Sổ Tay Quà Tặng In Logo Doanh Nghiệp: Chọn Bìa, Ruột, Số Lượng

NGƯỜI NHẬN QUYẾT ĐỊNH CẤU HÌNH

Ba nhóm người nhận, ba cấu hình sổ quà tặng

Sổ hội nghị dùng vài giờ đến vài ngày, nằm cạnh tài liệu và ly nước. Sổ tặng khách hàng ở trên bàn làm việc của người nhận nhiều tháng. Sổ nhân viên mới đi theo người dùng qua các buổi đào tạo. Vòng đời khác nhau thì độ bền bìa, số trang và mức gia công cũng khác nhau. Gom cả ba nhóm vào một cấu hình thường gây lãng phí: sổ hội nghị quá nặng, hoặc sổ tặng đối tác trông giống đồ phát đại trà.

KHỔ SỔ VÀ VÙNG LOGO

Chọn khổ theo cách người nhận mang sổ

A5 (148 × 210 mm) là khổ dùng nhiều nhất cho sổ quà tặng: vừa túi xách, vừa mặt bàn hội nghị, đủ chỗ ghi chép một buổi họp. A4 (210 × 297 mm) hợp sổ làm việc để bàn, sổ ghi biên bản hoặc sổ nhân viên kỹ thuật cần vẽ sơ đồ. Khổ B5 176 × 250 mm nằm giữa hai khổ trên; khổ nhỏ A6 105 × 148 mm hợp sổ bỏ túi nhưng ít chỗ cho logo và gần như không còn chỗ ghi chép dài.

Khổ quyết định diện tích logo. Trên bìa A5, logo thường rộng 30–50 mm và cách mép cắt ít nhất 10 mm. Với sổ lò xo, cạnh gáy mất thêm dải đục lỗ, nên logo và chữ cách cạnh gáy khoảng 15 mm. File bìa có tràn lề 2 mm mỗi cạnh nếu nền in ra sát mép.

Sổ thường đóng cạnh dài, mở như cuốn sách. Đóng cạnh ngắn (lật lên trên) hợp người ghi chép đứng, cầm sổ trên tay, ví dụ nhân viên kiểm kho hoặc phóng viên tại sự kiện. Chọn hướng đóng trước khi thiết kế bìa, vì logo và chữ trên bìa phải xoay theo.

BÌA VÀ GIA CÔNG LOGO

Bìa và cách đưa logo lên bìa

Bìa giấy in màu cán màng

Bìa Couche, Ivory hoặc Bristol khoảng 300 gsm, in 4 màu, cán màng mờ hoặc bóng. Đây là cấu hình gọn và nhẹ nhất cho số lượng lớn. Cán màng mờ cho cảm giác êm tay và ít bóng loá dưới đèn hội trường; cán bóng làm màu đậm rực hơn nhưng dễ thấy vân tay. Màng bảo vệ mặt in, còn mép giấy và ruột vẫn hút nước nếu để cạnh ly nước đổ.

精装裱板封面

Giấy in bìa được bồi lên carton dày 2–3 mm. Sổ đứng vững khi viết trên tay, cầm nặng và chắc hơn nên hợp quà tặng đối tác. Đổi lại, cuốn A5 bìa cứng nặng gần gấp đôi cuốn bìa giấy cùng số trang, nên tính thêm khi phát cho vài trăm khách cùng túi tài liệu.

Bìa kraft, giấy mỹ thuật, da PU, simili

Kraft nâu cho vẻ mộc. Màu in CMYK lên kraft sẽ trầm hơn vì giấy không có nền trắng; logo nhiều màu sáng nên chuyển sang ép kim hoặc chọn một màu đậm. Bìa da PU hoặc simili hợp ép nhũ, dùng lâu; màu vật liệu phải duyệt bằng mẫu thật vì ảnh trên màn hình lệch nhiều.

Ép kim trên bìa sổ

Ép kim (ép nhũ) dùng lá nhũ ép nhiệt bằng khuôn, mặt nhũ phẳng. File logo cần vector, một màu đặc 100%, đặt ở layer riêng. Nét mảnh nên từ khoảng 0,3 mm và chữ từ 6 pt trở lên để nhũ không bị lấp. Trên bìa đã cán mờ, logo ép kim bóng tạo điểm nhấn rõ khi nghiêng sổ.

Logo trắng trên nền đậm: in 4 màu không có mực trắng, vùng trắng là phần giấy để trống. Bìa trắng in nền đậm chừa logo thì ổn. Bìa kraft hoặc giấy màu thì in mực trắng riêng hoặc đổi sang ép nhũ bạc; đơn có màu trắng hẹn lịch riêng.

RUỘT VÀ GÁY

Ruột và kiểu đóng theo việc người nhận sẽ ghi

Giấy Fort 70–100 gsm hợp bút bi, bút chì, bút gel vì bề mặt không tráng phủ, mực khô nhanh. Fort 70–80 gsm cho sổ mỏng nhẹ phát hội nghị; 80–100 gsm cho sổ tặng đối tác, ít thấu mặt sau khi viết bút lông kim.

