公司多姓名名片印刷：数据、版本与分批

QUY CÁCH IN

Quy cách danh thiếp nhiều tên tại Nhà in Phát

Cả công ty dùng một quy cách; chỉ dữ liệu từng người thay đổi. Chốt quy cách một lần thì mọi hộp thẻ giống nhau về khổ, giấy và gia công.

Giá theo số lượng và quy cách: số phiên bản, số tấm mỗi người, giấy và gia công. Kiểm file và tư vấn miễn phí. Nếu cần dàn lại file mẫu hoặc chỉnh thiết kế, việc này có tính phí và được báo trước khi làm. Cách các yếu tố này ảnh hưởng chi phí có trong bài cách đọc giá in danh thiếp theo cấu hình.

VÍ DỤ TÍNH SỐ LƯỢNG

Ví dụ: công ty 40 người, 3 người cần gấp

Một công ty có 40 nhân viên cần danh thiếp. Đội kinh doanh 25 người gặp khách nhiều, mỗi người cần 2 hộp. Khối văn phòng 15 người, mỗi người 1 hộp. Trong đội kinh doanh có 3 người đi hội chợ sáng hôm sau.

Nhiều nơi quen tính 1 hộp là 100 tấm, nhưng khi đặt hãy ghi số tấm, đừng ghi số hộp. Tính ra:

• Kinh doanh: 25 người × 200 tấm = 5.000 tấm.
• Văn phòng: 15 người × 100 tấm = 1.500 tấm.
• Tổng: 40 phiên bản, 6.500 tấm.

Với danh thiếp in kỹ thuật số, một tờ in khổ khoảng 32 × 45 cm thường xếp được 21–24 thẻ. Mỗi người 100 tấm cần khoảng 5 tờ, 200 tấm cần khoảng 9–10 tờ. Vì mỗi người là một phiên bản riêng, số tờ cộng theo từng người chứ không chia đều tổng 6.500 tấm. Đó là lý do 40 tên × 100 tấm khác với một mẫu 4.000 tấm, kể cả về phương án in; xem thêm bài chọn in danh thiếp kỹ thuật số hay offset.

Ba người cần gấp được tách thành lô 1: 3 phiên bản, 600 tấm, dữ liệu đã duyệt đủ. Lô này là đơn thường, khoảng 2 giờ sau khi chốt file. 37 người còn lại là lô 2; lô nhiều phiên bản nên được hẹn lịch cụ thể. Hai lô dùng chung file mẫu và quy cách, nên thẻ giống nhau.

BẢNG DỮ LIỆU

Lập bảng dữ liệu: mỗi dòng là một phiên bản

Bảng dữ liệu là nguồn duy nhất để ghép vào file mẫu. Mỗi người một dòng, mỗi trường một cột. Gửi dạng Excel (.xlsx) hoặc CSV mã hóa UTF-8.

Ba lỗi bảng hay gặp: số điện thoại mất số 0 đầu vì để dạng số; ô để trống với ý “giống dòng trên”; một người có hai dòng do nhập lại sau khi sửa. Trước khi gửi, lọc trùng theo cột mã và cột họ tên.

Chỉ gửi những trường sẽ in lên thẻ và thông tin cần cho giao nhận. Không gửi kèm số căn cước, ngày sinh hay lương trong bảng nhân sự gốc.

Tên lỗi dấu khi ghép dữ liệu

Dữ liệu xuất từ phần mềm nhân sự đôi khi dùng bảng mã Unicode tổ hợp: dấu là một ký tự riêng đặt sau chữ cái. Khi ghép vào file mẫu, một số font hiển thị dấu lệch hoặc thành ô vuông. Chuyển toàn bộ bảng sang Unicode dựng sẵn trước khi gửi, ví dụ bằng chức năng chuyển mã của bộ gõ tiếng Việt, rồi kiểm lại các tên có “ữ”, “ỡ”, “ặ”.

FILE MẪU

Dựng file mẫu chịu được tên dài nhất

File mẫu khóa bố cục chung: logo, màu, địa chỉ, website và vị trí các trường. Trước khi ghép cả bảng, xuất thử ba thẻ: tên ngắn nhất, tên dài nhất và chức danh dài nhất. Nếu ba thẻ này đều nằm gọn trong vùng an toàn 82 × 47 mm, phần còn lại thường không có vấn đề.

Ước tính sức chứa: cột chữ rộng 50 mm, chữ 9 pt chứa khoảng 28–32 ký tự một dòng. Tên 10–12 pt thì ít hơn. Với tên hoặc chức danh vượt cột, công ty chọn một quy tắc chung và áp cho mọi người:

• Cho xuống 2 dòng, giữ cỡ chữ.
• Giảm cỡ chữ trong giới hạn đã duyệt, ví dụ tên từ 12 pt xuống thấp nhất 10,5 pt.
• Dùng cách viết tắt chức danh đã được công ty chấp thuận.

Mặt sau dùng chung (logo, slogan, bản đồ) thì chỉ cần một trang. Mặt sau có dữ liệu riêng, như bản tiếng Anh, thì mỗi người 2 trang liên tiếp trong PDF: trang lẻ mặt trước, trang chẵn mặt sau, cùng mã phiên bản. Duyệt hai mặt của cùng một người cạnh nhau để không ghép nhầm mặt Việt của người này với mặt Anh của người khác.

DUYỆT VÀ PHÂN LÔ

Hai vòng duyệt và một đầu mối chốt bản cuối

Vòng 1, duyệt dữ liệu: mỗi người đọc lại dòng của mình trong bảng: họ tên, chức danh, số điện thoại, email. Đặt hạn rõ, ví dụ hết ngày làm việc kế tiếp; ai chưa trả lời thì để trạng thái “Chờ” và chuyển sang lô sau.

