菜单印刷文件检查：确认前的 8 个步骤

Kiểm tra file in menu là soát 8 nhóm lỗi trước khi duyệt bản cuối: giá và tên món, khổ trang PDF, lề gáy, cỡ chữ, ảnh, mã QR, người chịu trách nhiệm duyệt và bản xuất gửi đi. Với menu tờ rời A4, trang PDF phải là 214 × 301 mm (khổ 210 × 297 mm cộng 2 mm tràn lề mỗi cạnh), chữ và giá cách đường cắt 3–5 mm. Menu đóng khoen hoặc lò xo cần chừa thêm 15–20 mm phía gáy. Ảnh món cần khoảng 300 ppi ở đúng kích thước đặt trong trang.

Khi đặt in menu tại Nhà in Phát, gửi kèm số bộ, vật liệu và kiểu đóng gáy: cùng trang A4, menu tờ rời và menu đóng khoen có lề an toàn khác nhau.

1. Khóa danh sách món và giá trước khi mở file

Lỗi đắt nhất trên menu không phải lỗi kỹ thuật mà là giá sai. Một menu 60 món in 30 bộ, sai một giá là phải in lại cả trang đó cho 30 bộ. Vì vậy bước đầu tiên làm ngoài phần mềm thiết kế: lập một bảng chuẩn gồm tên món, giá, đơn vị (ly, phần, chai, 100 g) và các lựa chọn cỡ. Người quản lý quán ký duyệt bảng này, ghi ngày.

Sau đó đối chiếu hai lượt. Lượt một dò từng dòng của bảng sang trang menu để bắt món thiếu, giá sai, đơn vị lệch. Lượt hai đọc như khách: tìm món “trà đào cam sả cỡ L” và xem mất bao lâu để thấy giá. Nếu giá nằm xa tên món hơn 2–3 cm mà không có dấu dẫn (dấu chấm, đường kẻ mảnh), khách dễ ghép nhầm dòng.

Ba lỗi hay gặp ở bước này: giá cũ còn sót trên trang gói ưu đãi khi đã đổi giá món lẻ; món đã ngừng bán vẫn còn trên ảnh bìa; giá ghi “45” ở trang này và “45.000” ở trang khác. Thống nhất một cách viết giá cho cả cuốn.

2. Kiểm khổ trang PDF và tràn lề 2 mm

Mở PDF, xem kích thước trang trong phần thuộc tính tài liệu. Khổ trang phải bằng khổ thành phẩm cộng 2 mm tràn lề mỗi cạnh. Nền màu và ảnh chạm mép phải kéo ra hết phần 2 mm đó; chữ, giá và logo nằm trong khổ thành phẩm và cách đường cắt 3–5 mm.

Hai lỗi thường gặp: trang PDF đúng 210 × 297 mm nhưng nền dừng ngay mép, xén lệch 0,5 mm là lộ chỉ trắng; hoặc thêm khung trắng 2 mm quanh trang thay vì kéo nền ra. Cả hai phải sửa trong file nguồn rồi xuất lại.

Nếu file làm ở A4 mà menu cần A5, đừng thu nhỏ cả trang theo tỷ lệ 71%. Chữ tên món 12 pt sẽ còn khoảng 8,5 pt và mã QR 20 mm còn khoảng 14 mm. Dàn lại bố cục ở khổ A5. Cách chọn khổ cho từng kiểu quán có trong bài Chốt kích thước trước khi xuất.

3. Lề gáy, lỗ khoen và nếp gấp

Menu tờ rời chỉ cần lề 3–5 mm. Menu đóng thành cuốn thì phía gáy mất thêm một dải cho lỗ và cơ cấu lật trang. Mốc an toàn là chừa 15–20 mm từ mép gáy với khoen, lò xo và gáy ốc. Lỗ khoen thường cách mép 8–12 mm, nên chữ đặt ở 10 mm có thể bị đục xuyên.

Phía gáy đổi bên khi lật trang. Trang lẻ (mặt trước) có gáy bên trái; trang chẵn (mặt sau) có gáy bên phải. Lỗi điển hình: người thiết kế dùng chung một mẫu trang cho cả hai mặt, nên cột giá bên phải của mặt sau rơi đúng vào hàng lỗ khoen. Kiểm tra từng trang theo cặp trước–sau.

Menu gấp đôi hoặc gấp ba không có lỗ nhưng có nếp. Giữ chữ cách nếp gấp ít nhất 3 mm. Với gấp ba từ tờ A4, mặt gấp vào trong hẹp hơn hai mặt kia khoảng 2–3 mm (ví dụ 100 / 100 / 97 mm), nên cột chữ phải theo đúng bề rộng từng mặt, không chia đều 99 mm.

Cách kiểm nhanh: in một bản đúng tỷ lệ trên giấy thường, cắt theo khổ thành phẩm, đục lỗ hoặc gấp đúng vị trí rồi lật thử. Những chữ bị che lúc lật cần dời vào trong.

