Làm Kỷ Yếu Lớp, Công Ty: Thu Ảnh, Duyệt Trang Và Đóng Cuốn
Làm kỷ yếu lớp, khóa học hay công ty cần chốt ba việc trước khi dàn trang: kiểu đóng (mở phẳng kiểu photobook hay gáy keo dạng sách), số trang và hạn nộp ảnh. Ảnh chân dung cần ảnh gốc đủ 300 ppi ở khổ đặt, mọi tên riêng lấy từ một danh sách chuẩn, và cả cuốn duyệt tối đa hai vòng. Lịch an toàn là bắt đầu thu ảnh trước ngày phát khoảng 8 tuần; khi file xong, gửi tại trang In Kỷ Yếu của Nhà in Phát kèm kiểu đóng, số trang và số cuốn.
XÁC ĐỊNH DỰ ÁN
Kỷ yếu lớp, khóa học và công ty khác nhau ở đâu?
Kỷ yếu lớp cuối cấp xoay quanh chân dung từng bạn, giáo viên chủ nhiệm và lời nhắn. Nhiều ảnh đời thường, nhiều người góp ý, hạn chót gắn với lễ tri ân. Kỷ yếu khóa học ngắn hơn, thường 20–40 trang, nội dung là hoạt động và danh sách học viên. Kỷ yếu công ty cần độ chính xác cao nhất: tên, chức danh, mốc thời gian, logo đều phải đúng vì cuốn được tặng đối tác.
Lập một ban biên tập 3–5 người thay vì để cả tập thể cùng sửa. Một người giữ danh sách tên chuẩn, một người giữ thư mục ảnh, một người dàn trang, một người có quyền chốt bản cuối. Quyết định “ai chốt” là quan trọng nhất: thiếu người chốt, file sẽ bị sửa đến sát ngày in.
装订方式
Mở phẳng kiểu photobook hay gáy keo dạng sách?
Đây là quyết định đầu tiên vì nó định cách dàn trang. Photobook mở phẳng bìa bồi cứng có thành phẩm A4, mở hai trang thành một khổ trải A3 (297 × 420 mm). Ruột bồi nên ảnh tập thể có thể chạy qua giữa cuốn mà ít mất chi tiết ở gáy. Hợp với kỷ yếu lớp nhiều ảnh, ít chữ.
Gáy keo dạng sách có sống gáy vuông, cất lên kệ gọn và in được tên cuốn trên gáy khi đủ dày. Đổi lại, gáy keo không mở phẳng: vùng 15–20 mm sát gáy khuất một phần khi lật. Không đặt khuôn mặt hay chữ quan trọng ở vùng này. Trang In Catalogue gáy keo mô tả quy cách gáy keo A4; kỷ yếu dạng sách dùng cùng nguyên tắc về sống gáy và lề trong. Kỷ yếu công ty nhiều chữ, có dòng thời gian và danh sách nhân sự, hợp với kiểu này; xem thêm In Sách, Tạp Chí Số Lượng Ít.
| 比较项 | 可平摊照片书 | Gáy keo dạng sách |
|---|---|---|
| Nội dung hợp | Nhiều ảnh, ảnh tập thể trải hai trang | Nhiều chữ, danh sách, dòng thời gian |
| 尺寸 | A4, khổ trải A3 (297 × 420 mm) | A4 |
| Cách tính trang | Theo số khổ trải | Theo số trang, nên là bội số của 4 |
| Vùng giữa cuốn | Đặt ảnh chạy qua được | Chừa 15–20 mm, không đặt mặt người |
| 封面 | 精装裱板封面 | Bìa mềm, có sống gáy in tên |
| 内页纸 | Couche 150–300 gsm | Couche cho trang ảnh |
Số trang của cuốn gáy keo nên là bội số của 4. Lý do: tờ in kỹ thuật số khổ khoảng 32,5 × 48 cm chứa vừa một khổ trải A3 cộng tràn lề, mỗi mặt tờ là 2 trang A4, hai mặt là 4 trang. Cuốn 62 trang sẽ có 2 trang trắng cuối; lên 64 trang để dùng hết. Kỷ yếu mỏng đóng kim giữa thì bắt buộc bội số của 4.
THU ẢNH
Thu ảnh và lời chúc không lạc bản
Tạo một thư mục chung, mỗi người một thư mục con đặt tên theo số thứ tự và họ tên không dấu, ví dụ 07_Tran_Minh_An. Ảnh gửi qua ứng dụng chat bị nén, mất chi tiết ở tóc, chữ và vùng tối; yêu cầu nộp ảnh gốc. Ảnh thợ chụp phải là bộ file đã bàn giao, không phải ảnh xem trước còn logo. Xem cách kiểm ảnh gốc từ điện thoại trước khi dàn trang album.
