带流水号和二维码的代金券印刷：数据准备与查重
In voucher có số sê-ri nghĩa là mỗi phiếu mang một mã riêng lấy từ một bảng dữ liệu, có thể kèm mã QR trỏ tới trang kiểm tra của cửa hàng. Lô phiếu đúng hay sai phụ thuộc vào bảng dữ liệu nhiều hơn vào khâu in: mã phải đủ dài, không trùng, không thiếu số và QR phải khớp với số in bên cạnh. Với voucher 80 × 180 mm, một tờ in kỹ thuật số khoảng 32,5 × 48 cm xếp được 6 phiếu, nên cách đánh số còn quyết định thứ tự của xấp sau khi xén.
Quy cách giấy, khổ và gia công xem tại trang In Voucher, Gift Voucher của Nhà in Phát. Khái niệm và các loại phiếu có trong bài voucher là gì và các loại voucher thường dùng.
PHÂN VAI CÁC LOẠI MÃ
Số sê-ri, mã QR và cuống phiếu: mỗi phần làm một việc
Số sê-ri để người đọc bằng mắt, mã QR để camera đọc, cuống để nơi phát giữ lại. Ba phần cùng mang một mã nhưng phục vụ ba người khác nhau.
Số sê-ri: ngắn, rõ, không lẫn ký tự
Số in bằng phông không chân, cỡ khoảng 9–11 pt trên voucher 70 × 150 mm là đọc được ở khoảng cách cầm tay. Loại khỏi bộ ký tự các cặp dễ nhầm: O và 0, I/L và 1, S và 5, B và 8, Z và 2. Cách gọn nhất là để phần chữ nằm trong tiền tố cố định, phần biến đổi chỉ gồm chữ số. Không dùng chữ thường trong mã.
Mã QR: phụ thuộc kích thước in và trang đích
Trên voucher, QR nên có cạnh 18–22 mm và vùng trắng quanh mã rộng tối thiểu 4 ô module theo chuẩn QR. Đường dẫn càng dài thì mã càng nhiều ô, cùng cạnh 20 mm mỗi ô càng nhỏ và càng khó quét. QR thường làm một trong hai việc: mở trang chương trình chung cho cả đợt, hoặc mở trang kiểm tra riêng của từng phiếu với mã nằm trong đường dẫn. Trang đích do cửa hàng quản lý; nhà in in hình mã theo dữ liệu được gửi và không ghi nhận phiếu nào đã dùng.
Cuống: căn cứ đối soát cuối chương trình
Cuống nằm cạnh phần chính, ngăn bằng đường răng cưa. Phiếu khổ dài có cuống thường dùng 80 × 180 hoặc 100 × 210 mm. Phiếu gửi kèm đơn trực tuyến đã ghi nhận trong phần mềm thì bỏ cuống để đỡ một công đoạn cấn.
ĐỊNH DẠNG MÃ
Định dạng số sê-ri: tiền tố, phần số và độ dài cố định
Một mã dễ quản lý gồm tiền tố 2–4 chữ in hoa không dấu, một dấu gạch ngang và phần số có độ dài cố định. Ví dụ chương trình tri ân có hai mức quyền lợi dùng TA-00001 và TB-00001: phần số trùng nhau nhưng là hai phiếu khác nhau.
Chọn số chữ số theo tổng phát hành
Bốn chữ số đủ cho 9.999 phiếu trong một tiền tố, năm chữ số đủ cho 99.999 phiếu. Cộng tổng mọi đợt có thể phát hành rồi mới chọn. Ví dụ dự kiến 2.000 phiếu và có thể mở thêm 2 đợt cùng cỡ thì tổng 6.000 phiếu: bốn chữ số vẫn đủ, nhưng năm chữ số an toàn nếu chương trình kéo sang năm sau. Số nhỏ phải có số 0 ở đầu (00007, không phải 7) để mọi phiếu cùng bề rộng.
