In Gấp Quận 1 Cho Agency: Gửi File, Xác Nhận Lịch In Và Bàn Giao
In gấp Quận 1 cho sự kiện sáng hôm sau có một mốc cứng: ấn phẩm phải in xong và rời cơ sở trước 17h30 hôm trước. Nhà in Phát tại 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn, TP.HCM làm việc Thứ 2 – Thứ 7, 7h30–12h và 13h–17h30, Chủ nhật nghỉ. Đơn thường xong khoảng 2 giờ sau khi chốt file, tính trong giờ làm việc. Vì vậy file cuối của đơn thường nên tới trước khoảng 14h; đơn có gia công, khổ lớn hoặc số lượng nhiều nên gửi từ buổi sáng hoặc sớm hơn một ngày.
Tính ngược từ giờ khai mạc
Ví dụ hội thảo khai mạc 8h00 sáng Thứ 6 tại một khách sạn Quận 1. Mọi ấn phẩm phải trong tay ban tổ chức từ chiều Thứ 5. Lịch ngược của một đơn thường như sau:
| Mốc (Thứ 5) | Việc cần xong | 비고 |
|---|---|---|
| Trước 17h30 | Hàng đã giao hoặc agency đã nhận tại cơ sở | Sau 17h30 cơ sở ngừng sản xuất |
| 16h00–17h00 | Đóng gói, book ship, agency kiểm đếm | Chừa 30–60 phút cho giờ cao điểm ở trung tâm |
| 14h00–16h00 | In và cắt thành phẩm | 일반 주문은 파일 확정 후 약 2시간 |
| 13h00–14h00 | Kiểm file, sửa lỗi nhỏ, chốt bản cuối, đặt cọc 70% | File sạch lỗi rút bước này còn vài phút |
Giờ nghỉ trưa 12h–13h không tính vào tiến độ. File chốt lúc 11h00 có 1 giờ sản xuất buổi sáng và 1 giờ buổi chiều, nên xong khoảng 14h00. File chốt lúc 15h30 xong sát 17h30, không còn chỗ cho sửa lỗi hay kẹt xe.
Khách duyệt sau 17h30 thì gửi file ngay tối đó qua Zalo hoặc email, kèm quy cách. File được kiểm từ 7h30 sáng hôm sau, và đơn thường in xong khoảng 9h30. Mốc này không kịp lễ khai mạc 8h00, nhưng kịp các hạng mục dùng từ trưa như tài liệu phiên chiều hay decal quà tặng.
Hạng mục in gấp và nhóm tiến độ
Bảng dưới xếp các hạng mục agency hay đặt theo hai nhóm: đơn thường (khoảng 2 giờ sau khi chốt file) và đơn hẹn lịch cụ thể. Giá theo số lượng và quy cách, báo khi chốt đơn.
| 항목 | 자주 쓰는 사양 | Nhóm tiến độ | 주문 시 확정 사항 |
|---|---|---|---|
| Name card diễn giả, ban lãnh đạo | Couche 300 gsm cán mờ hai mặt, khổ 88 × 53 mm | Đơn thường | Số tên, số tấm mỗi tên |
| Thẻ đeo ban tổ chức | Couche 300 gsm cán màng, cắt theo khổ bao thẻ | Đơn thường; đục lỗ, kèm phụ kiện thì hẹn lịch | Kích thước lòng bao thẻ, số tên, có cần bao và dây không |
| Tờ rơi, cuốn giới thiệu, voucher | Couche theo định lượng của đơn; gấp, cán nếu cần | Đơn thường; gấp nhiều nếp, số lượng lớn thì hẹn lịch | Khổ, số nếp gấp, số lượng |
| X배너 | PP cán mờ, khổ 60 × 160 hoặc 80 × 180 cm | Đơn thường khi khổ và chân có sẵn | Khổ, trong nhà hay ngoài trời, có chân hay chỉ in |
| Standee hộp cuộn | PP cán mờ, khổ 80 × 200 cm, hộp cuộn nhôm | Đơn thường khi khổ và hộp có sẵn | Khổ, số bộ |
| Backdrop mềm | Bạt Hiflex, đóng khoen | Hẹn lịch; thi công báo trước 2 ngày | Khổ, cách treo, có thi công không |