Tính pixel theo khung ảnh. Ở 300 ppi: khung chân dung 4 × 6 cm cần khoảng 472 × 709 pixel; ảnh tràn một trang A4 cộng tràn lề 2 mm (214 × 301 mm) cần khoảng 2.528 × 3.555 pixel; ảnh tập thể trải hai trang A3 cần khoảng 4.961 pixel chiều ngang. Ảnh điện thoại 12 MP (4.000 × 3.000 pixel) đủ cho một trang A4 nhưng chỉ đạt khoảng 240 ppi khi trải A3, vẫn dùng được cho ảnh tập thể xem ở khoảng cách cầm sách.
Đặt hai mốc nộp: mốc 1 cách mốc 2 khoảng một tuần. Sau mốc 1, ban biên tập báo ai còn thiếu ảnh hay ảnh chưa đủ pixel. Sau mốc 2, người chưa nộp dùng ảnh tập thể cắt ra hoặc khung tên trung tính. Lời chúc giới hạn số chữ, ví dụ tối đa 60 chữ, để trang không chỗ dày chỗ trống.
ĐỒNG Ý VÀ THÔNG TIN
Hỏi ý kiến người xuất hiện trong ảnh
Ảnh đời thường vui với người này có thể là ảnh “dìm” với người khác. Gửi danh sách ảnh có mặt từng người cho họ xem trước khi dàn trang, hạn phản hồi 3 ngày. Người không muốn in chân dung thì giữ tên kèm khung trung tính hoặc hình do chính họ chọn; không cắt mặt họ từ ảnh tập thể để lấp ô.
Thông tin liên lạc trong trang cá nhân chỉ in khi người đó đồng ý. Kỷ yếu công ty tặng đối tác nên bỏ số điện thoại cá nhân, chỉ giữ email công việc.
DÀN TRANG
Sắp trang, tên riêng và kiểu chữ
Sắp theo tổ, lớp, phòng ban hoặc theo dòng thời gian, nhưng mỗi người có diện tích như nhau ở phần chân dung. Chân dung từ nhiều nguồn cần đồng bộ: cùng khung, cùng tỷ lệ mặt trong khung, cùng xử lý màu. Nếu ảnh quá lệch nhau, chuyển hết về một tông, ví dụ đen trắng, để trang đều.
Tên riêng lấy từ một danh sách chuẩn do một người giữ, không lấy từ tên hiển thị trên mạng xã hội. Chức danh trong kỷ yếu công ty lấy từ phòng nhân sự. Chọn font hiển thị đủ dấu tiếng Việt; thử gõ “Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Phạm Quỳnh Ưng” và xem từng dấu. Chữ thân bài 10–11 pt, chú thích ảnh không dưới 7 pt.
Khóa số trang trước khi hoàn thiện chi tiết. Chừa 2 trang dự phòng cho nội dung đến muộn như ảnh lễ tri ân. Bìa và sống gáy làm sau cùng, vì độ dày gáy phụ thuộc số trang cuối.
DUYỆT
Duyệt trang: hai vòng và một người chốt
Vòng 1: mỗi người kiểm trang của mình, hạn 3 ngày, chỉ sửa lỗi tên, chữ, ảnh sai. Vòng 2: ban biên tập kiểm cả cuốn, hạn 3 ngày. Phân biệt sửa lỗi và đổi ý: đổi ảnh khác vì “thích hơn” sau vòng 2 thì để lần sau. Bản cuối xuất PDF, người chốt duyệt bằng tin nhắn ghi rõ tên file.
Màu trên màn hình khác màu trên giấy. Nếu cuốn có nhiều ảnh da người hay ảnh tối, in thử một cuốn trước khi in đủ số; in thử có tính phí, được báo trước. So màu da, độ sáng ảnh tối và chữ nhỏ trên cuốn thử, rồi mới chốt.
SỐ CUỐN VÀ LỊCH
Chia số cuốn và lập lịch ngược từ ngày phát
Lập bảng: người đặt, số cuốn, đã đóng tiền chưa. Thu tiền từng người trước khi chốt số cuốn, vì đơn được xác nhận khi đặt cọc 70% và không có công nợ. Cộng thêm 2–3 cuốn dự phòng cho giáo viên, khách mời hoặc cuốn bị hỏng khi vận chuyển. Đặt bổ sung sau thì phải gửi lại file, vì Nhà in Phát không lưu file khách sau đơn.
Lịch ngược gợi ý tính từ ngày phát (D): D trừ 8 tuần lập ban biên tập và chọn kiểu đóng; D trừ 6 tuần hạn nộp mốc 1; D trừ 5 tuần hạn nộp mốc 2; D trừ 4 tuần xong bản dàn trang; D trừ 3 tuần duyệt hai vòng; D trừ 2 tuần in thử và chốt file. Thời gian sản xuất được hẹn theo kiểu đóng và số cuốn khi chốt file. Kỷ yếu cả khối lớp hoặc công ty nhiều chi nhánh, số lượng lớn, có thể so thêm phương án in; xem bài chọn in kỹ thuật số hay offset theo số lượng và cách dùng.
