인쇄 전 도면 버전 관리: 원본 확정과 세트별 정확한 교체
Quản lý phiên bản bản vẽ trước khi in là gửi kèm một danh mục tờ có hiệu lực: mỗi dòng ghi mã tờ, lần sửa (revision), khổ, tỷ lệ, màu hay trắng đen và số bộ. Nhà in chỉ in đúng các dòng trong danh mục đó. Ngày tải file, chữ “final” trong tên file hay tin nhắn gửi sau cùng không đủ để biết bản nào đúng.
Cách làm dưới đây dùng cho hồ sơ thi công, hồ sơ xin phép, hồ sơ hoàn công và bộ bản vẽ nội bộ khi đặt đơn in và photo bản vẽ Nhà in Phát. Với hồ sơ nhiều nhóm, xem thêm nội dung in hồ sơ thiết kế kiến trúc và hoàn công.
DANH MỤC TỜDanh mục tờ: một dòng cho mỗi tờ sẽ in
Danh mục (bảng phát hành) là file Excel hoặc PDF một trang, gửi cùng gói file in. Mỗi dòng gồm sáu cột tối thiểu:
- Mã tờ: ví dụ KT-101, KC-205. Hai bộ môn dùng trùng số thì thêm tiền tố bộ môn.
- Lần sửa: R00, R01, R02 hoặc A, B, C; phải trùng với ô revision trên khung tên của tờ.
- Khổ: A0 841 × 1189 mm, A1 594 × 841 mm, A2 420 × 594 mm, A3 297 × 420 mm.
- Tỷ lệ: 1:50, 1:100; ghi “giữ tỷ lệ” nếu tờ dùng để đo trên giấy.
- Màu hay trắng đen.
- Số bộ và nơi nhận.
Thêm cột “trang trong PDF” khi gửi một PDF tổng nhiều trang. Một PDF 64 trang có bìa và 2 trang trống thì danh mục ghi rõ trang 1 là bìa, trang 2–3 trống, bản vẽ bắt đầu từ trang 4. Đếm trang PDF phải bằng số dòng danh mục cộng các trang không in.
Tên file nên mang mã tờ và lần sửa, ví dụ KT-101_R03.pdf, không dùng “final”, “final2”, “final-sua”. Khi ngày trong tên file khác ngày trên khung tên, lấy khung tên làm chuẩn và sửa tên file trước khi gửi.
MỘT ĐẦU MỐIMột người chốt nguồn, nhiều người góp ý
Kiến trúc sư, kết cấu, điện nước có thể cùng sửa. Nhưng chỉ một người gửi gói in và danh mục cho nhà in. Khi ba người gửi file thẳng cho nhân viên, nhà in nhận ba nguồn không cùng danh mục và không biết nguồn nào thắng. Đổi đầu mối giữa đơn thì người cũ bàn giao danh mục hiện hành và danh sách tờ đã in.
Tách gói trao đổi khỏi gói sản xuất. File gửi để hỏi giá, hỏi khổ hay hỏi giấy không phải lệnh in. Gói sản xuất có tên rõ, ví dụ “IN_BO-THI-CONG_R03”, kèm danh mục và câu xác nhận “in theo danh mục này”. File bản vẽ kỹ thuật tìm lại khác PDF đã dùng lần trước thì in theo PDF đã dùng, trừ khi người chốt ghi rõ đổi nguồn.
Thay, thêm hay bỏ tờ: ghi đúng thao tác
Ba thao tác khác nhau và cần ghi khác nhau trong danh mục. Bảng dưới là cách ghi thường dùng.
