交付前检查名片：对照确认稿与整批产品

CĂN CỨ KIỂM

Căn cứ kiểm là file đã duyệt và phiếu đơn

Người kiểm cần ba thứ: PDF đã duyệt của từng tên, danh sách số lượng theo tên và quy cách đơn (giấy, cán màng, gia công, bo góc). File khách sửa sau khi đã chốt không thay được căn cứ của lô đang in. Nếu người đặt và người nhận là hai người khác nhau, chuyển hồ sơ này cho người nhận trước; một ảnh chụp mẫu trong nhóm chat không đủ để kiểm.

Ghi sẵn một bảng kiểm gồm các cột: tên, số hộp, số thẻ, mặt trước, mặt sau, QR, ghi chú. Đơn công ty 20 người, mỗi người 2 hộp, thì bảng có 20 dòng. Bảng này dùng lại được cho lần đặt sau.

NỘI DUNG

Đọc nội dung từng tên trên thẻ thật

Lấy một thẻ trong mỗi hộp, đọc họ tên, chức danh, số điện thoại, email và địa chỉ, so với PDF của đúng người đó. Hai trường hay sai nhất trong đơn nhiều tên là số điện thoại (đảo hai chữ số) và chức danh (dùng bản cũ của người khác). Số điện thoại thì gọi thử hoặc đọc to từng nhóm ba số.

QR trên thẻ phải quét được và mở đúng trang của người trên thẻ. Thử bằng hai điện thoại khác nhau, ở khoảng cách 15–20 cm, dưới ánh sáng phòng. QR có cạnh từ 15 mm trở lên và có viền trắng quanh mã thường quét dễ. Bài QR trên danh thiếp và trang liên hệ hướng dẫn dựng mã; ở bước nhận hàng chỉ cần ghi mã nào đã quét, kết quả ra sao.

Nếu thẻ sai nhưng PDF duyệt cũng sai đúng như vậy, đó là lỗi nội dung từ file chứ không phải lỗi sản xuất. Vì thế PDF duyệt của từng tên nên được lưu kèm ngày giờ chốt.

HAI MẶT

Kiểm hai mặt và chiều lật

Danh thiếp hai mặt có hai kiểu lật: lật theo cạnh dài (mặt sau cùng chiều mặt trước khi lật như trang sách) và lật theo cạnh ngắn (mặt sau quay 180°). Cầm thẻ, lật theo cạnh dài: nếu mặt sau ngược đầu thì so với bản duyệt xem đơn chọn kiểu nào. Lệch chiều so với bản duyệt là lỗi cần báo.

Thẻ song ngữ thì kiểm mặt tiếng Việt và mặt tiếng Anh thuộc cùng một người. Đơn nhiều tên có rủi ro ghép nhầm mặt sau của người này với mặt trước của người khác, nhất là khi hai người cùng phòng có tên gần giống.

KÍCH THƯỚC VÀ XÉN

Kích thước, cạnh xén và vùng an toàn

Khổ danh thiếp chuẩn tại Nhà in Phát là 88 × 53 mm. Đo bằng thước thép trên 5 thẻ lấy ở các hộp khác nhau. Sai lệch xén thường gặp trong khoảng 0,5 mm. Cạnh xén phải thẳng, không xơ, không có vệt trắng của giấy ở mép nền màu; file có nền tràn 2 mm (khổ file 92 × 57 mm) thì mép thẻ không lộ trắng.

Viền khung trang trí là chỗ lộ lệch rõ nhất. Viền cách mép dưới 5 mm thì chỉ lệch 0,5 mm mắt đã thấy cạnh dày cạnh mỏng. Chữ nằm sát mép dưới 3 mm cũng dễ bị cảm giác “suýt mất”. Đây là rủi ro thiết kế đã có từ lúc duyệt file. Bài khổ, lề cắt và vùng an toàn danh thiếp giải thích cách đặt vùng an toàn cho lần đặt sau.

BỀ MẶT VÀ GIA CÔNG

Bề mặt giấy, cán màng và gia công

Thẻ Couche 300–350 gsm cán màng cần xem dưới đèn, nghiêng khoảng 30–45°: màng không bọt khí, không bong ở góc, không có vệt xước dài. Thẻ giấy mỹ thuật không cán thì xem mặt giấy có vết bẩn, vết lăn mực hay không. Màu so với bản duyệt dưới cùng nguồn sáng, không so với màn hình điện thoại.

Ép kim kiểm ba điểm: lá kim phủ kín nét, không lem ra ngoài, vị trí khớp với phần in. Chữ ép kim có nét mảnh dưới khoảng 0,3 mm dễ bị lấp hoặc đứt. Bo góc kiểm bốn góc tròn đều nhau theo chuẩn R10. Bài chọn gia công danh thiếp giải thích giới hạn của từng hiệu ứng. Không cạo, không thử dung môi lên thẻ để kiểm độ bám.

SỐ LƯỢNG

Đếm theo tên, không đếm tổng

Đơn 20 người mà tổng đủ 4.000 thẻ vẫn có thể thiếu hộp của người này, dư hộp của người kia. Đếm số hộp theo từng tên, mở mỗi hộp xem thẻ bên trong đúng người ghi trên nhãn. Nếu hộp không có nhãn, đặt thẻ đầu hộp lên nắp để đánh dấu trước khi chia.