Tuần tự hay mã khó đoán
Số tuần tự dễ chia dải và dễ nghiệm thu nhưng người ngoài đoán được số kế tiếp. Nếu phiếu có giá trị quy đổi, dùng hai trường: số sê-ri tuần tự để quản lý, cộng một mã kích hoạt khó đoán do hệ thống cửa hàng tạo. Phiếu chủ yếu gõ tay tại quầy thì thêm 1 ký tự kiểm tra ở cuối (ví dụ tính theo mod 10) để phần mềm báo ngay khi gõ sai.
BẢNG DỮ LIỆU
Bảng dữ liệu: mỗi dòng một phiếu, mỗi cột một trường in
Bảng dữ liệu là nguồn duy nhất cho phần biến đổi. Không để dòng tiêu đề phụ hay dòng tổng cộng xen giữa; tên cột ngắn, không dấu.
| Cột | 示例 | 常见错误 | Cách kiểm trước khi gửi |
|---|---|---|---|
| Mã sê-ri | TA-00001 | Mất số 0 đầu, thừa khoảng trắng | Định dạng cột là văn bản; thêm cột đếm ký tự, mọi dòng phải bằng 8 |
| Chuỗi QR | Đường dẫn kèm mã phiếu | Lệch dòng với mã sê-ri | Tách phần mã trong đường dẫn, so bằng công thức với cột mã sê-ri |
| Mã kích hoạt | Chuỗi do hệ thống cửa hàng tạo | Còn là công thức ngẫu nhiên, mỗi lần mở file lại đổi | Dán lại dưới dạng giá trị, lưu bản gốc có ngày |
| Loại phiếu | TA, TB | Dòng TB lẫn vào thiết kế TA | Lọc theo loại, đếm từng nhóm khớp số lượng đặt |
Ba con số phải khớp trước khi gửi
Số dòng dữ liệu, số mã khác nhau và số phiếu đặt in phải bằng nhau. Bảng 1.000 dòng mà đếm duy nhất chỉ ra 998 mã nghĩa là có 2 cặp trùng. Với dải tuần tự 00001–01000, so số lớn nhất trừ số nhỏ nhất cộng 1 với số dòng để biết có nhảy dải hay không. Dòng bị lọc ẩn, khoảng trắng cuối ô và dấu nháy đơn đầu số là ba lỗi hay gặp khi xuất CSV; xuất dạng UTF-8 để chữ có dấu không lỗi.
VỊ TRÍ TRÊN PHIẾU
Đặt số và QR trên voucher
Dàn khung số theo mã dài nhất trong bảng, không theo mã mẫu ngắn. Phía sau số và QR nên là một ô nền trơn sáng; số in đè họa tiết hoặc ảnh tối sẽ khó đọc ở cỡ 9 pt. Mặt trước là ảnh tràn toàn phiếu thì chuyển số và QR ra mặt sau, cạnh điều kiện sử dụng.
File cần tràn lề 2 mm mỗi cạnh; số, QR và giá trị ưu đãi cách đường cắt 3–5 mm. Số và QR không nằm sát đường răng cưa: chừa khoảng 5 mm mỗi bên vì khi xé tay mép giấy hay rách lệch. Vùng ép kim không chồng lên vùng số. Màng bóng có thể tạo vệt lóa trên QR dưới đèn quầy; màng mờ quét ổn định hơn. Số được in cùng lượt với hình rồi mới cán màng, không in lên mặt đã cán.
THỨ TỰ SAU KHI XÉN
Nhiều phiếu trên một tờ: thứ tự xấp sau khi xén
Voucher 80 × 180 mm cộng tràn lề thành 84 × 184 mm, xếp được 6 phiếu trên tờ khoảng 32,5 × 48 cm. Lô 2.000 phiếu cần 334 tờ, tờ cuối dư 4 vị trí. Nếu đánh số chạy ngang trên từng tờ (tờ 1 mang 1–6, tờ 2 mang 7–12), sau khi xén mỗi chồng chứa số cách nhau 6 đơn vị: đủ số nhưng không liền.
Muốn mỗi xấp liền số, bảng dữ liệu phải được sắp theo kiểu xén–chồng: vị trí 1 trên các tờ mang 00001–00334, vị trí 2 mang 00335–00668, và tiếp tục như vậy. Xén xong, đặt 6 chồng nối nhau là ra dải liên tục. Ghi rõ khi đặt in là bạn cần “đủ số” hay “liền số theo xấp”, vì hai yêu cầu dẫn tới hai cách dàn trang khác nhau.