| 상황 | Ghi trong danh mục | Gửi cho nhà in | 수령 시 점검 |
|---|---|---|---|
| Thay tờ trước khi in | KT-101: R02 → R03 | PDF tờ mới, danh mục mới | Ô revision trên khung tên là R03 |
| Thêm tờ | Dòng mới KT-101A, ghi vị trí “sau KT-101” | PDF tờ mới, khổ, tỷ lệ | Tờ nằm đúng vị trí trong bộ |
| Bỏ tờ | Gạch dòng, ghi “hủy, không in” | Danh mục mới | Số tờ mỗi bộ giảm đúng 1 |
| Thay trong lúc đang in | Ghi tờ cần dừng và lần sửa mới | PDF tờ mới; hỏi tờ đã in, đã gấp, đã đóng | Không lẫn tờ cũ trong bộ đã đóng |
| Thay sau khi đã giao | Danh sách tờ bù, số bộ, nơi nhận | PDF tờ bù | Thu hồi tờ cũ ở từng nơi nhận |
Với tờ thay, gửi riêng PDF tờ đó thay vì gửi lại cả PDF tổng. Gửi lại PDF tổng thì nhà in phải soát lại toàn bộ để tìm điểm khác. Nếu tờ sửa đổi khổ, ví dụ A2 thành A1 vì thêm mặt cắt, ghi khổ mới vào dòng đó; khổ ảnh hưởng giấy, gấp và đóng bộ.
Thay khi đang in: mốc dừng phụ thuộc tờ đó đã qua bước nào. Tờ chưa in thì thay ngay. Tờ đã in nhưng chưa đóng thì in lại tờ đó và rút tờ cũ. Bộ đã đóng gáy keo hoặc gáy xoắn thì phải tháo gáy, tốn thêm thời gian và chi phí đóng lại.
Thay sau khi đã giao: tờ cũ đã phát cho chủ đầu tư, nhà thầu, giám sát thì gửi tờ mới cho mỗi nơi và ghi trên tờ cũ “hết hiệu lực”. Chỉ gửi tờ mới cho người đặt là chưa đủ.
PHÁT HÀNH NHIỀU BỘNhiều nơi nhận, nhiều bộ khác nhau
Chủ đầu tư cần bộ đầy đủ màu A1, nhà thầu cần bộ trắng đen A3, giám sát chỉ cần phần kết cấu. Danh mục khi đó có thêm một cột cho mỗi bộ, đánh dấu tờ nào vào bộ nào. Ví dụ bộ 1: 48 tờ A1 màu; bộ 2: 48 tờ A3 trắng đen thu 50% từ A1; bộ 3: 12 tờ kết cấu A3. Thu A1 về A3 là tỷ lệ 50% chiều dài, nên tỷ lệ 1:100 trên giấy thành 1:200; ghi rõ trên bộ A3 để người dùng không đo nhầm.
Gấp bộ khổ lớn về A4 210 × 297 mm để lưu hồ sơ thì xem cách gấp chừa lề đóng ở bài gấp bản vẽ A0, A1 về A4. Trước khi gửi, kiểm khổ trang PDF và nét theo hướng dẫn kiểm file PDF in bản vẽ.
Kiểm chéo bằng mã tờ và lần sửa
Trước khi đóng bộ, lấy ba tờ đối chiếu với danh mục: tờ đầu, tờ cuối và tờ vừa thay. So mã tờ, lần sửa trên khung tên, khổ và số tờ mỗi bộ. Màu bìa hay nhãn bìa chỉ giúp phân biệt bộ, không chứng minh bên trong đúng lần sửa.
Giữ lịch sử vừa đủ: thư mục “đã phát hành” chứa từng lần R00, R01, R02 kèm danh mục tương ứng; thư mục “gửi in” chỉ chứa lần hiện hành. Để chung nhiều bản cũ trong thư mục gửi in là nguồn nhầm phổ biến nhất khi đặt lại. Nhà in Phát không lưu file sau đơn, nên đơn đặt lại cần gửi lại gói in và danh mục.
BÀN GIAO ĐƠN INGửi danh mục và quy cách cùng một lần chốt
Một lần chốt gồm: gói file in, danh mục, quy cách (giấy Fort 80–120 gsm cho bản vẽ trắng đen, gấp hay cuộn, đóng gáy xoắn, keo nhiệt hay để rời), số bộ, nơi nhận và ngày cần. Đơn thường khoảng 2 giờ sau khi chốt file; nhiều bộ khổ lớn hẹn theo số tờ. Mốc tính từ lúc nguồn cuối và danh mục được chốt, không tính từ lần gửi file đầu.
