In Giấy Tiêu Đề Và Phong Bì Công Ty: Khổ, Giấy, In Theo Đợt
Giấy tiêu đề công ty là tờ A4 (210 × 297 mm) in sẵn logo ở đầu trang và thông tin pháp nhân ở chân trang, để trống vùng giữa cho văn phòng in văn bản bằng máy laser hoặc máy in phun. Chọn giấy Fort 80–120 gsm để còn in thêm và ký được, đặt lề mẫu Word khớp vùng in sẵn, rồi chọn phong bì theo cách gấp tờ A4: gấp ba vào bao dài 22 cm, gấp đôi vào bao 16 × 23 cm, để phẳng vào bao 25 × 34 cm.
Quy cách giấy và gia công xem tại trang In Giấy Tiêu Đề; phong bì đi kèm đặt tại nhóm In Bao Thư các loại. Khi cần thêm name card, folder, tem nhãn cùng nhận diện, xem In Bộ Nhận Diện Thương Hiệu. Nhà in Phát in theo file doanh nghiệp gửi; nếu cần dựng bố cục, Nhà in Phát nhận thiết kế có tính phí, báo phương án và chi phí trước khi làm.
BỐ CỤC TRANG A4
Chia vùng in sẵn và vùng văn bản
Một tờ giấy tiêu đề có ba vùng:
- Đầu trang, thường cao 25–40 mm: logo, tên công ty. Logo cao khoảng 15–20 mm là đủ nhận diện mà không chiếm chỗ văn bản.
- Vùng văn bản ở giữa: để trống hoàn toàn. Không đặt logo chìm đậm hay mảng màu ở đây, vì chữ in thêm sẽ khó đọc và khó quét.
- Chân trang, thường cao 15–25 mm: địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, email, website. Chữ chân trang 7–8 pt vẫn đọc rõ trên Fort; nhỏ hơn 6 pt dễ nhòe.
Chữ và logo cách mép giấy tối thiểu 5 mm. Nền màu hoặc dải trang trí chạy ra mép cần tràn lề 2 mm để không lộ viền trắng sau khi xén.
Đặt lề mẫu Word khớp vùng in sẵn
Lấy chiều cao đầu trang cộng thêm 8–10 mm làm lề trên của mẫu Word; lấy chiều cao chân trang cộng 5–8 mm làm lề dưới. Ví dụ đầu trang 35 mm thì lề trên 45 mm; chân trang 20 mm thì lề dưới 25–28 mm. Xóa logo, chân trang và mọi dòng “Kính gửi” mẫu khỏi file gửi in, chỉ giữ phần in sẵn.
In thử mẫu Word lên giấy trắng thường, chồng lên một tờ giấy tiêu đề và soi đèn. Nếu chữ chạm logo, sửa lề trong Word, không sửa file in.
Tờ tiếp theo cho văn bản nhiều trang
Hợp đồng 3–5 trang không cần in đầy đủ đầu trang ở mọi tờ. Thường dùng tờ đầu có logo và chân trang đầy đủ, các tờ sau chỉ có logo nhỏ cao 8–10 mm ở góc, cùng loại giấy. Tỷ lệ đặt hay gặp là 1 tờ đầu cho 1–2 tờ tiếp theo, tùy độ dài văn bản thường gửi.
LẦN IN THỨ HAI TẠI VĂN PHÒNG
Giấy phải chạy được trên máy in văn phòng
Giấy tiêu đề được in hai lần: một lần tại nhà in, một lần qua máy văn phòng. Lần thứ hai quyết định chọn giấy.
- Máy laser: cụm sấy nung chảy toner bằng nhiệt và áp lực. Fort không tráng phủ cho toner bám tốt. Couche 100–150 gsm cho logo tươi hơn nhưng toner văn phòng bám kém trên mặt tráng phủ, chữ dễ tróc khi gấp.
- Máy in phun: mực nước thấm vào Fort và khô nhanh; trên Couche, mực đọng lâu và dễ lem khi xếp chồng.
- Định lượng: khay chính của đa số máy laser văn phòng nhận khoảng 60–120 gsm. Fort 80 gsm giống giấy photocopy; Fort 100–120 gsm cứng tay hơn, hợp hợp đồng và thư gửi đối tác. Trên 120 gsm nên nạp qua khay tay.
Giấy tiêu đề không cán màng: cán màng làm giấy không in thêm và không viết được.
Hướng nạp giấy
Với đa số máy laser, khay chính đặt mặt in sẵn úp xuống, đầu trang hướng vào trong máy; khay tay thì ngược lại, mặt in sẵn ngửa lên. Máy mỗi hãng một khác, nên đánh dấu bút chì lên một tờ, in thử và ghi hướng đúng lên nắp khay. Khi bật in hai mặt tự động, nhiều máy đảo hướng nạp; đặt văn bản dài in một mặt hoặc dùng tờ tiếp theo không có logo.