4. Cỡ chữ, nét mảnh và màu đen

Xem PDF ở tỷ lệ 100% hoặc in ra đúng khổ, không xem bản phóng to trên điện thoại. Với menu A4 và A5 cầm tay ở khoảng 35–45 cm, mốc dễ đọc là tên món 11–14 pt, giá bằng cỡ tên món hoặc đậm hơn, mô tả món không dưới 9 pt. Chữ trắng trên nền ảnh tối nên từ 10 pt và dùng nét đậm, vì nền in có thể lấn vào nét chữ mảnh.

Đường kẻ trang trí dưới 0,25 pt (khoảng 0,09 mm) dễ đứt hoặc mất khi in. Chữ đen cỡ nhỏ phải là đen đơn K100, không dùng đen bốn màu: bốn lớp mực chồng lệch nhau một chút là chữ bị viền màu. Nền đen diện tích lớn mới dùng đen tổng hợp, ví dụ phổ biến trong ngành là C60 M40 Y40 K100, và giới hạn tổng lượng mực.

Dưới đèn vàng dịu, chữ xám nhạt trên nền kem gần như biến mất; quán tối thì tăng tương phản trước khi tăng cỡ chữ. Nhờ một người chưa thấy menu tìm 3 món và đọc giá; phải dò lại là cần sửa.

Font: nhúng toàn bộ font khi xuất PDF hoặc chuyển chữ thành đường nét trên một bản sao. Giữ file nguồn còn chữ để lần sau đổi giá chỉ việc sửa số. Mở PDF trên một máy khác để soát dấu tiếng Việt, nhất là chữ “ữ”, “ỡ”, “ặ” ở font trang trí.

5. Ảnh món: tính pixel theo kích thước đặt

Dung lượng MB không nói lên độ nét. Điều cần biết là số pixel của ảnh so với kích thước ảnh được đặt trong trang. Menu nhìn gần cần khoảng 300 ppi ở kích thước in. Công thức: số pixel cần = cạnh in (inch) × 300, với 1 inch = 2,54 cm.

Kiểm bằng effective ppi trong phần mềm: ảnh 1.200 px đặt rộng 15 cm chỉ còn khoảng 203 ppi, nhìn gần sẽ thấy mềm. Ảnh qua Zalo hoặc Facebook thường bị nén còn 1.280–2.048 px cạnh dài, nên lấy ảnh gốc từ người chụp.

Màu: gửi file CMYK. File RGB vẫn nhận, khi kiểm file kỹ thuật chuyển sang CMYK và báo những vùng có thể dịu đi như xanh lá, xanh dương, cam rực. Cán màng bóng làm màu đậm hơn; cán mờ làm màu trầm nhẹ và giảm phản chiếu đèn. Nếu màu món hoặc màu thương hiệu là điểm phải giữ, ghi mã màu và duyệt bản in mẫu trên đúng giấy, có tính phí.

6. Mã QR, đường dẫn và thông tin liên hệ

QR trên menu nên có cạnh 18–22 mm, mã tối trên nền sáng và chừa vùng trắng quanh mã rộng ít nhất 4 ô mô-đun. Đường dẫn càng dài, mã càng dày ô. Link dài hơn khoảng 60 ký tự nên rút gọn bằng tên miền hoặc trang của chính quán, không dùng dịch vụ rút gọn có thể hết hạn.

Đặt QR ở nửa ngoài trang, xa hàng lỗ khoen và nếp gấp. Trên bìa cán bóng, đèn trần phản chiếu có thể làm camera không đọc được ở một số góc; thử quét bản in ở 3–4 góc dưới đèn quán. Quét bằng ít nhất 2 điện thoại khác hệ điều hành và kiểm trang đích mở được khi chưa đăng nhập.

Gọi thử số điện thoại in trên bản mẫu. Quán nhiều chi nhánh thì mỗi bản ghi đúng địa chỉ chi nhánh, tên file có mã chi nhánh.

7. Bảng lỗi thường gặp và người sửa

Một người duy nhất gom ý kiến và gửi bản sửa, mỗi lần ghi số phiên bản và các trang đã đổi. Bảng dưới phân việc theo từng lỗi.

Nhà in kiểm file và tư vấn miễn phí: khổ, tràn lề, font, ảnh, vùng gáy, hệ màu. Nhà in không sửa giá hay tên món thay quán. Nếu cần dàn lại trang hoặc chỉnh file, việc này có tính phí và được báo phương án, chi phí trước khi làm.

8. Xuất PDF cuối và gói file gửi in

Xuất PDF theo chuẩn PDF/X-1a hoặc PDF/X-4. Đây là chuẩn tương thích cho in: PDF/X-1a nhúng đủ font và chỉ chứa màu CMYK; PDF/X-4 giữ được hiệu ứng trong suốt và hồ sơ màu. Cả hai giúp file mở ra giống nhau trên máy khác, không phải để nén nhỏ dung lượng. Bật vùng tràn lề 2 mm khi xuất; nếu bật dấu cắt, dấu cắt phải nằm ngoài vùng tràn.