Nhận bộ tại 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn, hoặc 441/31 Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP.HCM; giao công trường thì Nhà in Phát hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển. Quy cách in và photo xem tại dịch vụ in bản vẽ Nhà in Phát.
Câu hỏi về phiên bản bản vẽ khi gửi in
Xác nhận tờ có hiệu lực và phạm vi thay trước mỗi lần sản xuất.
Tên file có chữ “final” có đủ để nhà in chọn đúng bản không?
Không đủ. Một thư mục thường có “final”, “final2”, “final-sua” cùng lúc. Đặt tên theo mã tờ và lần sửa, ví dụ KT-101_R03.pdf, và gửi kèm danh mục ghi R03 cho tờ đó. Nhà in đối chiếu tên file, danh mục và ô revision trên khung tên.
Mã tờ trùng giữa hai bộ môn thì ghi danh mục thế nào?
Thêm tiền tố bộ môn vào mã: KT-101 cho kiến trúc, KC-101 cho kết cấu, ĐN-101 cho điện nước. Đổi cả tên file theo mã mới. Không dựa vào thư mục để phân biệt, vì khi gộp file, hai tờ “101” dễ đè lên nhau.
PDF có bìa và trang trống thì số trang tính ra sao khi chỉ định?
Ghi số trang theo PDF, không theo số tờ bản vẽ. Ví dụ “in trang 4–51, bỏ trang 1–3”. Danh mục thêm cột “trang PDF” cạnh mã tờ để hai cách đếm khớp nhau.
Đang in mới gửi tờ sửa thì làm sao biết phần nào cần làm lại?
Báo ngay mã tờ và số bộ bị ảnh hưởng. Nhà in kiểm tờ đó đang ở bước nào: chưa in thì thay; đã in chưa đóng thì in lại tờ và rút tờ cũ; đã đóng thì tháo gáy và đóng lại, có thêm chi phí đóng.
Tờ sửa đổi từ A2 sang A1 thì cần báo gì thêm?
Ghi khổ mới vào dòng của tờ trong danh mục và kiểm tỷ lệ in. Tờ A1 trong bộ gấp A4 cần gấp khác tờ A2, và tờ A1 trong bộ thu A3 sẽ thu 50% thay vì 71%. Đóng bộ lẫn nhiều khổ thì báo trước để chừa lề đóng.
Tờ cũ đã phát nhiều nhóm thì chỉ gửi tờ mới cho người đặt có đủ không?
Không đủ. Đặt số tờ bù bằng số nơi đang giữ tờ cũ, ghi nơi nhận từng tờ. Mỗi nơi thay tờ và ghi “hết hiệu lực” trên tờ cũ, hoặc gửi trả tờ cũ để đếm thu hồi.
Ảnh quét có ghi chú tay mới nhưng file số sạch thì in theo nguồn nào?
Ghi chú tay chưa phải lần sửa. Người chốt quyết định cập nhật ghi chú vào file số và nâng lần sửa, hoặc in bản quét như một tờ tham khảo riêng. Không in cả hai cho cùng một mã tờ.
Mốc 2 giờ tính từ lúc gửi nguồn đầu hay lúc chốt nguồn cuối?
Từ lúc chốt nguồn cuối và danh mục. Mỗi lần thay tờ sau đó tính lại phần việc của tờ đó. Bộ khổ lớn nhiều tờ hoặc có gấp, đóng gáy được hẹn theo số tờ thay vì mốc 2 giờ.
Giao nhiều đợt có cần danh mục từng đợt không?
Cần. Mỗi đợt một danh mục ghi tờ, lần sửa và số bộ của đợt đó, đánh số “đợt 1/3”. Khi nghiệm thu, cộng danh mục các đợt phải ra đúng bộ hồ sơ đầy đủ, không thiếu và không trùng tờ.