| Bảng chào mừng, hashtag cầm tay | PP bồi Formex 3–5 mm, cắt thẳng hoặc theo hình | Hẹn lịch | Khổ, hình cắt, số tấm |
| Tài liệu hội thảo | Ruột Couche hoặc Fort, đóng ghim hoặc lò xo | Ít cuốn: đơn thường; nhiều cuốn hẹn lịch | Số trang, số bộ, kiểu đóng |
| Decal, tem quà tặng | Decal giấy hoặc decal nhựa, bế demi theo đường viền | Đơn thường; đơn có màu trắng hẹn lịch | Kích thước tem, hình bế, số lượng |
Ấn phẩm giấy in nhanh kỹ thuật số
Name card, thẻ đeo, tờ rơi và voucher in kỹ thuật số nên đổi nội dung sát giờ vẫn được. Một tờ in khoảng 32,5 × 48 cm xếp được 21 name card hoặc 4 tờ rơi A5, nên 500 tờ rơi A5 cần khoảng 125 tờ in, còn 10 diễn giả × 100 tấm cần khoảng 50 tờ vì mỗi tên chạy riêng. Màu nhận diện quan trọng thì duyệt trên bản in thật trước khi chạy số lượng. Xem thêm in name card quận 1, in cuốn giới thiệu và in voucher sự kiện.
Khổ lớn: bạt, PP và standee
Backdrop mềm dùng bạt Hiflex; bảng cứng dùng PP in phun cán mờ bồi Formex 3–5 mm. Formex là tấm PVC foam, nhẹ, đứng được trên giá. Standee chữ X và hộp cuộn có khổ cố định nên nhanh hơn tấm cắt theo hình. Nhà in Phát không cho thuê khung; cần thi công tại hội trường thì báo trước 2 ngày. Tham khảo các loại standee, in PP bồi Formex và trang chuyên về standee instandee.vn.
Hồ sơ, menu và gia công sau in
In profile công ty quận 1 đóng keo gáy vuông hoặc lò xo. Hồ sơ dự thầu nộp buổi sáng phải nhận trong giờ làm việc hôm trước để kịp ký và đóng dấu giáp lai. Menu bổ sung cho bar, nhà hàng tiệc xem in menu nhà hàng quận 1; giấy PP không thấm nước, hợp quầy dễ đổ nước. Tài liệu đóng ghim giữa phải có tổng số trang chia hết cho 4, ví dụ 12 hoặc 16 trang; lẻ trang thì thêm trang ghi chú hoặc chuyển sang lò xo.
Chia đơn thành đợt ưu tiên
Một đơn gấp nhiều hạng mục nên tách thành hai đợt theo giờ sử dụng, không gửi chung một lần. Ví dụ hội thảo 200 khách:
- Đợt 1, cần lúc đón khách: 200 thẻ đeo, name card cho 6 diễn giả, 2 standee hộp cuộn 80 × 200 cm. Toàn bộ là đơn thường, chốt file trước 14h hôm trước.
- Đợt 2, dùng muộn hơn: 200 cuốn tài liệu 16 trang đóng ghim, decal dán túi quà. Số cuốn nhiều nên được hẹn lịch, có thể nhận sáng hôm sự kiện nếu chương trình bắt đầu từ trưa.
Khi nhà tài trợ đổi logo phút chót, chỉ những hạng mục có logo đó phải in lại. Tách đợt sớm giúp lỗi ở một hạng mục không kéo lùi cả đơn.
File gửi tối hôm trước phải sẵn in
File gửi ngoài giờ chỉ vào sản xuất ngay lúc 7h30 khi không cần hỏi lại. Bốn lỗi làm mất cả buổi sáng của đơn gấp:
- Thiếu tràn lề. Ấn phẩm khổ nhỏ (name card, thẻ đeo, tờ rơi, voucher) cần bù xén 2 mm mỗi cạnh; khổ lớn (banner, standee, backdrop) 3–5 mm. Chữ, số liệu và logo cách đường cắt 3–5 mm. Tờ rơi A5 148 × 210 mm có trang file 152 × 214 mm.
