越英双语名片：姓名、职务及双面的排布
Danh thiếp song ngữ Việt–Anh dễ đọc nhất khi mỗi ngôn ngữ có một mặt riêng, hai mặt cùng bố cục và cùng thứ tự thông tin. Trên khổ 88 × 53 mm, tên nên từ 9–11 pt, chức danh và thông tin liên hệ từ 7 pt trở lên, mọi dòng chữ cách mép cắt ít nhất 3 mm. Chỉ dồn hai ngôn ngữ lên cùng một mặt khi thẻ có ít dòng. Bạn đặt in tại sản phẩm In Name Card, gửi file hai mặt cùng bản chức danh đã được công ty chốt.
CHỌN BỐ CỤC
Một mặt hay hai mặt: đếm số dòng trước khi thiết kế
Hãy liệt kê mọi dòng sẽ in: tên, chức danh, bộ phận, tên công ty, điện thoại, email, website, địa chỉ. Một thẻ đầy đủ thường có 7–8 dòng. Với ngôn ngữ thứ hai, chức danh, bộ phận, tên công ty và địa chỉ phải có thêm một bản. Email, website và số điện thoại thì dùng chung.
Vùng đặt chữ của thẻ 88 × 53 mm, sau khi chừa 3 mm mỗi cạnh, còn 82 × 47 mm. Chữ 7 pt với khoảng dòng 9 pt chiếm khoảng 3,2 mm mỗi dòng (1 pt ≈ 0,353 mm). Như vậy 47 mm chứa tối đa khoảng 14 dòng khi không có logo. Đặt logo cao 12–15 mm thì chỉ còn chỗ cho 9–10 dòng. Một mặt chứa đủ hai ngôn ngữ của thẻ 8 dòng sẽ cần 12 dòng, và bạn buộc phải hạ cỡ chữ xuống dưới 7 pt. Đó là lý do phần lớn thẻ song ngữ nên chia hai mặt.
| Bố cục | 适用情况 | Điểm cần giữ |
|---|---|---|
| Mỗi ngôn ngữ một mặt | Thẻ có từ 6 dòng trở lên, có địa chỉ dài, gặp cả khách Việt và khách nước ngoài | Hai mặt cùng lưới: tên, logo, khối liên hệ nằm cùng vị trí |
| Hai ngôn ngữ chung một mặt, mặt sau là logo | Thẻ chỉ 4–5 dòng, chỉ chức danh cần hai bản | Ngôn ngữ phụ không nhỏ hơn 6,5 pt |
| Mặt chính tiếng Việt, mặt sau tiếng Anh rút gọn | Khách nước ngoài ít, chỉ cần tên, chức danh và liên hệ | Mặt tiếng Anh vẫn đủ email và số +84 |
| Hai bộ thẻ riêng | Một người cần thẻ tiếng Việt cho thị trường nội địa và thẻ tiếng Anh cho hội chợ | Đặt số tấm riêng cho từng bộ |
TÊN VÀ CHỨC DANH
Tên riêng: giữ dấu ở mặt Việt, viết không dấu ở mặt Anh
Mặt tiếng Việt ghi đủ họ tên có dấu, ví dụ Nguyễn Thị Lan. Mặt tiếng Anh có hai cách viết phổ biến: giữ thứ tự Việt (Nguyen Thi Lan) hoặc đảo tên lên trước (Lan Nguyen). Chọn một cách và dùng giống chữ ký email, hồ sơ công việc trực tuyến. Người nhận sẽ tra tên bạn theo đúng cách in trên thẻ.
Viết hoa toàn bộ phần họ (NGUYEN Thi Lan) giúp người nước ngoài biết đâu là họ. Nếu bạn dùng tên tiếng Anh trong công việc, như Linda, hãy in Linda Nguyen ở mặt Anh và giữ tên khai sinh ở mặt Việt.
Lỗi kỹ thuật hay gặp nhất là font không đủ ký tự tiếng Việt. Dấu rơi lệch, hoặc chữ ữ, ậ, ợ biến thành ô vuông khi mở trên máy khác. Trước khi xuất file, gõ thử một dòng như “Nguyễn Phượng – Trưởng phòng” bằng chính font đang dùng. Khi xuất PDF, nhúng font hoặc chuyển chữ thành đường nét.
