信息变更时重印名片：确定新版本并处理旧库存
In lại danh thiếp khi đổi thông tin là một đơn mới có sửa dữ liệu, không phải “in thêm như cũ”. Bạn cần gửi lại file gốc đã duyệt lần trước (Nhà in Phát không lưu file khách sau đơn), đánh dấu từng trường thay đổi, duyệt lại PDF mới và quyết định số thẻ cũ còn tồn sẽ xử lý ra sao. Đơn thường xong khoảng 2 giờ sau khi chốt file tại sản phẩm In Name Card; thẻ có ép kim hoặc giấy đặc biệt hẹn lịch riêng.
XÁC ĐỊNH YÊU CẦU
In thêm nguyên bản hay in lại có dữ liệu mới?
Có hai loại yêu cầu. In thêm nguyên bản: nội dung còn đúng, chỉ cần thêm số lượng. In lại có thay đổi: giữ bố cục và nhận diện, sửa một vài trường như chức danh, số điện thoại, địa chỉ. Nói rõ loại nào ngay từ đầu. Nếu nói “in thêm như lần trước” trong khi công ty đã chuyển văn phòng, thẻ mới sẽ mang địa chỉ cũ.
Trường dễ thấy là số điện thoại và chức danh. Trường dễ sót là địa chỉ mặt sau, email trong QR, tên công ty thành viên và đường dẫn website ở dòng chữ nhỏ. Rà cả hai mặt, kể cả nội dung mà QR dẫn tới.
NGUỒN FILE
Tìm lại file gốc trước khi sửa
Nguồn file theo thứ tự ưu tiên: file mở (AI, CDR, INDD) kèm font, rồi đến PDF in lần trước, cuối cùng mới là thẻ giấy. Có file mở thì sửa chữ mất vài phút và giữ nguyên bố cục. Chỉ có PDF thì sửa được nếu font đã nhúng, nhưng dễ lệch dòng. Chỉ còn tấm thẻ giấy thì phải dựng lại file từ đầu; việc dựng lại và chỉnh sửa file có tính phí, báo chi phí trước khi làm.
Đối chiếu file tìm được với tấm thẻ thật đang dùng. File trong máy có thể là bản nháp trước khi sửa lần cuối. Thẻ thật cho biết bản nào đã thực sự in.
GHI THAY ĐỔI
Ghi trường cũ, trường mới và vị trí
Lập bảng ba cột: trường, nội dung cũ, nội dung mới. Ví dụ: “Chức danh – Sales Executive – Sales Lead”; “Email – tên miền cũ – tên miền mới”; “Địa chỉ mặt sau – văn phòng cũ – văn phòng mới, ghi đủ số nhà và phường”. Gửi bảng này cùng file để người sửa không phải đoán.
Sau khi sửa, duyệt lại toàn bộ PDF mới, không chỉ dòng vừa đổi. Chức danh dài hơn 10 ký tự có thể đẩy tên xuống dòng; địa chỉ mới dài hơn có thể chạm vùng an toàn. Vùng an toàn trên thẻ 88 × 53 mm là 3 mm mỗi cạnh, tức chữ nằm trong khung 82 × 47 mm. Nếu chữ không vừa, rút gọn nội dung hoặc đổi cách xuống dòng, không thu cỡ chữ xuống dưới 6 pt. Bài khổ và vùng an toàn danh thiếp giải thích cách đặt lề.
KHỔ, GIẤY VÀ HIỆU ỨNG
Giữ hay đổi khổ, giấy và hiệu ứng
Khổ danh thiếp chuẩn tại Nhà in Phát là 88 × 53 mm, file có tràn lề 2 mm mỗi cạnh là 92 × 57 mm. Thẻ cũ in nơi khác ở khổ 90 × 54 hoặc 90 × 55 mm thì bố cục cần co lại khoảng 2 mm chiều ngang; logo sát mép phải dời vào. Chênh 2 mm khó thấy khi cầm, nhưng hai bộ thẻ cũ và mới đặt cạnh nhau sẽ lệch.