- Font chưa nhúng. Nhúng toàn bộ font khi xuất PDF, hoặc chuyển chữ thành đường nét trên bản sao (Illustrator:
Ctrl + Shift + O, macOS:Cmd + Shift + O). Dàn trang bằng InDesign thì dùng Package để gom font và ảnh liên kết. - Màu và ảnh. Xuất CMYK; file RGB vẫn nhận, khi kiểm file kỹ thuật chuyển đổi và báo vùng màu có thể dịu đi như xanh lá, xanh dương, cam rực. Chữ nhỏ dùng đen đơn K100, không dùng đen bốn màu C60 M40 Y40 K100 vì chữ sẽ bị viền màu. Ảnh ấn phẩm cầm tay cần khoảng 300 ppi ở kích thước in: tờ rơi A5 tràn lề cần khoảng 1.795 × 2.528 px.
- Định dạng xuất. PDF/X-1a hoặc PDF/X-4 là chuẩn tương thích cho in, không phải chuẩn nén: PDF/X-1a nhúng đủ font và chỉ chứa màu CMYK; PDF/X-4 giữ được hiệu ứng trong suốt. Cả hai giảm lỗi khi file được xử lý trước in. Gửi file dạng tệp đính kèm hoặc link Drive, không gửi ảnh chụp màn hình hay ảnh qua khung chat vì ảnh bị nén và mờ chữ.
Đặt tên file theo hạng mục, khổ và phiên bản, ví dụ “the-deo_200ten_v3.pdf”. Khi sửa, gửi lại cả file với số phiên bản mới thay vì nhắn từng chỗ sửa.
Giờ gửi file, chi phí và giao nhận
| Thời điểm gửi file | Khi nào được xử lý | Gợi ý cho sự kiện sáng hôm sau |
|---|---|---|
| Thứ 2 – Thứ 7, trước 14h | Trong ngày; đơn thường khoảng 2 giờ sau khi chốt file | Nhận tại cơ sở hoặc book ship trước 17h30 |
| Thứ 2 – Thứ 7, 14h–17h30 | Trong ngày nếu file sạch lỗi; nếu không, chuyển sang 7h30 hôm sau | Chỉ còn kịp cho hạng mục nhỏ, đơn thường |
| Sau 17h30 | Từ 7h30 sáng hôm sau | Chỉ kịp hạng mục dùng từ trưa |
| Tối Thứ 7 hoặc Chủ nhật | Từ 7h30 sáng Thứ 2 | Sự kiện sáng Thứ 2: chốt file và nhận hàng trong ngày Thứ 7 |
Đơn gấp không có tỷ lệ phụ thu cố định: tiền in và gia công báo theo quy cách khi chốt đơn. Đặt cọc 70% bằng chuyển khoản; không có công nợ và không thu tiền hộ khi giao. Giao hàng: hỗ trợ book ship, phí theo ứng dụng vận chuyển, trong giờ làm việc. Nếu phòng mua hàng cần hóa đơn hoặc chứng từ, nêu yêu cầu ngay khi chốt đơn để được trao đổi. Danh mục in nhanh khác của hệ thống có tại thegioiinnhanh.com.vn.
Quy trình 4 bước cho đơn gấp
- Gửi file và quy cách. Zalo hoặc email, kèm link tải file, số lượng, khổ, giờ sự kiện và nơi nhận. Tin nhắn ngoài giờ được đọc khi cơ sở mở cửa lúc 7h30; đơn chỉ vào lịch sau khi có phản hồi nhận đơn.
- Kiểm file và báo giá. Kiểm độ phân giải, tràn lề, font, hệ màu; báo vật liệu, tổng chi phí và giờ hoàn thành. Kiểm file và tư vấn miễn phí; nếu cần chỉnh file, việc này có tính phí và được báo trước. Chuyển cọc 70% để chốt.
- In và gia công. Lệnh in chạy sau khi file, quy cách và giờ hoàn thành đã chốt. Thành phẩm được đối chiếu với file duyệt trước khi cắt, cán, lắp standee.
- Nghiệm thu và giao. Ảnh thành phẩm gửi qua Zalo để agency xem từ xa, sau đó đóng gói và book ship tới địa chỉ chỉ định. Khi nhận, kiểm đếm số lượng và đối chiếu nội dung; lỗi do xưởng so với file đã duyệt thì được in lại theo giờ hẹn mới.
