vừa phải và tránh nét mảnh. Hãy in thử một bản để xem chữ còn dễ đọc dưới ánh đèn thường không trước khi in số lượng.
Thiệp giấy đen có ghi tên khách bằng tay được không?
Bút bi thông thường gần như không thấy trên nền đen. Nếu muốn ghi tay, hãy dùng bút mực trắng hoặc bút nhũ, viết thử trên một bản in thử và để khô vài phút trước khi xếp chồng. Nếu danh sách đã chốt, in tên trực tiếp bằng mực trắng sẽ đồng đều hơn; khi đó hãy gửi danh sách cùng file để được xác nhận cách làm.
Thiệp mời chỉ in một mặt thì mặt sau nên để trống hay in gì?
Để trống giúp tiết kiệm và tiện ghi tay lời nhắn hoặc tên người nhận. Nếu muốn mặt sau không trống trải, có thể in logo nhỏ, họa tiết nhẹ hoặc mã QR dẫn tới bản đồ; khi đó thiệp trở thành in hai mặt và chi phí thay đổi. Với thiệp gửi qua bưu điện không dùng bao thư, mặt sau có thể dùng để ghi địa chỉ người nhận.
Thiệp có đường viền khung mảnh quanh mép, in ra có đều bốn cạnh không?
Khung càng sát mép cắt thì sai lệch nhỏ khi cắt càng dễ nhìn thấy, khiến một cạnh trông rộng hơn cạnh kia. Nên đặt khung cách mép một khoảng đủ rộng, khoảng 5 mm trở lên, hoặc thay khung bằng bố cục không cần viền. Nếu thiết kế bắt buộc có khung sát, hãy duyệt bản in thử để xem mức chấp nhận được trước khi in số lượng.
Dòng “Kính gửi” để trống ghi tay nên dài bao nhiêu?
Dòng trống nên đủ cho danh xưng và tên dài nhất trong danh sách mà không phải viết chữ nhỏ lại, thường chiếm khoảng hai phần ba chiều ngang thiệp. Dùng một đường kẻ mảnh, màu nhạt để làm vạch viết. Trước khi in, hãy viết thử tên dài nhất lên bản in thử bằng đúng loại bút sẽ dùng để kiểm độ dài và độ bám mực.
Hội nghị cần khách gửi lại phiếu xác nhận tham dự, nên in kèm thế nào?
Có thể in phiếu xác nhận thành một thẻ nhỏ riêng đặt cùng thư mời, hoặc thiết kế phần xác nhận ở cuối thư để khách cắt và gửi lại. Nếu khách gửi phiếu qua bưu điện, cần thêm bao thư phản hồi ghi sẵn địa chỉ nhận. Nhiều đơn vị chọn cách gọn hơn là in mã QR dẫn tới biểu mẫu trực tuyến và chỉ ghi hạn xác nhận trên thư mời.
Đã in xong thiệp mới phát hiện đổi địa điểm thì xử lý thế nào?
Nếu số lượng thiệp ít, in lại toàn bộ với địa điểm mới thường là cách sạch sẽ nhất, và đơn nhỏ có thể in lại nhanh. Nếu số lượng lớn và thời gian gấp, có thể in thêm một thẻ đính chính kèm trong bao thư. Dù chọn cách nào, hãy cập nhật file gốc ngay để mọi lần in bổ sung sau đó dùng đúng thông tin mới.
Thư mời in trên mẫu giấy tiêu đề của công ty cần lưu ý gì?
Dùng file giấy tiêu đề gốc làm nền và đặt nội dung thư mời vào vùng thân văn bản, giữ nguyên vị trí logo, địa chỉ ở đầu và chân trang. Thư mời thường cần giấy dày hơn giấy văn phòng in hằng ngày để cầm chắc tay. Gửi kèm một tờ giấy tiêu đề đã in trước đó để kỹ thuật đối chiếu màu logo.
Thư mời cần chữ ký và con dấu công ty thì làm thế nào?
Nên in thư mời trước, sau đó người có thẩm quyền ký và đóng dấu trực tiếp lên từng thư. Khi dựng file, hãy chừa vùng ký tên, đóng dấu đủ rộng ở cuối thư và không đặt chữ hay họa tiết đè lên vùng này. Chọn giấy có bề mặt nhận mực dấu tốt, và nên đóng thử dấu lên bản in thử để kiểm mực có bị lem không.
Thiệp mời vuông 15 × 15 cm có gì cần lưu ý về bao thư?
Bao thư vuông không phổ biến bằng bao thư chữ nhật, nên cần kiểm trước có loại phù hợp hay phải làm bao thư theo file. Khi làm theo file, hãy tính bao rộng hơn thiệp mỗi chiều và cộng thêm độ dày nếu có thẻ phụ. Với thiệp gửi đi xa, chọn giấy thiệp đủ cứng để góc vuông không bị gãy trong quá trình vận chuyển.