Logo ép kim và lần in thứ hai
Ép kim logo làm được trên giấy tiêu đề, nhưng lá nhũ đi qua cụm sấy laser có thể bóng mờ hoặc bám sang trục. Nếu chọn ép kim, chạy thử 10–20 tờ trên đúng máy của công ty trước khi chia cho các phòng ban. Ép kim là công đoạn riêng nên hẹn lịch cụ thể, không theo mốc đơn thường.
CÁCH GẤP VÀ PHONG BÌ
Chọn khổ phong bì theo cách gấp tờ A4
Đo tờ đã gấp rồi chọn bao có lòng rộng hơn khoảng 5–20 mm mỗi chiều. Dư quá ít thì khó cho vào; dư quá nhiều thì thư xê dịch và dễ quăn mép khi vận chuyển.
| Cách dùng tờ A4 | Khổ sau khi gấp | Khổ bao chuẩn ISO | Khổ bao tại Nhà in Phát | Lòng bao dư |
|---|---|---|---|---|
| Gấp ba (thư, báo giá) | 210 × 99 mm | DL 220 × 110 mm | 22 × 11 cm hoặc 22 × 12 cm (offset) | 10 mm dài, 11–21 mm cao |
| Gấp đôi, hoặc tờ A5 để phẳng | 210 × 148 mm | C5 229 × 162 mm | 23 × 16 cm | 20 mm dài, 12 mm cao |
| Để phẳng (hợp đồng, hồ sơ) | 210 × 297 mm | C4 229 × 324 mm | 25 × 34 cm | 40 mm rộng, 43 mm cao |
| Thiệp, phiếu nhỏ, A6 | 105 × 148 mm | C6 114 × 162 mm | 12 × 18 cm | 15 mm rộng, 32 mm cao |
Xấp nhiều tờ cần thêm độ dày: 20 tờ Fort 80 gsm dày khoảng 2 mm, nên hồ sơ dày dùng bao 25 × 34 cm thay vì cố gấp vào bao nhỏ. Nếu gửi qua máy gấp thư hoặc khay chuẩn nước ngoài, báo khổ ISO cần khớp.
Dấu gấp trên giấy tiêu đề
Thư gấp ba đều thì nếp nằm ở 99 mm và 198 mm tính từ mép trên. Một vạch ngắn 3–5 mm in ở lề trái tại hai vị trí này giúp văn thư gấp thẳng. Vạch nên mảnh, màu xám nhạt để không lộ khi quét văn bản.
Phong bì gấp sẵn hay in tờ phẳng
Có hai cách làm phong bì công ty. Cách thứ nhất in logo và thông tin lên phôi đã gấp, dán sẵn, hợp bố cục đơn giản và khổ thông dụng; nhóm này tương ứng trang In Bao Thư Gấp Sẵn. Phôi gấp sẵn không in tràn mép và không in nền phủ kín được. Cách thứ hai in trên tờ phẳng, sau đó bế, gấp và dán, cho phép in tràn màu, in mặt trong và chọn Couche, Kraft hay giấy mỹ thuật; nhóm này tương ứng trang In Bao Thư Theo Thiết Kế.
Trên phong bì DL, logo cao khoảng 10–15 mm, đặt góc trái trên, cách mép 10–15 mm; thông tin người gửi đi kèm logo hoặc in ở nắp sau. Chừa trống nửa phải mặt trước cho địa chỉ người nhận và nhãn vận chuyển. Phong bì giấy đen hoặc Kraft in chữ trắng có lưu ý riêng, xem bài in bao thư giấy đen, Kraft bằng mực trắng.
FILE VÀ SỐ LƯỢNG
Chuẩn bị file và tính số lượng mỗi đợt
Dùng một file nguồn cho logo, màu và font của cả hai món, để logo trên giấy tiêu đề và phong bì cùng tỷ lệ, cùng mã màu. Gửi PDF (ưu tiên) hoặc AI, logo ở dạng vector, chữ đã nhúng font hoặc chuyển thành đường nét. Word nhận được nhưng nên xuất PDF để giữ font. Công ty có nhiều chi nhánh thì mỗi địa chỉ một file, đặt tên theo chi nhánh để đóng gói riêng.
Tính số lượng từ sổ văn bản đi. Ví dụ công ty gửi khoảng 120 văn bản mỗi tháng, trung bình 1,5 tờ mỗi văn bản, dùng khoảng 180 tờ giấy tiêu đề nhưng chỉ khoảng 60 phong bì vì nhiều văn bản gửi bằng email hoặc trao tay. Đặt đủ dùng 2–3 tháng (khoảng 400–550 tờ và 150–200 phong bì) giúp không tồn kho khi đổi địa chỉ hay số điện thoại. Đơn ít in kỹ thuật số; khi nhu cầu lớn và nội dung ổn định cả năm, hỏi thêm phương án offset.