Liên hệ đặt in gấp tại Quận 1
Nhà in Phát – CÔNG TY TNHH MTV TM DV PHÁT ĐỒNG TIẾN
- Chi nhánh Quận 1: 37A Nguyễn Đình Chiểu, Phường Sài Gòn, TP.HCM
- Hotline / Zalo: 0707.664.676 – 0936.664.676; email in.ndc@nhainphat.com
- Chi nhánh Bình Thạnh: 441/31 Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP.HCM
- Hotline / Zalo: 0902.610.599 – 0705.610.599; email in@nhainphat.com
- 웹사이트: https://nhainphat.com/
- Giờ làm việc: Thứ 2 – Thứ 7, 7h30–12h và 13h–17h30; Chủ nhật nghỉ
In gấp cho sự kiện tại Quận 1
Mốc chốt file, giờ nghỉ trưa, hạng mục gấp và giao nhận cho agency.
Khách duyệt file lúc 20h, sự kiện khai mạc 8h sáng mai thì còn kịp không?
Không kịp cho giờ khai mạc 8h. File gửi tối được kiểm từ 7h30, đơn thường in xong khoảng 9h30, chưa tính giao. Hạng mục dùng từ trưa như tài liệu phiên chiều vẫn kịp nếu file không phải sửa.
Chốt file lúc 11h30 thì khoảng mấy giờ có hàng?
Khoảng 14h30 với đơn thường. Từ 12h đến 13h cơ sở nghỉ trưa, nên 2 giờ sản xuất gồm 30 phút buổi sáng và 1 giờ 30 phút buổi chiều. Cộng thêm thời gian book ship nếu giao tới địa điểm.
Thẻ đeo 200 tên có thể gửi file mẫu trước, bổ sung danh sách sau không?
Có, và nên làm vậy. Gửi file mẫu từ sớm để kiểm khổ, tràn lề, font; danh sách tên gửi sau dạng Excel, mỗi người một dòng, chậm nhất trước 14h hôm trước. Tên bổ sung sau mốc này tách thành đợt in riêng.
Standee bị gãy chân trước giờ khai mạc, có in lại một tấm được không?
Được. Standee chữ X khổ 60 × 160 hoặc 80 × 180 cm và hộp cuộn 80 × 200 cm là đơn thường khi khổ và chân có sẵn. Ghi rõ cần cả chân hay chỉ in tấm PP, gửi lại file cũ đã duyệt để không phải dựng file mới.
Thẻ đeo ban tổ chức nên làm kích thước bao nhiêu?
Theo lòng bao thẻ agency dùng: đo lòng bao rồi trừ 2–3 mm mỗi chiều để thẻ trượt vào dễ. Thẻ in Couche 300 gsm cán màng. Cần kèm bao thẻ hoặc dây đeo thì hỏi khi đặt, vì phần phụ kiện được hẹn lịch riêng.
Diễn giả đổi chức danh sau khi name card đã in thì mất bao lâu để có bộ mới?
In lại một tên là đơn thường, khoảng 2 giờ sau khi chốt file sửa. Một tên 100 tấm chỉ khoảng 5 tờ in. Gửi file sửa có số phiên bản mới và ghi rõ chỉ in lại tên đó, không in lại cả bộ.
Hồ sơ dự thầu cần nộp 8h sáng thì đặt in lúc nào?
Nhận hồ sơ trong giờ làm việc hôm trước, vì còn phải ký, đóng dấu giáp lai và đóng gáy. Hồ sơ đóng keo hoặc lò xo nhiều bộ được hẹn lịch, nên gửi file cuối, số bộ và kiểu đóng từ buổi sáng.
Standee đặt ở lối vào khách sạn nên chọn PP trong nhà hay ngoài trời?
Sảnh có mái và điều hòa dùng PP trong nhà cán mờ là đủ. Lối vào ngoài trời, có nắng và gió, chọn PP ngoài trời; standee chữ X 60 × 160 cm nhẹ nên dễ đổ khi gió mạnh, cân nhắc hộp cuộn 80 × 200 cm có đế nặng hơn.
Nhà tài trợ đổi logo sau khi đã in thì xử lý thế nào?
Chỉ in lại các hạng mục có logo đó, theo đơn mới. Gửi file sửa có số phiên bản mới và danh sách hạng mục bị ảnh hưởng; đơn thường xong khoảng 2 giờ sau khi chốt lại file.