Vòng 2, duyệt bản ghép: đầu mối kiểm PDF đã ghép: số trang bằng số phiên bản × số mặt, mỗi tên nằm gọn trong vùng an toàn, cặp mặt đúng người. Với 40 người hai mặt, PDF phải có đúng 80 trang.

Chỉ một người gửi bản cuối cho nhà in. Mọi thay đổi sau đó ghi theo mẫu: mã phiên bản, trường đổi, dữ liệu cũ, dữ liệu mới. Đặt tên file có mã đợt và số lần sửa, ví dụ “dot1_KD-014_v2.pdf”.

Nhân viên mới, nghỉ việc hoặc đổi chức danh giữa đợt

Người nghỉ việc khi đơn chưa in: đổi trạng thái dòng thành “Hủy” và báo mã phiên bản, không xóa dòng để còn đối chiếu. Người đổi chức danh: tạo dòng mới với mã cũ thêm hậu tố, ví dụ KD-014b, và hủy dòng cũ. Người mới vào: đưa vào lô kế tiếp với cùng file mẫu. Khi chỉ một người đổi thông tin sau khi thẻ đã in, xem bài in lại danh thiếp khi đổi thông tin; đơn bổ sung vài người tham khảo chuẩn bị đơn danh thiếp số lượng ít.

Nhà in Phát không lưu file của khách sau đơn hàng. Công ty giữ file mẫu, bảng dữ liệu đã duyệt và quy cách để đặt thêm lần sau.

ĐÓNG GÓI VÀ GIAO NHẬN

Đóng hộp theo người, gom theo điểm nhận

Mỗi người một hộp, nhãn hộp ghi mã phiên bản và tên; người cần 200 tấm nhận 2 hộp cùng nhãn. Công ty có nhiều văn phòng thì gom hộp vào từng kiện theo điểm nhận, mỗi kiện kèm danh sách mã và số hộp. Ghi cách chia ngay khi đặt để đóng gói đúng.

Khi nhận, đầu mối mở mỗi kiện, đối chiếu nhãn hộp với bảng phân lô và rút 1 tấm mỗi hộp đọc lại tên. Kiểm theo mã phiên bản nhanh hơn kiểm theo tên, nhất là khi công ty có người trùng tên.

Nhận thẻ tại 441/31 Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây hoặc 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn, TP.HCM; hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển. Đặt cọc 70% khi chốt đơn. Gửi file mẫu, bảng dữ liệu và bảng phân lô qua trang In Name Card để được kiểm và báo giá.

常见问题

Câu hỏi khi in danh thiếp nhiều tên cho công ty

Bảng dữ liệu, tên tiếng Việt, mặt tiếng Anh và thay đổi nhân sự giữa đợt.

Một hộp danh thiếp có bao nhiêu tấm?

Nhiều nơi quen tính 1 hộp là 100 tấm, nhưng không phải nơi nào cũng vậy. Khi đặt, ghi số tấm của từng người, ví dụ 100 hoặc 200 tấm, để báo giá và đóng gói đúng.

Bảng danh sách nên gửi Excel hay Google Sheets?

Gửi tệp Excel (.xlsx) hoặc CSV mã hóa UTF-8. Nếu làm trên Google Sheets, tải về một trong hai dạng đó. Link chia sẻ có thể bị sửa sau khi đã ghép file, nên bản gửi in phải là tệp đã chốt.

Tên tiếng Việt bị lỗi dấu sau khi ghép dữ liệu là do đâu?

Thường do dữ liệu dùng Unicode tổ hợp, dấu là ký tự rời. Chuyển bảng sang Unicode dựng sẵn bằng chức năng chuyển mã của bộ gõ, rồi kiểm lại các tên có dấu chồng như “ữ”, “ặ” trước khi gửi.

Mặt tiếng Anh nên viết tên nhân viên thế nào?

Viết không dấu và dùng một thứ tự cho cả công ty, ví dụ tên trước họ sau (Lan Nguyen) hoặc giữ nguyên thứ tự Việt (Nguyen Thi Lan). Ghi tên tiếng Anh trong cột riêng của bảng, không để người thiết kế tự bỏ dấu.

Nhân viên nghỉ việc khi đơn đang chờ in thì báo thế nào?

Báo mã phiên bản cần hủy và đổi trạng thái dòng đó thành “Hủy”. Nếu lô chưa in, phiên bản được rút ra và số lượng tính lại. Nếu lô đã in, thẻ của người đó vẫn tính trong đơn.

Logo ép kim cho 40 người có cần 40 khuôn ép không?

Không. Logo giống nhau trên mọi thẻ dùng chung một khuôn ép; tên và liên hệ in thường. Chỉ khi ép kim cả tên riêng từng người mới phát sinh nhiều khuôn, và việc đó được báo chi phí, lịch riêng.

Mã phiên bản có in lên danh thiếp không?

Không. Mã chỉ dùng trên tên file, bảng dữ liệu và nhãn hộp để đối chiếu. Nếu công ty muốn in mã nhân viên lên thẻ, thêm thành một cột dữ liệu riêng và chỉ rõ vị trí trên mẫu.

In danh thiếp cho 40 người mất bao lâu?

Đơn thường khoảng 2 giờ sau khi chốt file. Đơn 40 phiên bản, có ép kim hoặc bo góc được hẹn lịch cụ thể sau khi kiểm bảng dữ liệu. Muốn có thẻ sớm cho vài người, tách họ thành lô riêng.