Ruột kẻ ngang hợp ghi chép họp và đào tạo; dòng kẻ cách nhau 7–8 mm là khoảng quen tay. Ruột chấm (dot grid) cách chấm 5 mm hợp người vừa viết vừa vẽ sơ đồ. Ruột trơn hợp phác thảo. Nét kẻ nên in xám nhạt, không in đen 100%, để chữ viết tay nổi lên trên.

Trang in nội dung riêng đặt ở đầu sổ: lời cảm ơn có chữ ký giám đốc, sơ đồ tầng văn phòng, giá trị cốt lõi, danh bạ phòng ban. Giữ trong 2–4 trang; nhiều hơn thì cuốn sổ biến thành tài liệu nội bộ và nhanh lỗi thời. Không in chương trình hội nghị vào ruột nếu muốn dùng sổ dư cho sự kiện khác.

Lò xo hay keo gáy

Lò xo mở phẳng 360°, gập bìa ra sau để viết khi không có bàn. Dải lỗ chiếm khoảng 10–12 mm ở cạnh gáy, nên nét kẻ và trang nội dung chừa lề trong tương ứng. Ruột 100 tờ Fort 80 gsm dày khoảng 10 mm, cần vòng lò xo đường kính lớn hơn độ dày ruột vài mm để lật trơn.

Keo gáy gọn như một cuốn sách, in được tên trên gáy khi ruột dày từ khoảng 5 mm. Sổ keo gáy khó mở phẳng, viết sát lề trong khó hơn lò xo. Với keo gáy, tổng số trang ruột nên là bội số của 4.

SỐ LƯỢNG

Tính số lượng từ danh sách người nhận thật

Sổ hội nghị tính theo số khách dự kiến đến, không theo số đăng ký. Cộng thêm khoảng 5–10% cho khách đi kèm, ban tổ chức và cuốn hỏng khi vận chuyển. Ví dụ 300 khách đăng ký, kinh nghiệm cũ cho thấy khoảng 85% đến thì đặt 255 cộng 10% dư, tức khoảng 280 cuốn.

Sổ in tên từng người không có phần dư dùng chung. Đặt thêm 3–5 cuốn để trống tên cho khách đến muộn hoặc tên viết sai. Danh sách tên gửi dạng Excel, một cột tên, một cột chức danh nếu có; không gõ lại tên trong file thiết kế.

Sổ nhân viên mới nên in theo đợt, mỗi đợt đủ dùng 3–6 tháng. Trang thông tin nội bộ hay đổi (sơ đồ phòng ban, số điện thoại nội bộ), in nhiều một lần dễ phải bỏ cả lô khi công ty chuyển văn phòng.

Khi ngân sách cố định, ưu tiên phần người nhận chạm vào mỗi ngày: giấy ruột và gáy. Ép kim, hộp riêng từng cuốn, dây đánh dấu là phần có thể tiết chế với sổ hội nghị, nhưng đáng giữ với sổ tặng đối tác.

LỊCH ĐẶT VÀ GIAO

Lập lịch ngược từ ngày phát sổ

Tính ngược từ ngày sự kiện theo bốn mốc: chốt danh sách và số lượng, chốt file bìa và ruột, duyệt cuốn mẫu, nhận hàng. Sổ tay không áp mốc in nhanh của tờ rời; lịch hẹn theo số cuốn và gia công. Bìa cứng, ép kim cần thêm thời gian so với bìa giấy đóng lò xo. Lịch cụ thể báo khi chốt cấu hình và số cuốn; nên chừa thêm 2–3 ngày làm việc cho vòng duyệt cuốn mẫu và sửa sau mẫu.

Nhà in Phát làm việc Thứ 2 – Thứ 7, 7h30–12h và 13h–17h30, Chủ nhật nghỉ. Sự kiện rơi vào Chủ nhật hoặc sáng Thứ 2 thì hẹn nhận chậm nhất chiều Thứ 7. Cuốn mẫu đầu tiên để lãnh đạo duyệt có tính phí như một cuốn lẻ; duyệt xong mới chạy cả lô.

Đóng gói theo điểm phát: mỗi bàn đón khách một kiện, ngoài kiện ghi tên bàn và số cuốn. Sổ in tên xếp theo thứ tự chữ cái trong từng kiện. Nếu sổ đi kèm túi quà, đo túi trước: sổ A5 dày 15 mm cần túi có lòng rộng ít nhất khoảng 18 × 24 cm. Túi, hộp và tem niêm phong đồng bộ có thể đặt cùng đợt qua dịch vụ in túi giấy, in hộp giấy và in tem nhãn decal.