Số thẻ trong một hộp không cần đếm từng tấm; cân hoặc đo độ dày xấp so với một hộp đã đếm là đủ để phát hiện hộp thiếu rõ. Thẻ dính nhau thành xấp sau cán màng là do tĩnh điện, tách nhẹ bằng cách uốn cong xấp rồi xòe ra.

BẢNG QUYẾT ĐỊNH

Hiện tượng nào cần báo lại

GHI NHẬN VÀ XỬ LÝ

Ghi nhận lỗi và phạm vi in lại

Báo lỗi gồm: tên người trên thẻ, số hộp bị ảnh hưởng, ảnh cận đặt cạnh thước hoặc cạnh thẻ đạt, và mô tả ngắn. Ví dụ: “Thẻ Trần An, 1/2 hộp, mặt sau ngược chiều”. Giữ lại thẻ lỗi, không phát và không vứt, để nhân viên xem thẻ thật.

Nhà in Phát in lại khi xác nhận lỗi phát sinh trong sản xuất so với file đã duyệt; chính sách không hoàn tiền. Lỗi đã có sẵn trong file duyệt, như sai số điện thoại hay viền sát mép, được làm như một đơn mới. Đơn thường in lại khoảng 2 giờ sau khi chốt; thẻ có ép kim, bo góc hoặc giấy đặc biệt được hẹn lịch riêng.

NHẬN HÀNG

Nhận tại cơ sở hoặc qua ship

Nhận tại 441/31 Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP.HCM hoặc 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn, TP.HCM, Thứ 2 – Thứ 7, 7h30–12h và 13h–17h30. Đơn nhiều tên nên dành 15–20 phút kiểm tại chỗ. Nhận qua ship thì chụp ảnh thùng trước khi mở, kiểm theo bảng trên và báo trong ngày nhận. Nhà in Phát hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển.

Lần đặt sau, gửi yêu cầu tại trang In Name Card kèm bảng tên và ghi chú điểm cần lưu ý từ lần này. Nhà in Phát không lưu file khách sau đơn, nên giữ lại PDF đã duyệt của từng người.

HỎI ĐÁP NHẬN DANH THIẾP

Câu hỏi khi kiểm và nhận lô danh thiếp

Mức lệch xén, chiều mặt sau, QR, ép kim và đơn nhiều tên.

Thẻ đo được 87,6 mm thay vì 88 mm có phải lỗi không?

Không. Sai lệch xén thường gặp trong khoảng 0,5 mm và nằm trong phần nền tràn 2 mm của file. Lệch vượt mức đó, cạnh xơ hoặc lộ vệt trắng ở mép nền màu mới cần chụp ảnh kèm thước và báo lại.

Viền khung bị dày một bên, mỏng một bên là do in hay do file?

Thường do viền đặt quá gần mép. Viền cách mép dưới 5 mm thì lệch xén 0,5 mm cũng thấy rõ. Nếu lệch nằm trong mức thường gặp, đó là rủi ro thiết kế; lần sau lùi viền vào trong ít nhất 5 mm hoặc bỏ viền.

Mặt sau danh thiếp bị ngược đầu khi lật có phải lỗi?

So với bản duyệt. Có hai kiểu lật: theo cạnh dài và theo cạnh ngắn. Nếu bản duyệt chọn một kiểu mà thẻ in theo kiểu kia thì đó là lỗi cần báo. Nếu bản duyệt không ghi rõ, lần sau nêu kiểu lật trong yêu cầu.

QR trên thẻ quét chậm hoặc không quét được thì kiểm gì?

Đo cạnh mã: dưới 15 mm hoặc thiếu viền trắng quanh mã thì dễ quét kém. Thử bằng hai điện thoại ở 15–20 cm. Mã quét được trên PDF nhưng không quét trên thẻ thì báo lại kèm ảnh cận; mã dẫn sai trang là lỗi dữ liệu trong file.

Chữ ép kim nhỏ bị lấp nét có được in lại không?

Tùy nguyên nhân. Nét chữ ép kim mảnh dưới khoảng 0,3 mm dễ bị lấp, đây là giới hạn của ép kim đã nằm trong file. Lá kim lệch khỏi vị trí in hoặc thiếu mảng thì là lỗi gia công, được in lại sau khi xác nhận.

Tổng số thẻ đủ nhưng một người thiếu hộp thì xử lý thế nào?

Đếm lại số hộp theo từng tên và mở hộp kiểm thẻ bên trong. Nếu một người dư hộp, có thể hộp đó là của người thiếu bị dán nhãn nhầm. Còn thiếu thật thì báo tên, số hộp thiếu kèm ảnh danh sách đã đếm.

Thẻ dính chặt nhau sau khi cán màng có phải lỗi?

Thường là tĩnh điện giữa các tấm màng, không phải lỗi. Uốn cong nhẹ xấp thẻ rồi xòe ra là tách được. Thẻ dính bằng keo hoặc màng bị chảy dính hai tấm vào nhau mới cần báo.

Người nhận thay cần mang gì để kiểm đúng?

Mang danh sách tên và số hộp, PDF đã duyệt của từng người (trên điện thoại cũng được) và thước nếu muốn đo. Người nhận thay chỉ cần đối chiếu theo bảng; điểm nào chưa rõ thì chụp ảnh gửi người đặt trước khi ký nhận.