Giấy: nếu muốn giống thẻ cũ, mang theo một tấm để so. Couche 300–350 gsm cán màng và giấy mỹ thuật không cán cho cảm giác rất khác nhau. Bài chọn giấy Couche hay mỹ thuật giúp quyết định khi muốn đổi.
Hiệu ứng: ép kim cần một khuôn ép theo đúng hình chữ. Đổi chữ nằm trong vùng ép kim, như tên hoặc chức danh, là phải làm khuôn mới. Đổi chữ in thường bên cạnh vùng ép thì khuôn cũ vẫn dùng được nếu còn giữ. Bài chọn hiệu ứng ép kim và cán màng giải thích giới hạn của từng loại.
MÀU VÀ QR
Màu lô mới và mã QR
Màu lô mới có thể chênh nhẹ so với lô cũ, do lô giấy, lô mực và việc file đã sửa. Nếu màu logo quan trọng, gửi mã CMYK của logo và một tấm thẻ cũ để làm mẫu so. Đặt hai thẻ cạnh nhau dưới ánh sáng ban ngày để duyệt, không duyệt trên màn hình.
QR tĩnh chứa thẳng số điện thoại hoặc vCard: đổi số là phải tạo mã mới. QR động trỏ tới một trang liên hệ: đổi nội dung trang là đủ, mã giữ nguyên. Bất kể loại nào, quét thử mã trên PDF mới bằng hai điện thoại trước khi duyệt. Tham khảo kiểm QR và trang liên hệ trên danh thiếp để dựng mã đúng kích thước.
SỐ LƯỢNG VÀ TỒN CŨ
Tính số lượng và xử lý thẻ cũ còn tồn
Tính số lượng theo nhu cầu thực. Một người phát trung bình 5 thẻ mỗi ngày làm việc, 22 ngày mỗi tháng, dùng khoảng 110 thẻ một tháng. Nếu thông tin có thể đổi tiếp trong 6 tháng, đặt khoảng 600–700 thẻ là đủ, thay vì đặt nhiều rồi bỏ. Bài đặt danh thiếp số lượng ít có thêm cách tính cho đơn nhỏ.
Thẻ cũ còn tồn: nếu thông tin cũ còn liên lạc được (số cũ vẫn chuyển tiếp), có thể phát nốt trong thời gian ngắn. Nếu số cũ đã cắt hoặc địa chỉ cũ không còn, ngừng phát và hủy. Dán nhãn sửa đè lên thẻ cũ trông chắp vá và dễ bong; chỉ nên dùng tạm vài ngày trong lúc chờ thẻ mới. Cất riêng thẻ cũ và mới ở hai hộp có ghi nhãn để không lẫn.
BẢNG QUYẾT ĐỊNH
Đổi gì thì cần làm gì
| Thay đổi | Việc cần làm | 注意事项 |
|---|---|---|
| Số điện thoại, email | Sửa chữ, duyệt lại PDF | QR tĩnh phải tạo mã mới |
| Chức danh | Sửa chữ, kiểm xuống dòng | Nằm trong vùng ép kim thì làm khuôn mới |
| Địa chỉ công ty | Sửa mặt sau cho mọi người | Kiểm vùng an toàn 3 mm |
| Logo | Thay file vector, kiểm màu | Gửi mã CMYK và thẻ mẫu |
| Khổ thẻ (90 × 54 → 88 × 53 mm) | Co bố cục, dời chi tiết sát mép | Tràn lề 2 mm, file 92 × 57 mm |
| Giấy, cán màng | Chọn lại theo mẫu giấy | Mang thẻ cũ để so |
| Không còn file | Dựng lại file (có tính phí) | Báo phí trước khi làm |
ĐẶT IN
Gửi yêu cầu in lại
Gửi kèm: file gốc hoặc PDF lần trước, bảng thay đổi, số lượng theo từng người, giấy và hiệu ứng muốn giữ, một tấm thẻ cũ nếu cần so màu. Giá phụ thuộc số lượng, giấy và gia công; có sửa file thì cộng phí sửa. Bài đọc giá danh thiếp theo phạm vi liệt kê các yếu tố này. Đơn được xác nhận khi đặt cọc 70%.