Chia xấp theo điểm phát
Hai điểm bán cùng phát một chương trình thì chia dải ngay từ bảng dữ liệu, ví dụ điểm A nhận 00001–01000, điểm B nhận 01001–02000, hoặc dùng hai tiền tố khác nhau. Mỗi xấp nên có nhãn ghi tiền tố, số đầu, số cuối và số lượng; xấp 50 phiếu là cỡ dễ đếm và dễ bỏ túi.
DUYỆT VÀ NGHIỆM THU
Duyệt mẫu và nghiệm thu theo dải số
Một phiếu mẫu chỉ chứng minh một dòng dữ liệu. Bộ mẫu nên gồm phiếu số đầu, số cuối, mã dài nhất, một phiếu giữa dải và một phiếu mỗi loại. Năm phiếu này đủ lộ lỗi mất số 0, tràn khung, lẫn thiết kế và QR lệch số. Quét từng QR bằng ít nhất 2 điện thoại khác hãng, dưới đèn giống quầy thật, rồi so mã hiện trên trang với số in trên chính phiếu đó.
Khi nhận 2.000 phiếu chia 40 xấp 50, không cần đếm từng phiếu: kiểm nhãn từng xấp, lật số đầu và số cuối của mỗi xấp, cân hoặc đo độ dày một xấp chuẩn để so với các xấp còn lại. Phiếu lem số thì ghi số đó vào danh sách không phát hành, thay vì in lại một phiếu lẻ mang cùng số.
| 情况 | Chọn cách đánh số | 理由 |
|---|---|---|
| Phát ngẫu nhiên tại một quầy, dưới 1.000 phiếu | Tiền tố + 4 chữ số tuần tự, không cuống | Đơn giản, đủ để gạch sổ |
| Phiếu có giá trị quy đổi tiền | Số sê-ri tuần tự + mã kích hoạt khó đoán | Quản lý theo dải, chống đoán mã |
| Nhiều điểm phát | Tiền tố theo điểm hoặc dải chia sẵn, xấp liền số | Mỗi điểm tự đối soát |
| Khách nhập mã trực tuyến | QR riêng từng phiếu, mã trong đường dẫn | Khách không phải gõ tay |
| Mã gõ tay tại quầy là chính | Chỉ chữ số, thêm 1 ký tự kiểm tra | Bắt lỗi gõ sai ngay khi nhập |
ĐỢT SAU
In thêm đợt mới: nối dải hay đổi tiền tố
Đợt hai cùng quyền lợi thì nối tiếp dải từ số cuối đợt một; đổi giá trị, hạn dùng hoặc điều kiện thì dùng tiền tố mới. Ghi nhật ký dải đã in: tiền tố, số đầu, số cuối, ngày nhận, số hủy. Nhà in Phát không lưu file và bảng dữ liệu sau khi giao, nên cửa hàng giữ bảng gốc.
ĐẶT IN
Gửi file và bảng dữ liệu cho Nhà in Phát
Gửi cùng lúc: file thiết kế có khung dành cho số và QR, bảng dữ liệu đã kiểm, quy tắc định dạng mã viết bằng chữ, tổng số dòng, yêu cầu “đủ số” hay “liền số theo xấp”, cách chia xấp, có cuống răng cưa hay không và gia công như cán màng, bo góc. Kiểm file và tư vấn miễn phí; dàn trang hoặc chỉnh file thay bạn có tính phí và được báo trước. Đặt cọc 70% khi chốt đơn, không nhận công nợ.
Đơn in nhanh thông thường khoảng 2 giờ sau khi chốt file; đơn có dữ liệu biến đổi cần sắp theo xấp, có cuống răng cưa hoặc số lượng lớn được hẹn lịch cụ thể. Nhà in Phát làm việc Thứ 2 – Thứ 7, 7h30–12h và 13h–17h30, Chủ nhật nghỉ. Nhận phiếu tại cơ sở 441/31 Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây hoặc cơ sở 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn, TP.HCM; hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển. Voucher in giấy đen mực trắng xem thêm bài in voucher, gift card giấy đen mực trắng.