Giữ giấy trong bao gói đến khi dùng, đặt nằm phẳng, tránh nơi ẩm để mép không cong gây kẹt máy. Phong bì có dải keo bóc dán xếp nằm, không chèn vật nặng lên nắp. Ghi nhãn ngày nhận trên mỗi ram để dùng hết đợt cũ trước.
ĐẶT IN
Gửi yêu cầu in giấy tiêu đề và phong bì
Gửi kèm file: khổ (A4 hoặc A5), loại giấy và định lượng, số lượng giấy tiêu đề và số lượng phong bì theo từng khổ, có ép kim hay không, có cần tờ tiếp theo không. Kiểm file và tư vấn giấy là miễn phí. Đặt cọc 70% khi chốt đơn.
Đơn in nhanh thông thường khoảng 2 giờ sau khi chốt file; đơn nhiều, phong bì in tờ phẳng có bế, gấp, dán, đơn có ép kim hoặc phương án offset được hẹn lịch cụ thể. Nhà in Phát làm việc từ Thứ 2 đến Thứ 7, 7h30–12h và 13h–17h30, Chủ nhật nghỉ. Nhận hàng tại cơ sở 441/31 Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây hoặc cơ sở 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn, TP.HCM; Nhà in Phát hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển.
Câu hỏi khi in giấy tiêu đề và phong bì cho văn phòng
Lề mẫu Word, hướng nạp giấy, dấu gấp, cỡ logo và số lượng mỗi đợt.
Đầu trang giấy tiêu đề cao 35 mm thì đặt lề trên mẫu Word bao nhiêu?
Khoảng 43–45 mm, tức chiều cao đầu trang cộng 8–10 mm khoảng thở. Làm tương tự với lề dưới: chân trang 20 mm thì lề dưới 25–28 mm. In thử lên giấy thường, chồng lên giấy tiêu đề soi đèn trước khi dùng thật.
Nạp giấy tiêu đề vào khay máy laser theo hướng nào để logo không bị ngược?
Đa số máy laser văn phòng: khay chính đặt mặt in sẵn úp xuống, đầu trang vào trước; khay tay đặt mặt in sẵn ngửa lên. Vì mỗi máy khác nhau, đánh dấu một tờ bằng bút chì, in thử một lần và dán ghi chú hướng nạp lên khay.
Hợp đồng nhiều trang thì trang 2 trở đi dùng giấy gì?
Dùng tờ tiếp theo cùng loại giấy, chỉ có logo nhỏ cao 8–10 mm hoặc để trơn. Tờ đầu giữ đầy đủ đầu trang và chân trang. Tỷ lệ đặt thường là 1 tờ đầu cho 1–2 tờ tiếp theo.
Giấy tiêu đề có logo ép kim còn in văn bản bằng máy laser được không?
Thường in được, nhưng lá nhũ đi qua cụm sấy có thể bóng mờ hoặc bám sang trục ở một số máy. Chạy thử 10–20 tờ trên đúng máy của công ty trước khi phát cho các phòng ban; nếu lỗi, chuyển logo ép kim sang tờ đầu dùng cho thư ký tay.
In dấu gấp cho thư gấp ba ở vị trí nào trên tờ A4?
Ở 99 mm và 198 mm tính từ mép trên, vạch ngắn 3–5 mm ở lề trái. Tờ gấp xong còn 210 × 99 mm, vừa bao DL 220 × 110 mm hoặc bao 22 × 12 cm.
Logo trên phong bì DL nên to bao nhiêu so với giấy tiêu đề?
Logo trên phong bì DL thường cao 10–15 mm, nhỏ hơn logo đầu trang giấy tiêu đề (15–20 mm), đặt góc trái trên cách mép 10–15 mm. Dùng cùng một file logo vector để tỷ lệ và màu khớp nhau.
Mỗi tháng gửi khoảng 120 văn bản thì nên đặt bao nhiêu giấy tiêu đề và phong bì?
Với trung bình 1,5 tờ mỗi văn bản, công ty dùng khoảng 180 tờ mỗi tháng; phong bì thường ít hơn vì nhiều văn bản gửi email. Đặt đủ 2–3 tháng, khoảng 400–550 tờ và 150–200 phong bì, để không tồn kho khi đổi thông tin.
Công ty sắp chuyển văn phòng vài tháng tới thì in giấy tiêu đề thế nào?
In đợt nhỏ đủ dùng đến ngày chuyển, ví dụ 1–2 tháng, theo địa chỉ hiện tại. Chuẩn bị sẵn file địa chỉ mới để in ngay khi có biển hiệu và giấy tờ cập nhật. Nhà in Phát không lưu file sau đơn, nên công ty tự giữ cả hai file.