Nhận tại 441/31 Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP.HCM hoặc 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn, TP.HCM; hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển. Sau đơn này, lưu PDF đã duyệt và file mở vào thư mục chung của công ty, đặt tên theo người và ngày duyệt, để lần đổi tiếp theo chỉ mất vài phút. Gửi hồ sơ tại trang In Name Card.
Câu hỏi khi in lại danh thiếp vì đổi thông tin
File gốc, khổ thẻ, khuôn ép kim, QR và thẻ cũ còn tồn.
Chỉ còn tấm danh thiếp giấy, không còn file thì in lại được không?
Được, bằng cách dựng lại file từ tấm thẻ. Việc dựng lại có tính phí và được báo trước khi làm. Gửi tấm thẻ rõ nét, logo vector nếu có, và bảng nội dung mới để bản dựng khớp nhận diện cũ.
Thẻ cũ khổ 90 × 54 mm, in lại theo 88 × 53 mm có khác nhiều không?
Chênh 2 mm chiều ngang và 1 mm chiều dọc. Cầm một tấm khó thấy, nhưng đặt hai bộ cạnh nhau sẽ lệch. Bố cục cần co lại và dời logo, chữ sát mép vào trong vùng an toàn 3 mm.
Đổi chức danh trên thẻ ép kim có phải làm khuôn mới không?
Có, nếu chức danh nằm trong vùng ép kim, vì khuôn ép theo đúng hình chữ. Chức danh in thường cạnh logo ép kim thì khuôn logo cũ vẫn dùng được, nếu bạn còn giữ khuôn đó.
Đổi số điện thoại thì mã QR trên thẻ có phải đổi không?
QR tĩnh chứa thẳng số hoặc vCard thì phải tạo mã mới. QR động trỏ tới trang liên hệ thì chỉ sửa nội dung trang, mã giữ nguyên. Quét thử mã trên PDF mới bằng hai điện thoại trước khi duyệt.
Màu logo lô mới có giống hệt lô cũ không?
Có thể chênh nhẹ do lô giấy, lô mực và file đã sửa. Gửi mã CMYK của logo cùng một tấm thẻ cũ làm mẫu so, và duyệt dưới ánh sáng ban ngày. Logo dùng màu pha Pantone thì nêu mã để chọn CMYK gần nhất.
Sắp đổi thông tin lần nữa thì nên in bao nhiêu thẻ?
Tính theo số thẻ phát mỗi tháng nhân số tháng còn dùng. Phát 5 thẻ mỗi ngày, 22 ngày mỗi tháng là khoảng 110 thẻ; dùng 3 tháng thì đặt khoảng 300–350 thẻ, tránh dư thẻ phải bỏ khi đổi tiếp.
Dán nhãn sửa số điện thoại lên thẻ cũ có được không?
Chỉ nên dùng tạm vài ngày khi chờ thẻ mới. Nhãn dán làm thẻ dày lên một chỗ, dễ bong mép và trông chắp vá khi trao cho khách. Số cũ đã cắt hẳn thì ngừng phát thẻ cũ.
Lần trước in ở nơi khác thì cần gửi những gì?
Gửi file mở hoặc PDF lần đó, một tấm thẻ thật để so giấy và màu, và bảng thay đổi. Nêu khổ thẻ cũ, vì khổ chuẩn tại Nhà in Phát là 88 × 53 mm. Thiếu file thì phần dựng lại có tính phí, báo trước khi làm.