Kiểm chính file PDF vừa xuất: đếm số trang, xem hướng trang, đọc lại 3–4 vị trí vừa sửa.

Đặt tên file theo mẫu “tenquan_menu_A4_bia_v3.pdf” và “tenquan_menu_A4_ruot_12trang_v3.pdf”. Bìa và ruột tách file khi khác giấy hoặc khác khổ. Xóa trang bỏ dùng khỏi thư mục gửi in. Nhà in Phát không lưu file của khách sau đơn hàng, nên quán giữ lại file nguồn và PDF đã duyệt để lần đổi giá sau dùng tiếp.

Menu tờ rời hoặc tờ cán màng là đơn thường, khoảng 2 giờ sau khi chốt file. Menu đóng khoen, lò xo, bìa bồi, bìa da hoặc số bộ nhiều được hẹn lịch cụ thể khi báo giá.

Hướng dẫn liên quan để chốt quy cách

• trang yêu cầu quy cách menu: chọn chất liệu, số trang, kiểu gáy và gửi file.
• Chuẩn bị đơn menu gấp: những gì cần chốt khi quán cần menu sớm.
• Chốt kích thước trước khi xuất: chọn A4, A5, khổ dài hay vuông.

Nếu gửi yêu cầu qua biểu mẫu menu tại Thế Giới In Nhanh, ghi rõ khổ thành phẩm, số mặt và kiểu đóng gáy cùng file đính kèm.

Giải đáp trước khi đặt

Câu hỏi khi kiểm tra file in menu

Lỗi file hay gặp ở menu quán và cách xử lý trước khi duyệt in.

Menu thiết kế trên Canva có cần chỉnh gì trước khi gửi in không?

Có ba việc. Tải về dạng “PDF dùng cho in”, bật vạch cắt và tràn lề. Đổi chữ đen cỡ nhỏ sang màu đen thuần nếu Canva đang để đen pha. Kiểm ảnh món vì ảnh kéo từ thư viện hoặc mạng xã hội thường dưới 2.000 px, chỉ đủ cho ô ảnh rộng khoảng 17 cm.

Đổi giá vài món sau khi đã chuyển chữ thành đường nét thì làm sao?

Bản đã chuyển chữ thành đường nét không sửa chữ được. Mở file nguồn còn chữ, sửa giá, xuất PDF mới và đổi số phiên bản. Vì vậy chỉ chuyển chữ thành đường nét ở trên bản sao dùng để gửi in; file nguồn luôn giữ chữ sống.

Cột giá đặt sát mép phải có bị xén mất số không?

Có thể. Cột giá phải cách đường cắt 3–5 mm. Nếu cạnh đó là phía gáy của menu đóng khoen thì cần 15–20 mm. Thiếu chỗ thì rút mô tả món hoặc dời cột vào trong, đừng thu nhỏ chữ giá.

Mã QR ở trang trong của menu đóng khoen nên đặt cách gáy bao nhiêu?

Ít nhất 15–20 mm tính từ mép gáy, cộng vùng trắng quanh mã. Mã cạnh 18–22 mm đặt ở nửa ngoài trang là an toàn nhất. Đặt sát gáy thì khách phải banh cuốn menu mới quét được.

Nên viết giá dạng 45, 45k hay 45.000 trên menu?

Cách nào cũng được, miễn thống nhất cả cuốn. Dạng rút gọn như “45” tiết kiệm chỗ ở cột giá hẹp; khi đó ghi một lần “đơn vị: nghìn đồng” ở đầu trang. Lỗi hay gặp là trang món chính ghi “45” còn trang gói ưu đãi ghi “45.000”.

Ô ảnh món rộng 15 cm cần ảnh bao nhiêu pixel?

Khoảng 1.772 px chiều ngang để đạt 300 ppi (15 cm chia 2,54 rồi nhân 300). Ảnh 1.200 px đặt vào ô này chỉ còn khoảng 203 ppi, nhìn gần thấy mềm. Thu ô ảnh xuống khoảng 10 cm hoặc thay ảnh gốc lớn hơn.

Bìa và ruột menu nên gửi chung một file hay tách riêng?

Tách riêng khi bìa và ruột khác giấy hoặc khác khổ, ví dụ bìa bồi lớn hơn ruột vài milimet. Đặt tên file có chữ “bia” và “ruot” kèm số trang. Bìa và ruột cùng giấy, cùng khổ thì gửi một PDF, ghi rõ trang nào là bìa.

Phát hiện sai giá sau khi đã duyệt file thì làm gì?

Báo ngay số trang và dòng sai, gửi bản sửa có số phiên bản mới. Nếu đơn chưa in, chỉ cần thay file. Nếu đã in, phần in lại tính theo đơn mới, vì lỗi nằm ở nội dung đã duyệt chứ không phải lỗi sản xuất.