In 10 thiệp sinh nhật với 10 tên bạn bè khác nhau có được không?
Được, 10 thiệp đúng bằng mức tối thiểu 10 bộ, mỗi bộ kèm 1 bao thư. Hãy gửi một file thiết kế chung và danh sách 10 tên, ghi rõ vị trí đặt tên trên thiệp. Với số lượng ít như vậy, kỹ thuật sẽ chọn cách ghép tên phù hợp; tư vấn viên xác nhận thời gian khi nhận đủ file và danh sách. Kiểm kỹ cách viết tên từng bé trước khi gửi.
Thiệp mời tất niên có cần ghi trang phục gợi ý không?
Nên ghi nếu tiệc có chủ đề màu sắc hoặc phong cách riêng, để khách chuẩn bị và ảnh chụp sự kiện đồng bộ hơn. Chỉ cần một dòng ngắn như “Trang phục: tông đen – trắng”, đặt ở mặt sau hoặc dưới phần thời gian, địa điểm. Nếu không có yêu cầu đặc biệt, có thể bỏ dòng này để thiệp thoáng hơn.
Có nên in số điện thoại cá nhân của người tổ chức lên thiệp mời?
Nên dùng số của người phụ trách sự kiện hoặc số chung của bộ phận tổ chức thay vì số cá nhân dùng lâu dài, vì thiệp thường được chụp lại và chia sẻ. Ghi kèm tên người liên hệ để khách biết gọi cho ai. Nếu sự kiện lớn, có thể ghi khung giờ nhận cuộc gọi để tránh làm phiền ngoài giờ.
Thiệp gấp đôi dàn file mặt trong và mặt ngoài thế nào cho đúng?
Thiệp gấp đôi có hai mặt in: mặt ngoài gồm trang bìa và trang sau cùng nằm cạnh nhau, mặt trong gồm hai trang mở ra. Ở mặt ngoài, trang bìa nằm bên phải và trang sau cùng nằm bên trái khi nhìn file trải phẳng. Gửi file theo hai trang trải này kèm vị trí đường gấp; nếu chưa chắc, hãy gửi file từng trang để kỹ thuật dàn lại.
Duyệt file in thiệp mời bằng cách nào để tránh hiểu nhầm phiên bản?
Duyệt bằng tin nhắn hoặc email xác nhận rõ tên file hoặc ảnh chụp bản cuối, kèm số lượng và quy cách. Khi có nhiều lần sửa, hãy đặt tên file theo thứ tự phiên bản và chỉ gửi bản cuối để in. Giữ lại tin nhắn duyệt để đối chiếu khi nhận thiệp hoặc khi cần in bổ sung sau này.
Thư mời hội nghị nên chọn dáng ngang hay dáng dọc?
Dáng dọc hợp với thư mời nhiều chữ, đọc từ trên xuống như văn bản. Dáng ngang hợp với thiệp có tên chương trình dài, nhiều hình ảnh hoặc muốn đồng bộ với backdrop sân khấu thường có dáng ngang. Nếu thiệp sẽ đứng mở trên bàn tiếp đón, hãy thử cả hai dáng trên bản in thử để xem dáng nào đọc dễ từ khoảng cách đứng.
Danh sách khách có tên nước ngoài hoặc ký tự đặc biệt có in được không?
In được nếu font trên thiệp có đủ ký tự. Tên có dấu của tiếng Pháp, tiếng Đức thường hiển thị được với nhiều font; tên tiếng Trung, Hàn, Nhật cần font hỗ trợ riêng. Hãy gửi danh sách trong file bảng tính lưu đúng mã ký tự và đánh dấu các tên đặc biệt để kỹ thuật kiểm hiển thị trước khi in cả danh sách.
In thiệp mời trắng đen để tiết kiệm có làm thiệp kém sang không?
Không nhất thiết. Thiệp trắng đen được thiết kế tốt với font đẹp, khoảng trắng hợp lý và giấy có bề mặt đẹp vẫn tạo cảm giác trang nhã. Nếu dùng ảnh, hãy kiểm độ tương phản của ảnh khi chuyển sang xám để không bị bệt. Cũng có thể kết hợp giấy màu nhạt với chữ đen để thiệp có điểm nhấn mà vẫn tiết kiệm.
Thiệp mời có logo nhà tài trợ cần kiểm những gì trước khi in?
Kiểm logo là phiên bản mới nhất do chính nhà tài trợ cung cấp, đúng màu theo quy chuẩn thương hiệu của họ, đúng thứ tự và kích thước tương đối đã thống nhất giữa các nhà tài trợ. Logo nên ở dạng file vector để in sắc nét. Gửi bản in thử hoặc file PDF cuối cho đầu mối của nhà tài trợ duyệt trước khi in số lượng.
Đánh giá
Chưa có đánh giá nào.