NHẬN VÀ LƯU
Nhận hàng, phát cuốn và lưu hồ sơ
Nhận tại cơ sở in nhanh Bình Thạnh, 441/31 Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây, hoặc cơ sở in nhanh Nguyễn Đình Chiểu, 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn (Quận 1 cũ). Nhà in Phát hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển; kiện nhiều cuốn nên báo trước để đóng theo nhóm người nhận. Khi nhận, mở 2–3 cuốn kiểm thứ tự trang và bìa, rồi phát theo bảng tên, mỗi người ký nhận.
Ban biên tập giữ một gói lưu: PDF đã in, file dàn trang, thư mục ảnh gốc, font và danh sách tên. Lưu ở hai nơi, ví dụ ổ đám mây và ổ cứng của một thành viên. Gói này dùng để in thêm cho người đặt muộn hoặc làm kỷ yếu dịp kỷ niệm 5 năm, 10 năm. Khi cần in, gửi lại tại trang In Kỷ Yếu kèm kiểu đóng, số trang và số cuốn.
Câu hỏi khi tổ chức làm kỷ yếu
Ảnh, số trang, kiểu đóng, duyệt và chia cuốn cho kỷ yếu lớp, khóa học và công ty.
Một bạn không muốn in ảnh chân dung thì trang của bạn ấy trình bày thế nào?
Giữ tên kèm khung trung tính, một hình vẽ do chính bạn chọn, hoặc chỉ in lời nhắn. Không cắt mặt bạn ấy từ ảnh tập thể để lấp ô. Ghi lựa chọn vào bảng tổng hợp để người dàn trang làm đúng.
Ảnh tập thể cả lớp 45 người nên in cỡ nào để còn nhận ra từng khuôn mặt?
Mỗi khuôn mặt trên giấy nên cao khoảng 8–10 mm trở lên. Lớp 45 người xếp 3 hàng, mỗi hàng 15 người: trải ngang khổ A3 (420 mm) thì mỗi người rộng khoảng 28 mm, mặt cao khoảng 10 mm; gói trong một trang A4 ngang (297 mm) thì mặt chỉ còn khoảng 7 mm. Ảnh đông hơn nên chụp 4 hàng hoặc tách thành hai ảnh theo tổ.
Kỷ yếu 62 trang có in được không hay phải thêm trang?
Với gáy keo, nên làm tròn lên bội số của 4, tức 64 trang, vì mỗi tờ in hai mặt chứa 4 trang A4. Hai trang thêm dùng cho lời cảm ơn hoặc ảnh lễ tri ân. Photobook mở phẳng thì tính theo số khổ trải A3.
Ảnh tập thể có nên đặt trải qua giữa cuốn không?
Với photobook mở phẳng thì được, vì ruột bồi mở gần phẳng ở gáy. Với gáy keo thì không, vì vùng 15–20 mm sát gáy bị khuất; đặt ảnh tập thể gọn trong một trang hoặc dời người ra khỏi phần giữa.
Có nên in thử một cuốn trước khi in đủ số không?
Nên, nếu cuốn có nhiều ảnh da người, ảnh tối hoặc chữ nhỏ dưới 8 pt. In thử có tính phí và được báo trước. Kiểm màu da, độ sáng ảnh tối và thứ tự trang trên cuốn thử rồi mới chốt số lượng.
Nên bắt đầu làm kỷ yếu trước ngày phát bao lâu?
Khoảng 8 tuần cho một lớp 40–50 người. Thu ảnh hai mốc mất 2 tuần, dàn trang 1 tuần, duyệt hai vòng 1 tuần, in thử và chốt file 1 tuần. Thời gian sản xuất được hẹn theo kiểu đóng và số cuốn khi chốt file.
Nên đặt dư bao nhiêu cuốn kỷ yếu?
Thường 2–3 cuốn cho giáo viên, khách mời và cuốn hỏng khi vận chuyển. Đặt bổ sung sau phải gửi lại toàn bộ file, vì Nhà in Phát không lưu file khách sau đơn. Thu tiền từng người trước khi chốt số cuốn.
Kỷ yếu công ty có cần ghi chức danh của từng người không?
Nên ghi nếu cuốn dùng tặng đối tác, nhưng lấy chức danh từ phòng nhân sự, chốt tại một thời điểm và ghi rõ tháng, năm chốt danh sách ngay trên trang đó. Người đổi vị trí sau ngày chốt giữ chức danh cũ trong cuốn.