Giải đáp khi in voucher có số sê-ri và mã QR
Các tình huống về bảng mã, QR riêng từng phiếu, thứ tự xấp và đối soát dải số.
Mở lại bảng tính thì mã 00125 thành 125, sửa ở bước nào?
Sửa ở bảng dữ liệu, không sửa trên file thiết kế. Đặt định dạng cột mã là văn bản, dán lại toàn bộ mã từ bản gốc, rồi thêm cột đếm ký tự: mọi dòng phải cùng độ dài, ví dụ 5 ký tự cho phần số. Định dạng hiển thị “00000” chỉ che lỗi, giá trị bên trong vẫn là 125 và mất lại khi xuất CSV.
Mã kích hoạt tạo bằng hàm ngẫu nhiên có gửi thẳng file đó đi in được không?
Không. Hàm ngẫu nhiên tính lại mỗi lần file mở hoặc sửa, nên danh sách nhập vào phần mềm cửa hàng và danh sách in trên phiếu sẽ khác nhau. Sao chép cột mã, dán lại dưới dạng giá trị, lưu bản gốc có ngày, rồi dùng chính bản đó cho cả phần mềm lẫn file in.
Bảng 1.000 dòng nhưng chỉ có 998 mã khác nhau thì xử lý thế nào?
Có 2 cặp trùng. Lọc các mã xuất hiện hơn 1 lần, thay mã thứ hai của mỗi cặp bằng mã mới chưa dùng, cập nhật cùng lúc vào phần mềm cửa hàng, rồi đếm lại cho tới khi số mã khác nhau bằng 1.000. Gửi bảng mới kèm ghi chú số dòng đã sửa.
Dải 00001–01000 bị thiếu vài số ở giữa có cần bổ sung trước khi in?
Không bắt buộc, nhưng phải ghi lại. Nếu bổ sung, dải liền và dễ nghiệm thu hơn. Nếu không, lập danh sách số không phát hành gửi kèm bảng, để người nhận hàng biết 1.000 trừ số thiếu mới là số phiếu đúng.
Muốn mỗi xấp voucher liền số thì phải nói gì khi đặt in?
Ghi rõ “liền số theo xấp” và số phiếu mỗi xấp, ví dụ 50. Khi in 6 phiếu trên một tờ, bảng phải sắp theo kiểu xén–chồng: vị trí 1 trên mọi tờ mang 1/6 đầu dải, vị trí 2 mang 1/6 kế tiếp. Nếu chỉ cần đủ số, bảng giữ nguyên thứ tự và xấp sẽ có số cách nhau 6.
Voucher có lớp cào che mã kích hoạt thì số sê-ri in rõ có nên trùng mã dưới lớp cào?
Không nên. Số sê-ri in rõ dùng để quản lý dải; mã dưới lớp cào là bí mật để quy đổi. Nếu hai mã trùng nhau, lớp cào mất tác dụng. Bảng dữ liệu giữ 2 cột riêng, nối với nhau trong hệ thống của cửa hàng.
Nhận hàng thấy 1 voucher lem số thì in lại đúng số đó hay bỏ số?
Bỏ số thường đơn giản hơn: ghi số đó vào danh sách không phát hành và hủy phiếu trước mặt người giao. In lại một phiếu lẻ mang cùng số chỉ cần khi chương trình buộc mọi số trong dải phải có mặt, ví dụ bốc thăm theo số. Nếu lỗi do in so với file đã duyệt, Nhà in Phát in lại phần lỗi.
Sau khi duyệt mẫu, cửa hàng sửa 5 dòng dữ liệu thì có phải duyệt lại cả lô?
Không cần duyệt lại cả lô nếu chỉ đổi nội dung 5 dòng và độ dài mã giữ nguyên: gửi bảng mới kèm danh sách 5 số đã sửa, kiểm lại riêng 5 phiếu đó. Nếu thay đổi làm đổi độ dài mã, đường dẫn QR hoặc thứ tự cột, ảnh hưởng là toàn bảng và nên in mẫu lại.