Chức danh: dịch theo vai trò, không dịch từng chữ
Chức danh tiếng Anh phải nói đúng việc người đó làm và khớp với cách công ty đang dùng trong hợp đồng, email, website. Một số cặp thường gặp:
- Giám đốc: Director hoặc General Director; CEO chỉ dùng khi công ty chính thức dùng chức danh này.
- Phó giám đốc: Deputy Director.
- Trưởng phòng Kinh doanh: Head of Sales hoặc Sales Manager.
- Kế toán trưởng: Chief Accountant.
- Chuyên viên: Specialist hoặc Executive, kèm lĩnh vực.
- Trợ lý giám đốc: Assistant to the Director.
Chức danh dài nên tách hai dòng theo nghĩa: dòng trên là vai trò, dòng dưới là bộ phận. Ví dụ “Trưởng phòng / Kinh doanh miền Nam” và “Head of Sales / Southern Region”. Không ghép ba chức danh lên một thẻ; chọn vai trò người nhận cần biết để liên hệ. Xem thêm cách chọn thông tin cần in trong bài name card là gì.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Điện thoại, email, địa chỉ: trường nào dùng chung, trường nào cần hai bản
- Điện thoại: mặt Việt ghi 0902 xxx xxx; mặt Anh bỏ số 0 đầu, thêm mã quốc gia: +84 902 xxx xxx. Không viết +84 (0) 902 vì người gọi từ nước ngoài dễ bấm thừa số 0. Chia nhóm 4-3-3 cho dễ đọc.
- Email, website: giống nhau ở hai mặt, viết chữ thường, không gạch chân.
- Địa chỉ: mặt Anh viết không dấu, theo thứ tự số nhà, tên đường, phường, thành phố. Từ ngày 1/7/2025, địa chỉ tại TP.HCM chỉ còn cấp phường và thành phố, nên mặt Anh ghi “…, Ward, Ho Chi Minh City”, không ghi District. Hai mặt phải cùng tên phường mới.
- Mã QR: một mã dùng chung cho cả hai ngôn ngữ, cạnh từ 15 mm trở lên, đặt ở mặt khách nước ngoài hay quét. Cách chọn nội dung mã có ở bài thiết kế danh thiếp có mã QR.
DÀN TRANG
Dựng file hai mặt đối xứng
Gửi một file PDF 2 trang: trang 1 là mặt tiếng Việt, trang 2 là mặt tiếng Anh. Mỗi trang dựng 92 × 57 mm, tức khổ 88 × 53 mm cộng 2 mm tràn lề mỗi cạnh. Nền màu và ảnh kéo ra hết vùng tràn lề. Chi tiết về khổ và lề cắt có ở hướng dẫn kích thước danh thiếp và lề cắt.
Lưới chung cho hai mặt
Đặt tên ở cùng độ cao, logo ở cùng góc, khối liên hệ ở cùng cạnh trên cả hai mặt. Người nhận lật thẻ sẽ thấy ngay dòng tương ứng. Thẻ ngang lật theo cạnh dài, hai mặt cùng chiều. Nếu mặt trước ngang mà mặt sau đứng, ghi rõ “mặt sau xoay 90°” trong email gửi file.
Độ dài chữ và khoảng dòng
Chữ Việt và chữ Anh không dài bằng nhau. “Trưởng phòng Kinh doanh” có 23 ký tự, “Head of Sales” chỉ 13. Đừng kéo giãn chữ cho hai dòng bằng nhau; hãy căn trái để độ dài khác nhau trông tự nhiên. Chữ Việt có dấu cao hơn chữ Anh, nên khoảng dòng cần từ 120–130% cỡ chữ, tức 8,5–9 pt cho chữ 7 pt, để dấu không chạm dòng trên.
Khi hai ngôn ngữ chung một mặt
Gom thành hai khối, không xen kẽ từng dòng Việt–Anh. Ngôn ngữ chính in đậm hơn hoặc lớn hơn 1 pt. Ngôn ngữ phụ có thể in màu xám, nhưng nên từ K70 trở lên. Chữ xám nhạt nhỏ dưới 7 pt được in bằng tram điểm, mép chữ dễ răng cưa và khó đọc dưới đèn vàng.
DUYỆT VÀ ĐẶT IN
Duyệt nội dung khi đặt cho nhiều người
Lập bảng mỗi người một dòng: tên Việt, tên Anh, chức danh Việt, chức danh Anh, điện thoại, email, số tấm. Người có quyền duyệt chức danh (nhân sự hoặc ban giám đốc) ký duyệt bảng này trước khi thiết kế. Nhà in Phát kiểm file miễn phí về khổ, tràn lề, font, dấu và mã QR; nghĩa của bản dịch do công ty bạn chịu trách nhiệm.