Doanh nghiệp có thể nhận sổ tại một trong hai cơ sở của Nhà in Phát: cơ sở in nhanh Bình Thạnh tại 441/31 Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP.HCM và cơ sở Nguyễn Đình Chiểu tại 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn (Quận 1 cũ), TP.HCM. Khi không thể đến lấy, Nhà in Phát hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển. Giao đến khách sạn hoặc hội trường thì ghi rõ tên người nhận tại sảnh, số điện thoại và khung giờ sảnh nhận hàng. Đơn đặt cọc 70%; phần còn lại thanh toán lúc lấy hàng tại cơ sở hoặc trước khi book ship.

GỬI YÊU CẦU

Gửi gì để nhận báo giá sổ quà tặng

• Khổ, hướng đóng và số trang ruột (ví dụ A5, đóng cạnh dài, 100 trang kẻ ngang).
• Loại bìa, cách gia công logo (in 4 màu hoặc ép kim một màu).
• Kiểu gáy: lò xo hoặc keo gáy.
• Số lượng theo từng phiên bản (sổ chung, sổ in tên, sổ VIP).
• Ngày cần nhận, nơi nhận và cách chia kiện.
• File logo vector (AI, PDF hoặc SVG). Logo chỉ có ảnh JPG thì cần vẽ lại vector, việc này có tính phí và báo trước.

Kiểm file và tư vấn cấu hình miễn phí. Giá phụ thuộc khổ, bìa, số trang, gáy, gia công và số lượng; báo giá theo đúng cấu hình tại trang trang sản phẩm In Sổ Tay.

HỎI ĐÁP SỔ QUÀ TẶNG

Câu hỏi khi đặt sổ tay quà tặng in logo

Các tình huống thường gặp từ lúc chọn bìa, đặt logo, chốt danh sách người nhận đến khi phát sổ tại sự kiện.

Sổ quà tặng hội nghị có nên in tên và ngày sự kiện lên bìa không?

Chỉ in khi chắc không dùng phần dư cho dịp khác. Tên và ngày sự kiện trên bìa làm 20–30 cuốn dư thành đồ bỏ. Cách an toàn là in logo trên bìa và đặt tên sự kiện ở trang đầu ruột, hoặc dán tem nhỏ 50 × 30 mm lên bìa trước ngày phát.

Danh sách khách mời chưa chốt thì nên đặt sổ quà tặng theo con số nào?

Đặt theo số khách dự kiến đến cộng 5–10% dư, rồi chốt sổ in tên sau cùng. Nếu cần đặt sớm, tách đơn làm hai: phần sổ chung không in tên chạy trước, phần in tên chạy khi danh sách đã khóa.

Bìa sổ có logo công ty và logo nhà tài trợ cần thống nhất những gì trước khi dàn file?

Thống nhất thứ tự, kích thước tương đối và vùng an toàn của từng logo. Thường logo chủ trì đặt bìa trước, logo tài trợ xếp hàng ngang ở bìa sau, cao bằng nhau khoảng 10–15 mm. Xin file vector của từng nhà tài trợ và bản duyệt bằng văn bản trước khi in.

Sổ tặng khách VIP và sổ phát chung có dùng chung file ruột được không?

Được, và nên dùng chung để giảm số phiên bản. Sổ VIP chỉ đổi bìa (bìa cứng ép kim thay bìa giấy) và thêm 1–2 trang đầu như lời cảm ơn có chữ ký. Ghi rõ số cuốn từng phiên bản và đặt tên file bìa khác nhau để không lẫn.

Nên chọn khổ sổ trước rồi đặt túi quà, hay chọn sổ theo túi có sẵn?

Chọn sổ trước nếu sổ là món chính, rồi đặt túi theo kích thước sổ cộng các món đi kèm. Nếu đã có túi, đo lòng túi và trừ 2–3 cm mỗi chiều để bỏ vào dễ. Túi lòng 20 × 25 cm chứa vừa sổ A5 nhưng không chứa sổ A4.

Cuốn mẫu sổ quà tặng cần lãnh đạo duyệt những điểm nào?

Cuốn mẫu tính phí như một cuốn lẻ cùng cấu hình. Duyệt trên cuốn mẫu ba điểm: màu bìa dưới ánh sáng văn phòng, vị trí logo so với gáy, và cảm giác viết trên giấy ruột. Sửa sau duyệt mẫu thì làm lại mẫu nếu đổi bìa hoặc giấy.

Sổ in tên từng khách nên xếp và giao thế nào để phát không nhầm người?

Xếp theo thứ tự trong file danh sách, thường theo chữ cái tên hoặc theo bàn. Gửi file Excel có số thứ tự; mỗi cuốn in đúng dòng đó, kiện ghi khoảng số thứ tự bên trong. Kiểm 5–10 cuốn ngẫu nhiên khi nhận để chắc tên khớp danh sách.

Logo chỉ có file JPG thì cần ảnh bao nhiêu pixel để in 4 màu trên bìa sổ?

In 4 màu thì được nếu ảnh đủ nét: logo rộng 40 mm cần ảnh khoảng 470 pixel chiều ngang để đạt 300 ppi. Ép kim thì bắt buộc vector; vẽ lại logo từ JPG có tính phí và báo trước khi làm.