Một tờ in thường xếp được khoảng 21–24 thẻ, nên 100 tấm một người chiếm khoảng 5 tờ. Giá tính theo số tấm của từng tên, giấy và gia công; xem các yếu tố ở bài giá in danh thiếp phụ thuộc yếu tố nào. Thẻ Couche 300 gsm cán màng thường xong khoảng 2 giờ sau khi chốt file. Giấy mỹ thuật hoặc ép kim được hẹn lịch riêng. Bạn nhận thẻ tại cơ sở Bình Thạnh, cơ sở Quận 1, hoặc dùng hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển.
Câu hỏi khi làm danh thiếp song ngữ Việt–Anh
Tên, số điện thoại, font và cách gửi file cho thẻ hai ngôn ngữ.
Công ty chưa có tên tiếng Anh thì mặt tiếng Anh ghi tên công ty thế nào?
Dùng tên nước ngoài ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu có. Nếu không có, giữ tên thương hiệu và viết không dấu. Đừng tự dịch ra một tên mới, vì đối tác sẽ không tìm thấy tên đó trên hợp đồng hay hóa đơn.
Số điện thoại ở mặt tiếng Anh viết +84 thế nào cho đúng?
Bỏ số 0 đầu và thêm +84: 0902 xxx xxx thành +84 902 xxx xxx. Không viết +84 (0) 902 hay +840902, vì người gọi từ nước ngoài dễ bấm thừa số 0. Giữ cách chia nhóm 3 số giống mặt tiếng Việt để dễ đối chiếu.
Nên dùng font nào để dấu tiếng Việt không bị lỗi trên thẻ song ngữ?
Chọn font có bộ ký tự tiếng Việt đầy đủ, ví dụ Be Vietnam Pro, Roboto, Arial hoặc các bản Montserrat có hỗ trợ tiếng Việt. Gõ thử chữ “Nguyễn”, “Trưởng”, “Phượng” ở 7 pt và xem dấu có lệch không. Khi xuất PDF, nhúng font hoặc chuyển chữ thành đường nét.
Tên tiếng Anh tự đặt như Linda hay Kevin có nên in kèm tên thật không?
Nên in cả hai ở hai mặt khác nhau. Mặt Anh ghi Linda NGUYEN, mặt Việt ghi Nguyễn Thị Lan. Cách này giúp đối tác gọi đúng tên bạn trong cuộc họp, còn đồng nghiệp người Việt vẫn tìm được bạn trong danh bạ công ty.
Dòng tiếng Anh phụ nhỏ nhất bao nhiêu pt thì vẫn đọc được?
Khoảng 6,5–7 pt với font không chân, nét đều. Dưới 6 pt, chữ khó đọc, nhất là khi in màu xám. Nếu buộc phải xuống 6 pt mới vừa, hãy chuyển sang bố cục mỗi ngôn ngữ một mặt thay vì hạ cỡ chữ.
Đặt thẻ song ngữ cho 10 người thì gửi file thế nào?
Mỗi người một file PDF 2 trang, trang 1 mặt Việt, trang 2 mặt Anh, đặt tên file theo người, ví dụ 01-Nguyen-Thi-Lan.pdf. Kèm bảng số tấm từng người. Mười người, mỗi người 100 tấm, là 10 bộ file và khoảng 50 tờ in.
Mặt tiếng Anh có cần ghi địa chỉ đầy đủ không?
Cần, nếu đối tác sẽ gửi thư, gửi mẫu hoặc tới văn phòng. Nếu bạn chủ yếu làm việc trực tuyến, có thể chỉ ghi “Ho Chi Minh City, Vietnam” và website. Bỏ địa chỉ dài giúp mặt Anh có thêm 2 dòng trống để tăng cỡ chữ.
Có in được ba ngôn ngữ, ví dụ thêm tiếng Trung hoặc tiếng Nhật, trên một thẻ không?
Thẻ chỉ có 2 mặt, nên ngôn ngữ thứ ba thường phải chung mặt với tiếng Anh hoặc làm bộ thẻ riêng. Chữ Hán và chữ Nhật dưới 7 pt dễ mất nét. Nếu làm, gửi PDF đã nhúng font tiếng Trung hoặc tiếng Nhật, vì máy mở file có thể không có font đó.